Qu’est-ce qu’une balance âgée ?

La balance âgée est un état de suivi des émissions de factures et de leur règlement. Elle permet d’avoir une visibilité sur l’état de la trésorerie à venir de l’entreprise, et aide au recouvrement des factures clients.

Comment se présente-t-elle ? Quand l’utiliser ? Comment croiser ses informations avec d’autres sources de l’entreprise ?

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, explique tout ce qu’il faut savoir sur la balance âgée.

Si augmenter les ventes est l’objectif récurrent de nombreuses entreprises, le recouvrement de créances est tout aussi important ! Il ne s’agit pas uniquement de « faire du chiffre », il faut aussi assurer l’encaissement des factures émises. À travers la balance âgée (et non pas » balance AG » comme on le voit parfois !), le chef d’entreprise dispose d’un outil efficace et pratique pour l’aider à suivre le règlement des factures clients.

—Définition

La balance âgée est un document comptable qui présente le montant des créances ou des dettes ventilées par échéance, permettant ainsi de suivre leur ancienneté. Elle récapitule un certain nombre d’informations sur les comptes clients et les comptes fournisseurs de l’entreprise. Il en existe de deux types :

La balance âgée clients liste l’ensemble des règlements attendus par l’entreprise, et met en évidence les retards d’encaissements. (et d’identifier les mauvais payeurs).
La balance âgée fournisseurs détaille les factures qui restent à payer et illustre les propres retards de paiement de l’entreprise. (Ce qu’elle doit, devra ou aurait déjà dû payer).

Ces deux états sont donc très utiles mais aussi très complémentaires. Ils mettent face à face les sommes d’argent qui doivent entrer et sortir à court terme de la trésorerie.

—Présentation

La balance âgée prend la forme de tableaux, récapitulant des informations sur les montants dus par les clients de l’entreprise (créances) ou les sommes à payer aux fournisseurs (dettes).

Ainsi, la balance âgée clients présente pour chaque client :

le numéro du compte client (et/ou sa dénomination),
le montant total de ses créances (sommes à régler à l’entreprise),
et la ventilation des créances par échéance :
- échues à moins de 30 jours
- échues à moins de 60 jours
- ou échues à plus de 60 jours
- à échoir à moins de 30 jours
- à échoir à moins de 60 jours
- et à échoir à plus de 60 jours

La balance âgée ne peut s’éditer qu’après avoir terminé toutes les saisies comptables (factures d’achats, de ventes, et de banque, etc.), et surtout d’avoir lettré l’ensemble des comptes.

Sur les mêmes principes, la balance âgée fournisseurs, quant à elle, présente pour chaque fournisseur le montant total des sommes que l’entreprise doit lui régler, et les retards de paiement et échéances de ces dettes, à moins de 30 jours, 60 jours, etc.

La balance âgée client est la plus utilisée. Elle permet

de suivre la gestion du poste clients de l’entreprise,
d’identifier les mauvais payeurs
d’analyser les caractéristiques de leurs créances (montants et les délais de paiement réels).

L’utilisation conjointe des deux types de balance s’avère aussi très utile lorsque la trésorerie de l’entreprise se tend. Ces balances permettent :

de gérer les délais de paiement de chaque créance (à recevoir ou à payer),
de faciliter le pilotage à court terme de la trésorerie de l’entreprise,
d’élaborer un plan de trésorerie qui pourra aussi intégrer, le cas échéant, un plan de financement.

—Quelle différence entre un échéancier, une balance âgée et une balance comptable ?

Ces trois états comptables ont des fonctions différentes :

L’échéancier liste les factures à payer avec leur date d’échéance. Cet état permet de préparer le règlement des fournisseurs. Les services apportés par les nouveaux logiciels de comptabilité rendent obsolètes les organisations par classement (trieurs, classeurs, tableaux, …).
La balance comptable des comptes clients représente la situation des comptes clients à une date donnée. Elle donne le solde des comptes clients mais ne permet pas de voir les délais de paiement des factures en attente de règlement. Le détail est fourni par le relevé de compte, qui permet, quant à lui, d’avoir accès à l’ensemble des écritures comptables (et donc des mouvements financiers) d’un compte client particulier.
La balance âgée présente les soldes dus et leur ancienneté à la date de son échéance. En classant les créances clients (ou fournisseurs) par ordre décroissant de date de paiement, on situe très rapidement les factures les plus anciennes. (et donc prioritaires). Elle peut aussi fournir des indicateurs et permet de réaliser des graphiques mettant en évidence les risques et les éventuelles carences de l’entreprise en matière de relance des paiements.

Exemple de lecture d’un graphique :

Exemple de balance âgée :

au bout deux mois, seuls 25% du montant des factures est payé,
de nombreux clients règlent leurs factures entre 120 et 180 jours,
7% des factures représentent un risque d’impayé élevé

On voit bien à la lecture de ce graphique tiré d’un cas réel que les 90 premiers jours sont cruciaux dans le règlement des factures.

La longueur des délais de paiement constatée en France représente un coût important pour l’économie et a poussé les gouvernements successifs à légiférer pour instaurer une indemnité forfaitaire de 40 € applicable lorsqu’un règlement est réalisé après l’expiration du délai de paiement. (Lire à ce sujet notre article : retard de paiement cela peut vous coûter cher).

—La balance âgée, un outil de suivi, d’organisation et d’animation des équipes

La balance âgée clients est un outil de suivi des encaissements simple et efficace pour suivre les règlements des clients. En classant les montants dus (échus et non échus) par ancienneté, elle permet de fixer les priorités de relance. Après avoir hiérarchisé les relances, il conviendra d’effectuer celles-ci à partir du relevé de compte ou d’un outil de suivi de facturation, qui détaillera les montants dus.

Elle peut aussi refléter l’organisation de l’entreprise en permettant de définir les priorités de relance et de cibler les clients les plus importants ou les plus anciens. Ces derniers représentent en effet un risque d’impayés plus élevé. Une fois la relance effectuée, on archive les éventuelles remarques dans le dossier pour continuer le suivi jusqu’au règlement total des montants dus.

L’utilisation d’un outil de suivi de facturation est souvent d’une grande aide pour retrouver les notes, mettre en place des rappels, …

Enfin, l’analyse occasionnelle de l’évolution de la balance âgée peut amener la direction de l’entreprise à appuyer ou modifier sa communication. Elle peut, par exemple souligner l’existence de conditions générales de vente (CGV) lors de la signature des devis. Cela permet d’insister sur les délais de paiement à respecter.

Vous avez besoin d’aide pour établir votre balance âgée ? Vous souhaitez en savoir plus sur la balance âgée et la gestion des délais de paiement ? Retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :