La maîtrise du poste clients

Trop de défaillances d’entreprises sont liées à des difficultés de trésorerie. L’amélioration de cette dernière et une gestion volontariste du poste clients vont de pair.  Une vision comptable du sujet ne suffit pas au contexte économique.

La gestion de poste client reste primordiale pour les entreprises. Malgré une réglementation contraignante, les retards de paiement sont fréquents et coûteux. Les PME sont souvent contraintes d’assumer seules les retards de paiement et/ou les impayés.

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, vous parle de l’importance de surveiller, maîtriser et optimiser votre poste clients.

Amener une vision transverse et préventive du poste Clients.

Le crédit clients est un élément financier qui pénalise lourdement la trésorerie des entreprises. Au-delà des risques encourus, ce poste est un gros consommateur d’énergie pour les administratifs, les commerciaux et le dirigeant. Faire rentrer le cash est évidemment une priorité…. mais reste trop souvent une action longue et compliquée.

Avoir une politique dynamique sur le sujet se traduit par un travail collectif entre la direction, les administratifs, mais aussi les commerciaux. C’est une culture d’entreprise à mettre en place. Toutes les étapes commerciales et administratives doivent intégrer la notion d’encaissement final.

Un travail de prévention avant tout !

L’importance des CGV

Tout commence par la rédaction des conditions générales de vente. Obligatoires par la loi, elles permettent de communiquer sur les réserves de propriété, les conditions de paiement, les intérêts de retard…  Transmises et connues des clients, les règles (les CGV) doivent vivre dans le temps. Elles évoluent en fonction de la législation. Nous conseillons vivement une relecture annuelle du texte.

Bien former et informer ses commerciaux

Le rôle des commerciaux ne se limite pas à la négociation et la signature d’un contrat. Ils doivent être également formés à l’aspect financier d’une vente. En réalité une vente ne se concrétise qu’à l’encaissement et non pas au terme d’une négociation commerciale. Un commercial en prospection doit  donc être en capacité d’échanger sur les délais de paiement, sur les moyens de paiement, sur les règles en matière d’acompte mais aussi sur le processus administratif lié à la création de compte.

Les administratifs: un relais indispensable

Dans la prévention, les administratifs ont également un rôle majeur  à jouer. En lien direct avec les commerciaux, ils demanderont suffisamment d’informations pour mieux connaître les futurs clients. Pour évaluer la solvabilité du prospect, certains iront vers un prestataire externe, d’autres préféreront collecter les informations gratuites sur société.com ou tout autre site.

Quelle que soit la méthode, cette étape est incontournable dans la gestion du risque. Oui, cette étape peut réduire les ventes, mais gérer c’est aussi choisir des relations commerciales saines financièrement, et ainsi maîtriser son risque le plus en amont possible.

Facturer, un acte pas si banal qu’il n’y paraît…

La prévention et la collaboration en amont des différents acteurs ont permis de vendre, il est temps de facturer ! Soyons vigilants !

Un formalisme indispensable

Pour être payée dans les délais, une facture doit être parfaite.Des règles ou usages peuvent exister dans une relation commerciale. Certains vous demanderont une facture par mois, d’autre à la quinzaine ou encore à chaque livraison. Facturer c’est aussi respecter le prix convenu entre un commercial et son client, les rabais négociés, les quantités livrées. Une erreur sur un élément et c’est souvent le début d’allers-retours entre les partenaires, parfois prétexte à décaler le paiement. Facturer c’est être en capacité de prouver une vente. La conservation des bons de livraisons, des contrats, des échanges n’est en aucun cas à négliger.

Facturer est un travail régulier et permanent, et, plus l’envoi des factures est rapide, plus elles pourront être payées à échéance. Enfin facturer c’est respecter le formalisme imposé par loi. L’oubli des mentions légales peut être lourd de conséquence en cas de contrôle des services fiscaux. Force est de constater que la facturation est une étape importante qui impose méthode et réflexion.

La gestion des litiges

Malgré toutes les attentions, la réalité du terrain amène parfois des litiges de facturation, et il est alors urgent de gérer ce différend. Tout d’abord pour répondre à votre client, mais aussi et surtout pour ne pas risquer de décaler les encaissements.

Pour faciliter une bonne gestion il peut être recommandé de rédiger des procédures, disponibles à tout moment et par tous. La rédaction des procédures n’est pas réservée aux grandes entreprises. C’est avant tout un acte préventif, l’assistante administrative d’une PME ne doit pas avoir le monopole des méthodes de facturation. Écrire une procédure, c’est se mettre en capacité de maintenir une chaîne de facturation régulière et par conséquent des encaissements réguliers.

Comme on peut le constater à travers ces étapes, un bon relationnel entre les différents intervenants est  indispensable. C’est pourquoi les responsabilités de chacun doivent être connues de tous.

L’importance de travailler sur les encaissements

Suivre les paiements

Pour être efficace le responsable des encaissements doit disposer d’outils de suivi. Au minimum on parlera d’une balance âgée, de courriers types de relance et d’un fichier clients disposant des personnes à contacter en cas de retard. Pour être utilisables, ces outils nécessitent en amont un suivi comptable rigoureux tant au niveau de la saisie des pièces comptables que du lettrage des comptes.

De même, pour être efficace une relance des paiements  doit être engagée avant l’échéance. Pour être crédité à l’échéance, l’ordre de paiement doit être traité en amont par les banques.

La relance client, une tâche à part entière

Il est conseillé d’être formé à la relance téléphonique et aux procédures contentieuses. Être en contact avec un huissier, un juriste, permet d’instruire rapidement une procédure en cas de litige. Être en veille permanente sur les principaux clients permet de limiter le risque. Faire appel à un prestataire externe permet de pallier aux faiblesses internes d’une PME. Certains souscriront un contrat d’assurance, d’autres feront appel à une société de recouvrement.

À partir de l’analyse de vos capacités, et de la mesure de vos risques, vous déciderez des moyens utiles à la bonne gestion de votre poste clients. Mais n’oubliez pas que pour compenser un impayé de 100€, il vous faudra conclure 1000€ de chiffre d’affaires supplémentaires avec une marge de 10%.

Pour en savoir plus sur votre poste client, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :

• Vérifier la solvabilité de vos clients et fournisseurs
• Bilan : comment optimiser le compte clients ?
• La Culture-Cash, de quoi s’agit-il ?
• Entrepreneurs et dirigeants : comment réduire les délais de paiement de vos clients ?
• L’affacturage et l’assurance-crédit