Comment réduire les délais de paiement des clients ?

La trésorerie de nombreuses entreprises se trouve pénalisée en raison des délais de paiement de leurs clients. Pour vous préserver de retards de paiement trop importants, Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, vous propose dans cet article 9 conseils simples à mettre en place.

On estime qu’actuellement 30% environ des entreprises respectent les délais de paiement. Or, les retards de règlement jouent sur la santé des entreprises en affectant leur trésorerie mais aussi en imposant des coûts supplémentaires (relances clients, frais administratifs et bancaires, …). L’observatoire des délais de paiement estime que l’application stricte des délais de paiement légaux (45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture) apporterait un supplément de trésorerie de 13 milliards d’euros aux PME et de 9 milliards aux entreprises de taille intermédiaire (ETI). Le dilemme pour tout dirigeant est de savoir gérer les mauvais payeurs, et ils sont nombreux, sans risquer de pénaliser la démarche commerciale. Et l’entreprise dispose pour cela d’un outil fondamental : la balance âgée.

1 – Formaliser la relation contractuelle entre l’entreprise et ses clients en mentionnant les délais de paiement

Il est nécessaire de formaliser les procédures de commande et de facturation afin d’éviter tout risque de litige ou de malentendu qui permettrait au client de trouver une justification pour retarder le paiement de sa facture. Il faut donc, lorsque cela est possible, contractualiser la relation avec ses clients. Cela se fait au travers d’un contrat, qui établit les conditions d’une bonne relation entre les deux entreprises : description de la marchandise, modalités de livraison, modalité de règlement ainsi qu’une clause d’attribution de compétence en cas de litige (cette clause permet de définir la localisation du tribunal compétent en cas de désaccord).

2 – Précis dans les relances clients

Les relances clients se font par téléphone et par écrit, et elles doivent être précises (n° de facture, montant, date de facture, date de paiement attendue, retard de paiement observé, pénalité encourue, …) et graduelles (première relance, deuxième relance, courrier simple, courrier recommandé …). Elles doivent aussi se faire sans délai afin que le client se sente suivi et contrôlé. De trop nombreuses relances clients se font entre deux et quelques jours, voire quelques semaines de retard. Pensez à planifier les relances clients, et, si nécessaire, utilisez un logiciel de facturation et d’automatisation. (Valoxy propose à ses clients un logiciel de gestion des factures qui intègre les relances clients, n’hésitez pas à nous contacter pour avoir des informations).

3 – La formation des collaborateurs pour réduire les délais de paiement

La formation des collaborateurs est une priorité lorsqu’on souhaite réduire les délais de paiement. Par ailleurs, même s’il est prioritaire de former les employés qui seront chargés des relances clients, il ne faut pas négliger de former l’ensemble des collaborateurs qui seront en contact avec les clients (commerciaux, techniciens ainsi que la direction).

4 – Intervenir rapidement

» L’éducation » des clients a un rôle important à jouer pour maîtriser les délais de paiement des clients. Il est préférable d’anticiper la transmission du dossier au contentieux que de laisser traîner les dossiers dont les délais de paiement sont dépassés. De nombreuses entreprises continuent à réclamer leurs créances après quelques relances clients écrites et téléphoniques laissées sans suite. Il faut au contraire que le dirigeant transmette le dossier des délais de paiement excessifs à un prestataire amiable qui poursuivra l’action menée en interne. Cela peut se faire entre 45 et 60 jours après l’échéance. Si cela ne suffit pas, il faudra passer par le contentieux et les procédures judiciaires…

5 – Informer ses clients de sa volonté d’avoir des délais de paiement respectés

L’une des règles du commerce est d’éviter les effets de surprise, surtout lorsqu’ils touchent au portefeuille. Le dirigeant doit donc aviser ses clients de son souhait de voir les délais de paiement prévus respectés. Il doit aussi établir une procédure stricte de relances clients et les informer des conséquences en cas de délais de paiement excessifs, et ce auprès des entreprises de toute taille. Toute prestation est réalisée en échange d’un règlement défini tant sur le montant que sur la date de paiement. Le discours à tenir doit être ferme si l’entreprise souhaite éviter les retards de paiement. La formation évoquée lors d’un point précédent doit servir à aider les collaborateurs à tenir un discours ferme et commercial.

6 – Anticiper les règlements et les relances clients

Vérifier que la facture a été reçue et validée avant la date de l’échéance permet de traiter les éventuels litiges en amont. Cette démarche, souvent réalisée auprès du service administratif du client soutient le discours de fermeté tenu lors des échanges commerciaux et permet d’éviter un certain nombre de relances clients.

7 – Privilégier certains moyens de paiement

Le règlement client peut être contractualisé et organisé lors de la signature du contrat. Privilégier les prélèvements ou les traites permet de maîtriser les délais de paiement et éviter de devoir réaliser des relances clients, qui, au final lorsqu’elles existent, finissent par se retrouver dans le coût de traitement administratif des dossiers.

8 – Encouragez vos clients à respecter les délais de paiement

Les clients sont attentifs à leur trésorerie au même titre que vous, encouragez les à respecter les délais de paiement en mettant en place une politique d’escompte.

9 – Faire appel au recouvrement

Passer par une société de recouvrement permet de diminuer sensiblement les délais de paiement. Cette démarche représente un coût financier ainsi qu’un risque commercial. C’est pourquoi il est important de fixer le cadre de la mission et les modalités d’intervention des sociétés de recouvrement. Si vous faites appel à une société de recouvrement pensez à contractualiser :