L’arrêté des comptes

À la fin de chaque exercice, l’entreprise doit préparer l’arrêté des comptes pour présenter une image la plus fiable et cohérente possible, à l’instant “t”, de sa situation comptable, financière et patrimoniale. Parmi les 10 principes comptables figure en effet le principe d’indépendance des exercices.

L’arrêté des comptes intervient entre la fin de l’exercice comptable et l’établissement des comptes annuels, mais sa préparation a débuté bien avant ! Il nécessite une bonne organisation pour n’oublier aucun des travaux nécessaires à sa bonne réalisation.

L’arrêté des comptes permettra de déterminer le résultat réalisé au cours de l’exercice. Celui-ci servira de base au calcul de l’impôt à payer à l’administration, au montant des dividendes à verser aux actionnaires, et aux réinvestissements futurs. Et il donne au chef d’entreprise une évaluation de la santé financière de son organisation.

Quels sont les travaux liés à l’arrêté des comptes ? Comment bien les organiser ? Comment être rapide et efficace ? Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts-de-France passe ici en revue toutes les étapes de l’arrêté des comptes.

— Établir le planning de l’arrêté des comptes

Le planning contient les différentes étapes de la clôture, le détail des travaux à réaliser, les dates de début et de fin de tous les travaux. Dans la pratique, l’arrêté des comptes se déroulera en deux étapes :

• Un travail sur la balance comptable, pour solder les comptes relatifs aux produits et aux charges,
• L’arrêté des comptes du grand livre et des journaux.

— Les travaux préparatoires

Quelle que soit la date de clôture (31 Décembre, ou toute autre date pendant l’année civile), les travaux préparatoires à l’arrêté des comptes seront les mêmes. Ils seront simplement facilités si la date de clôture ne correspond pas à une période de forte activité de l’entreprise. (Voir notre article Date de clôture des comptes : comment choisir ?). Il faut tout d’abord s’assurer :

• des rapprochements bancaires. Celui-ci n’est que la comparaison (rapprochement) des écritures comptables du compte “Banque” avec celles qui figurent sur le relevé bancaire. Le rapprochement permet de vérifier que chaque flux financier a bien fait l’objet d’une comptabilisation.
• d’avoir soldé les comptes d’attente. Pour rappel, le compte d’attente (471XXX) est un compte qui ne s’utilise que de manière provisoire. Il s’utilise lorsqu’on ne sait pas où imputer une opération, qu’il y manque des éléments ou des informations, ou encore qu’on hésite sur une imputation (charge ou immobilisation, par exemple). Dans tous les cas, il ne peut figurer au bilan, et doit impérativement être soldé en fin d’exercice.
• du “lettrage” des comptes clients et fournisseurs. Le lettrage consiste à affecter un code unique (une lettre, ou une combinaison de lettres) à plusieurs écritures pour faire le lien entre elles. (une facture et son règlement).Cela met ainsi en évidence les factures réglées (lettrées avec le règlement), des factures non réglées, (donc non lettrées).

— L’inventaire

Ensuite, à la date de clôture (ou quelques jours avant ou après si aucun mouvement n’a lieu entretemps dans l’entreprise), les travaux généraux d’inventaire (voir notre article Les écritures d’inventaire en comptabilité) :

• stock (matières premières, produits finis, en-cours, marchandises)
• immobilisations (fonds commercial, machines, outils, ordinateurs, bureaux, bâtiments, véhicules, etc.). Si l’entreprise utilise un logiciel spécifique pour la gestion des immobilisations, c’est l’occasion de vérifier que ses données sont les mêmes que celles du logiciel de comptabilité.

Ce comptage physique se prépare en amont, grâce au rangement, à une bonne codification des produits et des immobilisations. Au moment de l’inventaire, ce qui importe, c’est la formation et l’organisation du travail des équipes de comptage, mais aussi un double comptage sur tout ou partie des éléments.

L’importance du comptage des stocks et des immobilisations permet aussi de vérifier leur existence à la clôture ! Une machine, un outillage, un ordinateur, sont-ils encore dans l’entreprise à cette date ? Les marchandises sont-elles toujours vendables/utilisables ?

La question peut paraître étrange, mais cela arrive fréquemment ! Les cessions et les mises au rebut, par exemple, devront être comptabilisées, de la même manière que les amortissements ou les dépréciations.

Le principe de prudence oblige à prendre en compte les diminutions de valeur des biens de l’entreprise. Celles-ci se traduiront par des écritures de dépréciation, et de provisions. (Voir nos articles Dépréciation des immobilisations et Le test de dépréciation des actifs).

De même, sous certaines conditions, l’entreprise peut parfois procéder à une réévaluation des ses immobilisations.

— Le cadrage du chiffre d’affaires

Cette étape consiste à s’assurer que toutes les factures de ventes ont été comptabilisées. Il s’agira de comparer le chiffre d’affaires comptable avec le chiffre d’affaires issus du logiciel de facturation.

— Le cadrage de la TVA

En général l’entreprise déclare sa TVA mensuellement. Le cadrage de la TVA consiste à vérifier :

• que toutes les ventes ont été déclarées,
• que la TVA récupérable a bien été récupérée,
• le respect des règles de déductibilité.

— Le “cut-off”, pièce maîtresse de l’arrêté des comptes

Il faut ensuite respecter le principe de séparation des exercices, et rattacher les charges et les produits de façon “fiable et cohérente” au bon exercice. On recherchera ainsi les charges et les produits constatés d’avance, les factures non parvenues, les factures et les avoirs restant à établir, les charges restant à payer ou encore les produits à recevoir.

Ces opérations font partie de ce que l’on appelle le “cut-off”. Il s’agit en effet de bien “trancher” entre les deux exercices, et ne pas surévaluer ou sous-évaluer les charges et les produits de l’un ou l’autre.

— Les provisions

Le chef d’entreprise et son équipe passent aussi en revue les éléments et événements de l’année susceptibles d’entraîner des coûts dans le futur, qu’il faut estimer, et provisionner. (Créances douteuses, dépréciation de stocks ou de matières premières, restructuration, gros entretien, etc.)

Les événements connus à la date de clôture de l’exercice seront évalués et comptabilisés. (estimations justifiées, et comptabilisation d’une provision). Les événements postérieurs à la clôture feront l’objet d’une provision, ou d’une information dans l’annexe au bilan. Ainsi, un litige survenu au moment de l’arrêté (et donc après la date de clôture), ne doit pas avoir d’impact sur les comptes de l’exercice, mais fera l’objet d’une information dans l’annexe.

— Se poser les bonnes questions

• Continuité d’exploitation (un autre principe comptable)
• Étudier les différentes options fiscales et comptables
• La provision
• Les provisions pour risques et charges
• La provision pour Perte à Terminaison (PAT)
• La provision pour indemnité de départ à la retraite (IDR)

— Corrections spécifiques de fin d’exercice

Écarts de change

Les créances et les dettes libellées en monnaies étrangères doivent tenir compte du dernier cours de change connu à la clôture de l’exercice, et être modifiées en conséquence. L’entreprise enregistre les plus et moins-values latentes dans un compte intermédiaire.

Créances douteuses

On les isole des autres créances. L’entreprise comptabilisera éventuellement une dépréciation.

Répartition

Celles-ci concernent les charges à répartir (étalement) sur plusieurs exercices.

Régularisations

En cours d’année, les factures sont comptabilisées sans toujours s’interroger sur la date effective de la livraison ou de réalisation de la prestation. En fin d’année, il faut donc s’interroger sur la réalité de l’opération, et « régulariser » en conséquence, le cas échéant.

 Validation

Toutes les opérations ont été enregistrées en comptabilité ? Il est important d’éditer les comptes, les journaux, et la dernière balance. Ensuite, on pourra déterminer le résultat comptable de l’exercice, son résultat fiscal, calculer et comptabiliser l’impôt à payer, et calculer le résultat net.

— L’arrêté des comptes se prépare toute l’année !

Certes, on arrête les chiffres à la clôture, mais ce travail passe par une révision régulière des comptes, un recensement des évènements marquants de l’exercice (litige, cession d’actif, acquisition..), une organisation des process. Sa préparation passe par la comptabilisation régulière des ventes et des achats, par un rapprochement bancaire régulier (au minimum une fois par mois). Il faut aussi penser à consulter et justifier régulièrement les comptes de tiers, clients, fournisseurs, organismes sociaux et fiscaux.

En résumé, pour être rapide et efficace, il faut regarder l’arrêté des comptes comme l’étape finale d’un travail régulier qui a eu lieu tout au long de l’année.

Cet article vous a intéressé ? Dites le nous dans les commentaires ci-après ! Et retrouvez nos autres articles sur le blog de Valoxy :

• Comprendre le bilan d’une entreprise
• Comment lire son compte de résultat ?
• Comment lire un bilan comptable en un clin d’œil ?