Comptabiliser une avance

Comment comptabiliser une avance ? Lorsqu’elle reçoit une commande, une entreprise peut-elle exiger de ses clients le versement d’une avance avant le début des travaux ou de la prestation ? Quel est son montant ?  Y a-t-il de la TVA sur cette avance ?

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts-de-France répond à ces questions.

 

Rappel

L’avance n’est pas une obligation. Cependant, elle sert de garantie. Elle permet aussi de régler les frais engagés au début d’un contrat (matériel, matériaux, etc..), ce qui allège la trésorerie, notamment en phase de création d’entreprise.

L’acompte et les arrhes sont des paiements partiels, qui affirment la volonté de l’acheteur de réaliser l’opération. Ces deux mots impliquent un engagement particulier des deux parties.

Comptabiliser une avance

Les “avances et acomptes” enregistrés en comptabilité recouvrent les arrhes, les avances et les acomptes. Leur mode de comptabilisation sera le même. Et, qu’il y ait ou non une “facture” d’acompte, celle-ci n’aura pas d’incidence sur le résultat.

Comment comptabiliser une avance ? Lors du paiement, l’entreprise comptabilise les avances des clients, ou ceux payés aux fournisseurs, dans un compte de la classe 4. (comptes 4091xx ou 4191xx, Acomptes et avances payés ou reçus).

Ce compte sera ensuite soldé lorsque la facture sera enregistrée.

Exemple :

Un client commande des marchandises pour un total de 60 000€ HT. Les Conditions Générales de Vente précisent qu’il doit verser 25% du montant TTC  à la commande. Et le solde sera réglé en deux fois, 30 et 60 jours après la livraison.

Vente

Les avances reçues des clients sont comptabilisées au crédit du compte 419100 « Clients – Avances et acomptes reçus sur commandes ». Puis, lorsque la facture de vente est comptabilisée, les différents versements viennent simplement diminuer le solde du compte client.

Ecritures à passer lors de la commande (chez le vendeur) :

419100         Avance et acompte reçus  (60 000 * 25%)                    15 000,00

44571x         TVA collectée                                                                         3 000,00

512000         Virement du client DUPONT                           18 000,00

L’article 289 § 1 du Code général des impôts oblige à établir une facture de demande d’acompte.

Comptabiliser une avance lors de la livraison (ou de la facturation)      

707xxx                   Vente de marchandises                                                 60 000,00

44571x                   TVA collectée                                                                   12 000,00

411xxx                   Vente au client DUPONT                        72 000,00

 

411xxx                   Vente au client DUPONT                                               18 000,00

419100                   Avance et acompte reçus                          15 000,00

44571x                   TVA collectée                                                3 000,00

À la date du second versement

411xxx                   Vente au client DUPONT                                                 27 000,00

512000                 Virement du client DUPONT                27 000,00

Et à la date du troisième versement

411xxx                   Vente au client DUPONT                                                 27 000,00

512000                 Virement du client DUPONT                 27 000,00

Achat

Les avances versées aux fournisseurs sont comptabilisées au débit du compte 409100 « Fournisseurs – Avances et acomptes versés sur commandes ». Puis, lorsque la facture d’achat sera comptabilisée, les différents versements viendront simplement diminuer le solde du compte fournisseur.

Comptabiliser une avance lors de la commande

409100 Virement d’un acompte à DURAND     15 000,00

44566x TVA déductible                                            3 000,00

512000 Virement au fournisseur DURAND                                      3 000,00

Et à la livraison (ou à la réception de la facture)

607xxx Achat de marchandises                                       60 000,00

44566x TVA déductible                                                      12 000,00

411xxx Achat au fournisseur DURAND                                                 72 000,00

 

401xxx Achat au fournisseur DURAND                           18 000,00

44566x TVA déductible                                                                              3 000,00

409100 Acompte payé à DURAND                                                        15 000,00

30 jours après la livraison

401xxx                   Achat au fournisseur DURAND            27 000,00

512000                   Virement à DURAND                                                    27 000,00

60 jours après la livraison

401xxx                   Achat au fournisseur DURAND            27 000,00

512000                   Virement à DURAND                                                     27 000,00

 

Comment comptabiliser la TVA ?

Attention, depuis le 1er Janvier 2023, la TVA collectée sur les acomptes préalables à une livraison de biens est exigible (et donc déductible) à la date de son encaissement, et non plus lors de la livraison des biens comme antérieurement.

Pour que la TVA soit exigible avant que la livraison n’ait été effectuée, il faut réunir deux conditions, à savoir :

  • tous les éléments pertinents du fait générateur (c’est à dire de la future livraison) doivent être connus. En particulier, au moment du versement de l’acompte, les biens doivent être désignés avec précision ;
  • la réalisation de la livraison de biens ne doit pas être incertaine.

Les entreprises qui achètent des biens et qui reçoivent des factures d’acompte peuvent donc déduire immédiatement la TVA sans attendre la réception de la facture finale. 

S’il s’agit de vente de services (TVA sur les encaissements ou TVA sur les débits), il faut exiger la TVA dès la facture dacompte. Chaque facture d’acompte (ou d’avance) comportera systématiquement de la TVA. (faute de quoi il faudrait rééditer toutes les factures). Ainsi, l’entreprise peut récupérer la TVA dès qu’il y a eu versement d’un acompte.

Lors de la comptabilisation, il convient d’isoler la TVA dans un seul compte (4456XX).

Les comptes de TVA les plus utilisés sont :

  • 4457 TVA collectée, compte divisé en sous-comptes selon les taux de TVA utilisés par l’entreprise (2,1%, 5,5%, 10% et 20%).
  • 4456  TVA déductible (tous taux confondus)
    • 44562 : TVA déductible sur immobilisations,
    • 44566 : TVA déductible sur biens et services,
    • 44567 : Crédit de TVA à reporter.
  • 44551 TVA à payer
  • 4458  TVA en attente (ou à régulariser)
  • 4452 TVA intracommunautaire due
  • 45662 TVA intracommunautaire déductible

 

Il ne faut pas oublier de lire attentivement les Conditions Générales de Vente (CGV) et de rétractation lors d’un engagement auprès d’un fournisseur.

Ainsi fait-il toujours exiger et conserver un double du contrat (ou du bon de commande).

Ainsi faut-il faire préciser clairement par le fournisseur (sur le contrat ou le bon de commande) si le versement d’une avance correspond à un acompte ou des arrhes. En l’absence de précisions ou stipulations contraires, les montants versés à l’avance sont des arrhes.

 

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4 Commentaires
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DEBEE Thierry
2 années

Bonjour

Je ne suis pas d’accord avec vous
La tva sur avance et acompte sur les prestations de services est obligatoire
Sur quels textes des impôts vous appuyez vous ?

Anthony GIES
1 année

L’écriture de la réception de facture n’est pas bonne, vous avez affecté un compte client 411 et non pas un 401 fournisseur.