Le paiement des factures à la date que vous avez anticipée est indispensable à la bonne gestion de votre trésorerie. La gestion des impayés est donc primordiale pour la pérennité de votre entreprise ! Pourtant, le suivi des paiements clients est une tâche que de nombreux dirigeants délaissent, de peur de devoir affronter le mauvais payeur, et ressortir perdant de la confrontation.
Comment gérer un impayé et surtout, comment l’éviter ? Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, vous donne la marche à suivre.
Formaliser le processus de paiement de vos clients
Si vous évoluez dans le BtoB, commencez par vous renseigner sur l’organisation de votre client. Qui est le décideur ? Quel service, quelle personne, quel poste valide l’achat auprès de votre entreprise, puis exécute le paiement ? Il peut y avoir plusieurs niveaux de décision et plusieurs personnes dédiées à son exécution. À vous de découvrir l’organigramme de votre client afin de contacter immédiatement la ou les bonne(s) personne(s) en cas de retard de paiement et de savoir dans quelles mains se trouve votre facture.
Émettre une facture détaillée
Le Code de commerce fixe la date légale de règlement d’une facture au 30e jour suivant celle de l’exécution de la prestation ou de réception de la commande, mais vous pouvez prévoir une date antérieure ou postérieure, dans la limite de 60 jours à compter de l’émission de la facture. La date de paiement fait partie des mentions obligatoires à faire apparaître sur la facture… Soyez précis !
Vous pouvez également prévoir des pénalités de retard. Leur taux légal est édité par la Banque Centrale Européenne, ainsi qu’un taux plafond et un taux plancher. Ils sont applicables dès le jour suivant la date de paiement de la facture et une indemnité légale forfaitaire d’un montant de 40 euros peut y être ajoutée. Notez que le taux des pénalités de retard fait également partie des mentions obligatoires à faire apparaître sur la facture dans le cas d’une transaction entre professionnels.
N’oubliez pas de rédiger des conditions générales de vente (CGV) strictes, récapitulant vos modalités de paiement en détail, puis de les transmettre à votre client en amont de sa commande. Ainsi, il ne pourra pas dire qu’il avait acheté auprès de votre entreprise sans en connaître les conséquences en matière de paiement.
Une première relance
Votre facture n’a pas été réglée dans les temps ? Ne laissez pas passer de temps avant de relancer votre client, au risque de donner de mauvaises habitudes à votre mauvais payeur. Un courrier simple de relance vous fera perdre du temps et sera peu percutant. Privilégiez le téléphone ou l’envoi d’un mail de relance et n’hésitez pas à questionner votre client sur les motifs de son retard. Un mail récapitulatif pourra être envoyé à l’issue de la discussion afin de laisser une trace écrite de votre échange.
Émettre une facture pour les pénalités de retard
Si votre relance ne porte pas ses fruits, n’hésitez pas à envoyer la facture pour les pénalités de retard. Cette démarche qui peut faire l’objet d’une remise commerciale ou d’un avoir permet de faire réagir le client et de lui montrer votre rigueur et votre détermination.
La gestion des impayés, et après ?
Si votre client ne réagit ni à votre relance ni à la facture de vos pénalités de retard, il est temps de passer à l’action ! Un courrier de mise en demeure, en recommandé avec accusé de réception, expliquera votre volonté de saisir le tribunal en cas d’absence de réaction dans le délai que vous aurez déterminé. Le courrier n’est pas obligatoire, mais il servira en cas de procès.
Enfin, la loi prévoit une procédure simplifiée en cas de non-paiement d’une facture. Il vous suffit de remplir un formulaire spécialement dédié (cerfa 12 948) pour que le tribunal rende une ordonnance d’injonction de payer, sans obliger les parties à comparaître (sauf contestation de la part de votre client). Les huissiers pourront alors intervenir.
En conclusion, soyez rigoureux dès le démarrage du processus de vente ! Vous encadrez ainsi le relationnel avec votre client. Dans le cas d’un recours auprès du tribunal, les différentes pièces et les démarches que vous aurez effectuées joueront en votre faveur.
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Bonjour,
En effet, comme dans toute situation le choix des prestataires est relativement élevé, n’hésitez pas à les mettre en concurrence et bien étudier pour chacun tarifs et prestations.
Cordialement,
L’équipe Valoxy, Expert-comptable Lille