La confidentialité des comptes

Lors du dépôt annuel de leurs comptes, les micro-entreprises et les petites entreprises (TPE) peuvent demander la confidentialité de leur comptes, et les moyennes entreprises (ME) la publication d’un bilan et d’une annexe simplifiés.

Quelles sont les raisons de ces mesures et les conditions requises ? Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, répond à ces questions.

—Obligation de dépôt des comptes annuels

Dans le mois qui suit l’approbation des comptes par l’Assemblée Générale Ordinaire, les sociétés commerciales ont l’obligation de déposer auprès du greffe :

les comptes annuels, et, le cas échéant,
- les comptes consolidés,
- le rapport sur la gestion du groupe,
- les rapports des commissaires aux comptes sur les comptes annuels et les comptes consolidés,
- le rapport du conseil de surveillance,
la résolution d’affectation du résultat.

Toute personne qui en fait la demande peut se faire communiquer ces comptes.

—Sanction en cas de non-dépôt

Les dirigeants des sociétés commerciales qui ne procèdent pas au dépôt des comptes annuels dans les délais prévus s’exposent à des sanctions :

Le président du Tribunal de Commerce peut enjoindre l’entreprise (art. L611-2 II C.Com.) de déposer ses comptes à bref délai sous astreinte. Celle-ci peut atteindre 100,00 €/jour.
L’entreprise s’expose également à une amende pénale de 1 500 €, qui peut aller jusqu’à 3 000 € en cas de récidive. (art. R247-3 C.Com.)
Enfin, en cas de préjudice, et pour obtenir un dédommagement, le partenaire d’une entreprise peut mettre en oeuvre la responsabilité du dirigeant qui n’a pas publié ses comptes.

Le non dépôt des comptes annuels peut aussi constituer un élément justifiant la mise en cause du dirigeant au titre des fautes de gestion ayant entraîné la défaillance de l’entreprise. Celui-ci risque alors une condamnation en comblement de passif ou une interdiction de gérer.

—Pourquoi une telle obligation ?

Les chefs d’entreprise s’interrogent souvent sur l’opportunité d’effectuer ce dépôt auprès du greffe. D’ailleurs, par souci de confidentialité vis à vis de leurs concurrents et partenaires, certaines entreprises choisissent délibérément de ne pas déposer leurs comptes !

L’obligation de dépôt des comptes tient aux exigences de transparence financière du code de commerce.

Les mesures de confidentialité ont néanmoins pour objectif :

une incitation à se conformer aux règles (transparence financière)
une harmonisation des législations européennes,
un souci de compétitivité des entreprises les plus fragiles,
une simplification – toute relative – des formalités administratives des entreprises.

Dans un cadre plus large, elles visent à favoriser le dépôt des comptes annuels, notamment auprès de dirigeants qui préféraient parfois courir le risque d’être sanctionnés plutôt que d’« offrir en pâture » à la concurrence les bilans et comptes de leur société.

—Confidentialité des comptes annuels pour les micro-entreprises

L’Ordonnance n° 2014-86 du 30 janvier 2014 a allégé les obligations comptables des micro-entreprises (*). Le nouvel article L.232-25 du Code de commerce prévoit la possibilité, lors du dépôt des comptes annuels, que ces entreprises puissent déposer leurs comptes accompagnés d’une déclaration de confidentialité.

Ces dispositions s’appliquent depuis les comptes des exercices clos à partir du 31/12/2013. (et déposés au greffe à compter du 1er avril 2014). De cette façon, et depuis le 1er Avril 2014, leurs comptes peuvent ne pas être rendus publics.

Retrouvez sur ce lien le modèle de déclaration de confidentialité des micro-entreprises

(*) Les micro-entreprises sont les entreprises qui remplissent au moins deux des trois critères suivants :

total de bilan de moins de 350 000 €,
chiffre d’affaires net de moins de 700 000 €,
moins de 10 salariés,

—Confidentialité du compte de résultat des petites entreprises

La loi du 6 août 2015, dite Loi Macron, étend à certaines PME (**) le bénéfice de l’option de confidentialité, mais uniquement pour leur compte de résultat. Leur bilan reste public. La loi s’applique depuis les comptes des exercices clos à compter du 31 décembre 2015, déposés à compter du 6 Août 2016.

(**) Les petites entreprises concernées sont celles qui remplissent au moins deux des trois critères suivants :

total de bilan de moins de 6 millions d’euros,
chiffre d’affaires net de moins de 12 millions d’euros,
moins de 50 salariés.

Comme pour la confidentialité des comptes des micro-entreprises, la demande de confidentialité du compte de résultat d’une petite entreprise se fait par une déclaration qui accompagne les documents comptables, selon le modèle ci-joint.

Attention !

La déclaration de confidentialité des comptes annuels doit être effectuée au moment du dépôt des comptes au greffe. Elle doit être dûment remplie et signée en original par le représentant légal de la société. De plus, une demande pour rendre confidentiels des comptes de résultat déposés précédemment ne peut pas être satisfaite.

—Avantage de la confidentialité

La fin de l’obligation de dépôt des comptes annuels signe ainsi, pour les micro-entreprises et certaines TPE, l’arrêt de la divulgation d’informations confidentielles. En effet les comptes annuels recèlent une quantité d’informations sur la santé et la stratégie de l’entreprise, et leur publication permet à quiconque d’y avoir accès.

Lorsqu’une telle confidentialité a été demandée, le greffe ne peut communiquer l’intégralité des comptes de la société. Seules ont accès à l’intégralité des comptes les autorités judiciaires et administratives, la Banque de France, et certains organismes de prêts ou de financement, qui financent ou investissent, directement ou indirectement, les entreprises.

—Exclusions du dispositif

Toutes les sociétés ne peuvent cependant pas bénéficier de cette confidentialité. Certaines sociétés, en raison de la nature de leur activité, demeurent exclues du dispositif :

celles qui ne remplissent pas les critères des définitions légales de la micro-entreprise ou de la petite entreprise,
les sociétés appartenant à un groupe (***), sociétés holdings ou sociétés cotées,
les établissements de crédit et sociétés de financement,
les entreprises d’assurance et de réassurance,
les entreprises dont l’activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières (holding).

(***) Les sociétés faisant partie d’un groupe sont celles qui sont contrôlées (de façon conjointe ou exclusive) au travers de :

la détention directe ou indirecte de la majorité des droits de vote dans une autre entreprise,
la désignation, pendant deux exercices successifs, de la majorité des membres des organes d’administration, de direction ou de surveillance d’une autre entreprise,
du droit d’exercer une influence dominante sur une entreprise en vertu d’un contrat ou de clauses statutaires.

—Présentation simplifiée pour les moyennes entreprises (ME)

L’option de confidentialité des comptes n’est pas possible pour une moyenne entreprise (****). Cependant, la loi Pacte du 22 mai 2019 relative à la croissance et la transformation des entreprises prévoit les modalités suivant lesquelles celles-ci peuvent demander de ne rendre publique qu’une publication simplifiée de leurs bilans et de leurs annexes (C. com. art. L 232-25, al. 3). De plus, le rapport du commissaire aux comptes, s’il existe, ne sera pas publié.

Comme pour la confidentialité des comptes des micro et des petites entreprises, la demande de présentation simplifiée des comptes des moyennes entreprises se fait par une déclaration qui accompagne les documents comptables, selon le modèle ci-joint. Cet allègement s’applique pour les comptes clos depuis le 23 mai 2019.

(****) Les entreprises concernées remplissent au moins deux des trois critères suivants :