25 juillet 2023

par :Expert Comptable Valoxy

L’« Onboarding »

L’intégration réussie d’un nouveau collaborateur fait partie intégrante du processus de recrutement. L’« Onboarding » (ou comment bien “recevoir à bord” ses collaborateurs) est cette période cruciale, après le recrutement en lui-même, quand le nouveau collaborateur commence à travailler dans l’entreprise. D’où l’importance du premier jour, des premières semaines, et d’un accompagnement adapté…

Le processus d’onboarding regroupe tout ce qui tourne autour de l’accueil et de l’intégration d’un nouveau salarié. De l’anglais “embarquement”, le terme désigne ainsi les actions d’intégration mises en place.

Quelles sont les règles de base à suivre ? Quels écueils éviter ? Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts-de-France, donne les clés d’un “onboarding” réussi.

—L’essai doit être transformé !

Après le processus de recrutement, parfois chronophage, sur lequel l’équipe (DRH, DG, chef de service, etc.) a concentré tous ses efforts, l’entreprise oublie – ou néglige – trop souvent le processus d’intégration (l’“onboarding”).

Avant même le premier jour, il s’agira ainsi de “garder le contact”, et ne pas relâcher le lien avec celui ou celle qui doit bientôt rejoindre l’entreprise. Des mails personnalisés (“on vous attend !”), ou d’informations sur l’entreprise donneront déjà au futur collaborateur un sentiment d’appartenance. Il se sentira attendu, et l’entreprise gardera ce contact jusqu’à son arrivée.

Dès le premier jour du nouveau collaborateur dans l’entreprise, il faudra tout faire pour transformer la relation de séduction qu’a été le recrutement. La période d’essai doit devenir une relation durable. Comme au rugby, l’essai doit être transformé !

Or, l’intérêt porté au candidat avant son arrivée dans l’entreprise tend à s’étioler quand il devient salarié ! La période d’essai est en effet le plus souvent pensée dans un seul sens, comme la seule adaptation du nouveau collaborateur à son poste. Or, il n’en est rien ! C’est aussi à l’entreprise de “s’approprier” le nouveau collaborateur. C’est donc le temps :

de sa formation,
de la présentation des pratiques et des usages, formels ou informels (code vestimentaire, horaires d’arrivée, de départ, façon de parler, etc.)
et de l’introduction aux valeurs de l’entreprise.

Tous ces éléments qui intègreront véritablement le nouveau collaborateur, le rendront plus productif, et, in fine participeront à la transformation de l’entreprise en la rendant plus performante. Une bonne intégration peut en effet contribuer à la satisfaction et à la motivation au travail.

Aussi, pour réussir cette période cruciale, il est nécessaire de suivre quelques règles de base :

Donner toute son importance au premier jour,
Bien penser l’organisation de la période d’essai,
Accompagnement et suivre le nouveau collaborateur.

—L’importance du premier jour

Une part de la réussite de l’embauche dépend de la réussite du premier jour.

L’accueil et sa panoplie, la remise d’un “Kit de bienvenue”, décrivant les aspects pratiques et matériels, parfois une feuille de route, un “séminaire d’intégration”, des goodies, un tour de l’entreprise, une présentation des collaborateurs, pot de bienvenue, tout cela “fait partie” du jeu.

Mais il ne suffit pas d’un ordinateur et d’une visite des locaux la première journée pour réussir une intégration. A ce stade, l’affaire est encore loin d’être gagnée ! Les tous premiers jours sont aussi ceux des rendez vous importants, qu’il ne faut ni négliger, ni repousser, avec le chef d’entreprise, s’il n’a pas participé lui-même au recrutement, le DRH, le ou les manager(s) directs…

—Bien organiser la période d’essai et « l’onboarding »

D’abord, il ne faut jamais relâcher le lien avec un collaborateur nouvellement embauché. Penser à organiser des rencontres avec les uns et les autres pour qu’il se familiarise avec les équipes, avec l’environnement de travail. Éviter de le laisser seul.

Le nouveau collaborateur ne sera opérationnel qu’après avoir appris et découvert :

un nouvel environnement,
un nouveau type de management
un nouvel outil,
des activités forcément nouvelles ou réalisées de façon différente.

Communiquer, par des rencontres régulières, (en personne et non en distanciel), favoriseront le sentiment d’être pleinement accueilli. Sur cet aspect des choses, il vaut mieux éviter trop de télétravail pendant la période d’essai. Le digital, la vidéo et les mails comme uniques vecteurs de communication ne favorisent pas l’échange et l’intégration, mais accentuent au contraire le sentiment d’isolement, voire même tuent la relation.

Un rapport d’étonnement (attentes, déceptions, améliorations, etc.), des partages d’expérience, des formations (logiciels de travail, approfondissement technique, spécialisation, etc.) dans lesquelles il pourra croiser différents métiers de l’entreprise, une ou des rencontres avec le dirigeant, font aussi partie de la “panoplie” de la période d’essai.

La période d’onboarding donne à la nouvelle recrue la possibilité de s’intégrer plus facilement. Elle crée une relation solide avec son environnement de travail, ses collègues et le management. Elle permet, par petites touches, d’introduire aux pratiques de l’entreprise et à ses valeurs. Et cette période se prépare en amont, dès l’expression du besoin d’étoffer son équipe. Le programme d’intégration sera ainsi fait avec le manager dès la formalisation de son recrutement.

—Accompagner le nouveau collaborateur

Il est important de désigner un “référent” (“parrain”, “facilitateur”), qui accompagnera les premiers pas du nouveau collaborateur pendant sa période d’intégration. Qu’on l’appelle “mentoring”, “tutoring”, “parrainage”, cet accompagnement de proximité permettra à la nouvelle recrue de se sentir accueillie dans une relation plus “personnalisée”. Ce référent pourra l’informer des adresses à retenir, de la restauration, des clubs de sports à proximité, répondre à toutes ses questions, et même l’initier à la culture de l’entreprise….

—Dans la check-list de l’onboarding

Le nouvel embauché dispose-t-il d’un bureau ou d’une place attitrée à son arrivée ?
A-t-on préparé son “Welcome Pack” ? (matériels, ordinateur, badges d’accès le cas échéant, identifiants informatiques, etc.),
L’équipe a-t-elle été informée ?
Le parrain a-t-il été désigné ?
Les premiers rendez-vous ont-ils été programmés ?
Les documents administratifs sont-ils prêts ? (contrat de travail, inscription à la mutuelle et à la prévoyance, etc.),

Un recrutement raté coûte très cher. (processus de recrutement, premiers salaires – finalement versés “à perte”- mise à disposition de matériel, impact d’image, turnover en hausse, etc.). Investir dans l’”onboarding” est donc vital. Une intégration réussie, premier levier de l’expérience collaborateur, doit être un sujet central de l’entreprise.

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