24 mars 2020

par :Expert Comptable Valoxy

Des outils pour travailler à distance

La période de confinement et d’isolement, si elle est compliquée pour tous, peut néanmoins permettre une réflexion sur l’organisation de l’entreprise, voire une remise en cause de son mode de fonctionnement. Les salariés, l’encadrement, le chef d’entreprise, tout le monde a besoin d’outils pour travailler à distance ! Et ce, qu’il s’agisse du télétravail, des outils de gestion, ou de communication.

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, a sélectionné pour vous des outils gratuits (ou partiellement gratuits) pour aider votre entreprise à travailler à distance, et gérer le quotidien avec la signature électronique et l’archivage sur le cloud, pour mieux vous organiser.

Attention, les solutions présentées dans cet article ne remplacent pas les solutions déjà mises en œuvre dans votre société. La meilleure solution est celle que l’on maîtrise !

Travailler de chez soi sur votre serveur ou réseau d’entreprise

OPENVPN (Open source). VPN pour “Virtual Private Network”, réseau privé virtuel

Pour que vous puissiez naviguer sur la toile sans disperser vos données personnelles sur les sites que vous visitez, votre VPN va utiliser un protocole de tunneling, c’est-à-dire un système qui va créer une sorte de tunnel invisible (et sécurisé) dans lequel vont circuler vos informations, sans que personne ne le sache. Comme un passage secret finalement. Cela va également éviter qu’un utilisateur mal intentionné puisse les intercepter.

C’est une connexion sécurisée et cryptée entre chez vous et votre entreprise. Pour cela différentes solutions techniques gratuites sont possibles :

Votre box ou firewall peuvent le permettre (comme Orange)
Installer un serveur gratuit OpenVPN sur un serveur dans votre entreprise et votre poste client se connecte dessus.
- Avantage : sécurisation des données
- Inconvénients :
  - installation un peu complexe
  - mise en œuvre nécessitant des connaissances informatiques

Comment installer un serveur et l’utiliser avec un client Windows ? https://www.youtube.com/watch?v=ZkcxHCi9ruk

TSE : (Microsoft) Vous pouvez installer une prise à distance sur une session de votre serveur ou d’un autre poste Microsoft.

https://www.promfr/les-12-avantages-travailler-en-tse/

Comment l’installer et l’utiliser ? https://www.youtube.com/watch?v=OlPSnbOlY1Y

TightVNC : Cet outil de “bureau à distance” vous permettra de prendre le contrôle à distance de vos PCs ou serveurs sans demander l’autorisation. Pour des raisons de sécurité, il est indispensable, soit de bloquer les adresses IP, soit d’installer un VPN.

Comment l’installer et l’utiliser ? https://www.youtube.com/watch?v=porrFhNAcxY

Anydesk : Cet outil de “bureau à distance” peut permettre de travailler à distance en prenant directement le contrôle du poste ou d’un serveur. Il nécessite l’accord du destinataire.

Comment l’installer ? https://www.youtube.com/watch?v=jYkDgZeVyEE

Comment l’utiliser https://www.youtube.com/watch?v=dBqs7H61sCI

La signature électronique

Concord : Cette plate-forme permet à votre organisation de créer facilement des signatures numériques illimitées, afin que toute partie puisse y accéder facilement et en toute sécurité. Vous exécutez et suivez les signatures en un seul endroit, ce qui élimine les va-et-vient des e-mails, et les incidents de communication.

Signatures électroniques avec sécurité, visibilité et collaboration de signature personnalisable, le tout au même endroit.

Comment l’utiliser ? https://www.youtube.com/watch?v=81WfJvjb_QA

Adobe Sign for individuals : Recueillez rapidement des signatures. En tout lieu et sur tout appareil. Cessez de courir après les signatures et faites signer vos documents en quelques minutes. Adobe Sign vous permet d’acheminer et de signer numériquement les documents. Vos clients disposent ainsi d’un mode de signature électronique très pratique, qui développe également votre activité. (12€/an) avec un essai de 30 jours.
Comment l’utiliser ? https://www.youtube.com/watch?v=jwtQUPqi-tA
Acrobat Reader : Cet outil permet de signer vos “pdf” reçus, pour éviter de les imprimer et de les scanner pour les renvoyer ensuite. Ce n’est pas une signature électronique. Cela évite d’imprimer vos documents.

Comment l’utiliser :https://www.youtube.com/watch?v=xKa0m8KtBZM

Le Cloud

Retrouvez notre article Qu’est-ce que le “cloud computing” ?

Google Drive est un service de stockage de Google et de partage de fichiers dans le Cloud. Avec Google Drive, vous pouvez stocker vos fichiers en toute sécurité, et les ouvrir ou les modifier à partir de n’importe quel appareil.

C’est quoi ? :https://www.youtube.com/watch?v=cvx8vqhBXqs

L’utiliser ? https://www.youtube.com/watch?v=UARH_N5xZ54

Voir aussi notre article Comment utiliser Google Drive® ?

Dropbox : permet de stocker et consulter vos fichiers où que vous soyez : Stockez vos fichiers dans un espace sécurisé et accédez-y depuis votre ordinateur, votre smartphone ou votre tablette. Toute modification apportée est synchronisée avec votre compte.

Comment l’utiliser :https://www.youtube.com/watch?v=H5aTpc972aQ

Voir aussi notre article Dropbox et Google Drive : comment stocker et partager ses données gratuitement?

Attention ! Certains comptes gratuits, comme sur Google et Microsoft, ne sont pas hébergés en Europe. Ils ne respectent donc pas la RGPD. Il est donc important de ne pas stocker des données personnelles sur des employés et sur des clients dans ces services cloud.

Cet article vous a plu ? Dites le nous dans les commentaires ci-après !

Vous voulez en savoir plus sur les outils pour travailler à distance, ou en gestion ? Sur les applications utiles au développement de votre entreprise, et qui facilitent le quotidien des équipes ? Retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :

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