Les management fees

Les management fees représentent la rémunération des services d’une société holding animatrice vis à vis de sa ou de ses filiales. Il peut s’agir d’assistance en matière de gestion administrative, comptable, financière, fiscale, commerciale, etc.

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts-de-France, présente dans cet article les différentes conventions de prestations de services (ou management fees) utilisées dans les groupes de sociétés.

—Holdings classiques et holdings animatrices

L’administration fiscale distingue les holdings “classiques” des holdings dites “animatrices”. L’activité des premières est strictement limitée à la gestion de participations financières. (détention des parts ou actions de leurs filiales et contrôle des assemblées générales).

Les secondes développent une ou plusieurs activités supplémentaires, administratives, financières, fiscales, juridiques, commerciales, pour le compte de leurs filiales. Pour être considérée comme “animatrice”, la société holding doit participer de manière active à la conduite de la politique du groupe, et au contrôle de sa ou de ses filiale(s).

—Notions d’animation de la holding

En pratique, cette animation va se traduire par la mise en place de conventions de prestations de services. En contrepartie, la holding va facturer ces prestations à sa filiale et générer du chiffre d’affaires taxable. La filiale, quant à elle, pourra déduire ces rémunérations de son résultat imposable.

En cas de non respect de ces obligations, très encadrées, la remise en cause de la convention s’accompagne de lourdes conséquences fiscales. Attention, par exemple aux prestations de « direction » qui feraient « double emploi », la filiale étant supposée disposer de ses propres organes de « direction »….

—L’objet des conventions de prestations

Si certaines conventions entre sociétés liées peuvent parfois prendre la forme d’un simple accord verbal, l’objet des conventions de prestations (« management fees ») doit faire l’objet d’une attention particulière. Afin de minimiser les risques sur le plan fiscal, il est essentiel de formaliser l’accord par la signature d’une convention définissant précisément les prestations fournies, le mode de rémunération ainsi que la durée, les modes de résiliation ou de prorogation du contrat. Ainsi la Cour administrative d’appel (CAA) de Paris avait-elle rendu un arrêt remettant en cause la déductibilité de montants afférents à des factures établies par une société mère holding à ses filiales revêtues avec pour seule mention sur la facture le libellé suivant « managements fees ».

Il est notamment important de pouvoir justifier des bases de rémunération utilisées. (temps passé en fonction de feuilles de temps, répartition en fonction du chiffre d’affaires de la filiale rapporté à celui du groupe, ou selon des spécificités propres à l’activité, etc.).

Les paragraphes ci-dessous retracent l’essentiel des prestations qu’il est possible d’effectuer dans le cadre de ces conventions, ainsi que leurs modalités de rémunération.

Administration générale

• Direction financière,
• Comités de groupe,
• Coordination des actions opérationnelles,  communication internationale,

Juridique et fiscal

• Appui opérationnel et contrats : assistance juridique et fiscale, négociation avec les tiers, conseil et rédaction,
• Baux et assurances,
• Secrétariat des sociétés,
• Marques : dépôts, vérifications et veille, droits d’auteur,
• Etude de la taxation fiscale et conseil fiscal,
• Suivi de contrôles fiscaux,
• Contentieux : suivi des procédures et relations avec les conseils externes.

Comptable et financier

(Rémunération possible en fonction du nombre de factures traitées ou d’écritures comptabilisées quand le volume de transactions est significatif)

• Planification financière,
• Préparation des budgets,
• Contrôle de l’exécution des budgets,
• Conception et mise en œuvre des systèmes de contrôle des coûts,
• Conseils dans le domaine des circuits bancaires.

Informatique

(Rémunération possible en fonction de la consommation informatique)

• Conception de l’architecture des systèmes,
• Sélection et utilisation des outils informatiques,
• Déploiement des systèmes d’information,
• Maintenance et assistance aux utilisateurs,
• Sauvegarde des informations.

Commercial

• Planification stratégique,
• Développement et lancement de tout nouveau produit et service marchand,
• Assistance en matière de distribution, communication, publicité, marketing, etc.
• Elaboration des stratégies marketing, conception et organisation de toute opération de stimulation des ventes,
• Techniques, méthodes et moyens de distribution,
• Choix des agences conseil en opérations publicitaires et promotionnelles,
• Conseils en matière de normes, d’étiquetage et de sécurité des produits,
• Optimisation des transports et moyens logistiques.

Technique

• Choix de méthodes de production et des normes,
• Assistance en matière de formulation en laboratoire et de concepts de conditionnement,
• Agencement des installations, sélections des machines et équipements,
• Etude et mise en œuvre des programmes d’essais et de tout process,
• Assistance dans le processus de production,
• Maintenance et valorisation du contrôle qualité.

Achats

(Rémunération possible en fonction du volume des achats)

• Référencement des produits, des services et des fournisseurs,
• Négociation avec les fournisseurs,
• Mise en place des outils de suivi et de statistiques.

Ressources humaines

(Rémunération possible selon l’effectif de la filiale rapporté à celui du groupe)

• Sélection et recrutement du « personnel clé »,
• Formation du personnel d’encadrement,
• Développement des compétences en management,
• Paye et traitement des salaires et des charges sociales, des régimes de prévoyance,
• Mise en œuvre de logiciels de ressources humaines, de procédures en matière de bilan de compétences et de carrières, reclassement individuel et collectif, détection et gestion des potentiels,
• Recherche et sélection des consultants experts,
• Conduite de la politique du personnel et des procédures du groupe,
• Mise en œuvre des procédures du groupe en matière d’éthique, de veille sociale.

—La déductibilité des charges

Par principe, les « management fees » constituent du chiffre d’affaires taxable pour le prestataire et des charges déductibles pour le bénéficiaire.

La société tête de groupe va donc facturer à sa ou ses filiale(s) la réalisation de ces prestations.

La filiale, quant à elle, va déduire de ses charges les montants versés. Ainsi, pour être déductibles, ces charges doivent être :

• • exposées dans l’intérêt des activités de la société bénéficiaire,
  • effectives, c’est-à-dire correspondre à un service réellement rendu,
  • impossible à réaliser par la société bénéficiaire compte tenu de ses propres ressources,
  • rémunérées de manière proportionnée et non excessive par rapport au coût des prestations, et au service rendu. En d’autres termes, les rémunérations ne doivent pas aboutir à un transfert des bénéfices des filiales vers la holding.
  • se justifier par une documentation appropriée.

La société qui réalise les prestations de services doit par ailleurs avoir les ressources permettant de rendre les prestations concernées. Et la société bénéficiaire des services ne doit pas disposer de ces ressources en interne.

—Le calcul de la rémunération

Les conventions de « management fees » reposent, en ce qui concerne leur montant, sur la méthode du « cost plus » ou prix de revient majoré, qui consiste à appliquer une marge prédéterminée, de pleine concurrence, au prix de revient des services rendus. (en général au moins 10%).

La rémunération des prestations peut aussi se déterminer forfaitairement à condition de pouvoir justifier la réalité de ces prestations. Il faut donc éviter toute méthode de répartition forfaitaire sur la base d’une formule pré-établie.

Il existe deux méthodes de calcul de la rémunération :

• soit en fonction d’un pourcentage sur le chiffre d’affaires de la filiale, que l’on ajustera après la clôture des comptes,
• soit selon une clé adaptée à chaque type de service afin de refléter la réalité.

La rémunération peut se faire sous forme d’acomptes provisionnels, qu’ils soient annuels, semestriels, trimestriels ou mensuels. Elle peut se compléter par des règlements au titre de prestations supplémentaires occasionnelles. Une régularisation intervient à la clôture sur la base des prestations effectivement réalisées

Lorsque les résultats des sociétés filiales s’améliorent, il est possible de signer des avenants aux conventions d’origine afin d’augmenter le pourcentage du chiffre d’affaires servant au calcul, tout en veillant à justifier aux actionnaires du bien fondé de ce changement.

—Le facteur risque

Les “management fees” présentent une double difficulté :

Pour la filiale

La déductibilité peut toujours être contestée par l’administration si la marge sur les prestations est excessive.

Payer de telles factures peut en effet être considéré comme un acte anormal de gestion. Les juges pourront remettre en cause la convention pour atteinte à l’intérêt social. Dans ce cas, les conséquences fiscales peuvent être douloureuses. En effet, une double rectification est opérée. Les bénéfices de l’entreprise qui a payé les prestations (la filiale, en général) sont augmentés du montant des charges déduites ou du montant du manque à gagner injustifié. La bénéficiaire (la société prestataire, en général la maison mère) sera quant à elle imposée sur le montant des largesses dont elle a bénéficié.

Sans oublier les majorations et intérêts de retard !

Ce risque pourrait être aggravé en cas de procédure de sauvegarde ou de redressement judiciaire de la société ayant payé les prestations, puisque le tribunal pourrait déclencher une action en comblement du passif, s’il juge que cette facturation excessive est une faute de gestion qui a contribué à l’insuffisance d’actif de l’entreprise.

Pour la Holding

Le risque de l’acte anormal de gestion menace également. En effet, la facturation de prestations de services qui serait effectuée sans marge est également considérée comme une atteinte à l’intérêt social !  L’administration, dans ce cas, pourrait réintégrer dans le résultat la quote-part correspond à une « renonciation de recettes ».

Il faut donc marger, au risque de tomber sous le coup de l’acte anormal de gestion d’un coté, mais pas trop… pour éviter l’acte anormal de gestion de l’autre côté ! C’est donc entre ces deux écueils qu’il faut naviguer. En effet, la convention de prestations mère-fille est souvent utilisée pour permettre de compléter la distribution des dividendes attendus d’une filiale « cible » acquise, et permettre le remboursement par la holding d’un emprunt dans le cadre d’un LBO, un type de montage également porteur de risques juridiques et fiscaux.

Les conseils Valoxy sur les management fees

• Attention à la teneur des prestations facturées. Il est important ne pas dépasser le cadre légal en se référant au tableau ci-dessus.
• Veiller à bien rédiger et encadrer la convention,
• Conserver ses agendas pour justifier des travaux effectués.

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