Le décès d’un salarié

Le décès d’un salarié entraîne pour l’entreprise différentes démarches et obligations. Outre l’impact psychologique pour l’équipe, des obligations juridiques, légales et sociales incombent à l’employeur.

Rupture du contrat, solde de tout compte, épargne salariale, bénéficiaires, déclarations diverses, Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts-de-France, aborde le sujet sous tous ses aspects.

Fin du contrat de travail

Le décès d’un salarié entraîne la rupture de son contrat de travail. C’est un cas de force majeure. La date de rupture étant celle notifiée dans l’acte de décès, il faut donc se procurer le certificat de décès au plus vite. L’employeur peut le demander à la famille (conjoint, enfant, parent, etc.), à un proche, voire à un travailleur social si le salarié est isolé. L’entreprise pourra alors procéder à l’établissement :

  • de la dernière fiche de paie,
  • du solde de tout compte,
  • de l’attestation de salaire destinée à Pôle emploi, qui interviendra notamment dans l’évaluation du capital décès versé par la Sécurité sociale.
  • du certificat de travail,
  • et à la radiation du salarié du registre de l’entreprise.

Attention ! Dès la rupture du contrat, tous les montants dus par l’employeur en raison du travail du salarié défunt deviennent immédiatement exigibles. (Voir notre article Les documents à remettre au salarié lorsque son contrat de travail se termine)

 

Que comprend le solde de tout compte ?

Il n’y a pas d’indemnité de rupture en cas de décès, mais le solde de tout compte comprend tous les salaires et primes non encore versés :

  • les primes dues, qu’elles soient prévues par le contrat de travail ou la Convention collective,
  • l’indemnité compensatrice de congés payés,
  • l’indemnité correspondant aux droits acquis en matière de contrepartie obligatoire de repos, (RTT, etc.)
  • le salaire du mois en cours restant dû,

Lorsqu’une procédure de licenciement ou de rupture conventionnelle était en cours au moment du décès, l’employeur doit verser l’indemnité de licenciement ou l’indemnité spécifique de rupture conventionnelle, même si le décès a lieu pendant la période de préavis.

En cas de clause de non-concurrence, le décès y met fin automatiquement. Aucune indemnité n’est donc à payer à ce titre.

Enfin, il est important de vérifier qu’il n’existe pas d’avance sur rémunération (de type paiement anticipé d’une prime) ou d’avance sur frais. Il sera en effet difficile de procéder par la suite à une régularisation…

 

A qui verser le solde de tout compte d’un salarié décédé ?

Le solde de tout compte d’un salarié décédé ne peut être payé sur le compte bancaire du salarié. Aussi ne faut-il pas oublier de passer le mode de règlement “par chèque” dans le logiciel de paie.

Les montants dus au salarié sont versés au notaire en charge de la succession. Ils seront inscrits sur la DSN (déclaration sociale nominative). En l’absence de notaire, l’employeur peut remettre directement cette somme aux ayants droit, à la condition qu’ils prouvent leur qualité d’héritier :

  • avec une attestation signée par tous les héritiers pour une succession d’un montant inférieur à 5 000 €,
  • avec un certificat d’hérédité ou un acte de notoriété confirmant leur qualité d’héritier pour une succession d’un montant supérieur ou égal à 5 000 €.

 

Les autres versements

Aide financière suite au décès d’un salarié

Un accord collectif, un usage ou un engagement unilatéral (document écrit de l’employeur accordant un avantage aux salariés) peut prévoir une aide financière de l’entreprise aux ayants droit.

Liquidation de l’épargne salariale

L’employeur doit avertir les ayants droit, le cas échéant, de l’existence d’une épargne salariale (participation aux résultats de l’entreprise, réserve spéciale ou plan d’épargne d’entreprise…). Ceux-ci peuvent en demander le déblocage anticipé dans un délai de 6 mois, à compter du jour du décès. Le décès du salarié fait en effet partie des motifs de liquidation anticipée.

L’employeur doit donc fournir un état récapitulatif de l’épargne salariale au notaire chargé de la succession.

Radier le salarié des différents organismes

L’entreprise a la responsabilité de procéder à la radiation du salarié décédé auprès des différents organismes de protection sociale, Pôle emploi, Urssaf, complémentaire santé, prévoyance, caisses de retraite, et à la médecine du travail, à la date mentionnée sur l’acte de décès.

La radiation se fait en informant l’organisme par mail, ou sur son portail dédié, ou au travers de la DSN.

Complémentaire santé

Les contrats de complémentaire santé incluent souvent un remboursement “frais d’obsèques” en cas de décès d’un salarié. Il est donc important de prévenir l’organisme au plus tôt.

Les ayants droit d’un salarié décédé peuvent bénéficier de la portabilité (c’est à dire du maintien des droits à la mutuelle de l’entreprise) à condition d’avoir été inscrits au contrat de groupe avant le décès. La durée de cette portabilité est de 12 mois. (plafonnée à la durée du dernier contrat de travail du salarié).

Concrètement, si le salarié avait 10 mois d’ancienneté, le maintien des droits se limitra à 10 mois. S’il avait 2 ans d’ancienneté, les ayants droit ne pourront bénéficier de la portabilité que 12 mois.

Les ayants droit doivent demander le maintien des droits dans les 6 mois qui suivent le décès. Ils ont également la possibilité de renoncer à la portabilité et de souscrire de leur côté une nouvelle complémentaire.

La prévoyance (Assurance-décès)

Les contrats de prévoyance complémentaire prévoient parfois, en cas de décès, de faire bénéficier les ayants droit :

  • de la prise en charge des frais d’obsèques,
  • d’un capital ou d’une rente versée au conjoint du salarié
  • d’une rente d’éducation pour les enfants mineurs.

Tout salarié a la possibilité de désigner ses ayants droit à l’organisme de prévoyance. Si ce n’est pas fait, les ayants droit seront ceux définis dans le contrat.

Il est donc important pour l’employeur (ou son gestionnaire de paie, DRH, etc.) de monter un dossier de déclaration de décès auprès des organismes de prévoyance, qui demanderont – en général – les pièces suivantes :

  • l’acte de décès du salarié.
  • l’identité des ayants droit.
  • en fonction du contrat, les salaires des x derniers mois précédant le décè

Ces prestations peuvent également être accordées dans le cadre de la portabilité si le salarié avait quitté son employeur depuis moins de 12 mois et s’il était indemnisé par Pôle emploi au moment du décès.

Informer les éventuels créanciers du décès d’un salarié

En cas de saisie ou cession sur rémunération, ou d’un paiement direct de pension alimentaire, l’employeur doit informer (par email ou par courrier) le créancier (Administration fiscale, personne physique, etc.) du décès du salarié, et met fin à la saisie.

En cas de décès sur le lieu de travail

Lorsque le décès survient sur le lieu de travail, qu’il s’agisse d’un accident, d’un problème de santé (malaise, crise cardiaque, …), voire d’un suicide, l’employeur doit le déclarer à la CPAM dans les 48h. C’est la CPAM qui statuera sur la reconnaissance éventuelle d’un accident du travail, après instruction du dossier.

L’employeur doit également informer le CSE (Comité Social Économique).

 

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