Toute entreprise a vocation à se développer, c’est son but principal. Même en ces temps de crise, les dirigeants doivent réfléchir aux différents facteurs susceptibles de développer leurs entreprises, et d’améliorer la productivité. Optimiser le temps de travail en fait partie. De plus en plus d’entre eux s’intéressent ainsi à l’optimisation du temps de travail, autant pour eux-mêmes que pour leurs salariés.
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts-de-France, délivre dans cet article quelques conseils pour optimiser le temps de travail, et améliorer la productivité.
Le dirigeant (ou le manager) doit évaluer le temps de travail nécessaire pour la réalisation d’une tâche
Il est difficile pour un dirigeant d’évaluer le temps raisonnable pour la réalisation d’une tâche, surtout lorsque des temps de travail ont déjà été attribués ou qu’il ne maîtrise pas lui-même cette tâche.
En effet, si pour l’exécution d’une même tâche un collaborateur dispose d’une journée ou d’une semaine pour la réaliser, il utilisera dans les 2 cas le temps qui lui est attribué : « Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement. » selon Northcote Parkinson.
Cela ne signifie pas pour autant que la meilleure façon d’optimiser le temps de travail soit de planifier un maximum de tâches sur des délais les plus courts possible ! Vous risqueriez d’entraîner tout simplement la démotivation des salariés…. et les conséquences qui en découlent.
Un projet réalisé en quelques heures ne sera pas aussi bien abouti qu’en une journée, et de moins bonne qualité. Le niveau de performance est lié aux moyens mis en œuvre ainsi qu’au niveau de qualité attendu. On ne produit pas une chemise en prêt-à-porter de la même manière qu’une chemise sur mesure.
Le dirigeant doit viser la meilleure productivité possible, et optimiser le temps de travail. Il ne doit pas pour autant imposer une cadence infernale à ses salariés.
Comment évaluer le temps de travail nécessaire pour réaliser une tâche ?
Il n’est pas toujours facile d’évaluer le temps de travail optimal pour la réalisation d’une mission ou d’une tâche. L’entrepreneur peut s’en approcher en séquençant et en organisant les tâches à réaliser en suivant la démarche suivante :
1. Il faut scinder les tâches
Toute tâche se segmente autour de plusieurs petites actions. Une fois cette segmentation réalisée, il faudra fixer une durée de mise en œuvre et une séquence à chaque petite action afin d’identifier le temps et l’ordonnancement nécessaire à la réalisation de l’ensemble de la tâche. Scinder les tâches en petites actions permet de clarifier et de mesurer la démarche afin de fournir un travail de meilleure qualité et de gagner du temps.
2. Il faut définir les priorités dans les « choses à faire »
Définir les priorités contribue à classer les tâches. Cela permet d’avoir les idées claires et de travailler plus facilement. Il est globalement possible de classer les tâches selon 3 critères :
- L’urgence
- L’importance
- Le reste
Une tâche urgente n’est pas forcément importante. C’est une tâche qui nécessite d’être faite « maintenant ». Elle ne peut pas être remise à plus tard sous peine de sanction. (pénalités de retard suite à une échéance dépassée par exemple).
Une tâche importante n’est pas nécessairement urgente. Elle reste quand même une tâche prioritaire par rapport au reste des tâches. En général une tâche importante correspond à un projet qui s’effectue sur une durée plus ou moins longue. Elle est capitale pour l’organisation de l’entreprise, et permet d’améliorer le poste de travail, qui optimise le budget, etc…
Attention quand même à ne pas trop remettre les choses au lendemain, sinon cela peut se transformer en tâche urgente et importante.
Le reste correspond aux tâches quotidiennes ou aux tâches qui sont réalisées lorsque toutes les autres (urgentes et importantes) sont terminées. Cela peut être par exemple, nettoyer son bureau, ranger sa boîte mail, classer ses dossiers, etc… Il est à noter que ce sont souvent celles qui nous permettent de gagner du temps dans notre travail.
N’hésitez pas entre deux tâches à vous octroyer un moment de « respiration ». C’est-à-dire de trouver une action qui modifie votre rythme de travail, vous permet de vous lever ou bien au contraire de vous poser quelques minutes.
Il est important de ne pas conserver un rythme de travail identique toute la journée. Ceci afin de ne pas finir sous pression, à bout de nerfs et ne supportant plus votre travail. En manque d’idée pour changer d’air ? A titre d’exemple, marcher jusqu’au bureau de votre collègue plutôt que de l’appeler est un excellent moyen de se vider la tête pour des personnes occupant un poste sédentaire. Elle provoque un éveil général du corps, le sang affluant plus vite vers les muscles. De plus, elle fait travailler les intestins !
3. Il faut gérer les imprévus
Il faut prévoir l’imprévu ! Comment ? En gardant entre 10 et 15 % de votre temps sur la journée pour faire face à l’imprévu. Et ce, afin d’éviter des retards conséquents par la suite dans son travail. Et même si vous n’avez pas eu d’imprévu, le temps consacré n’est pas perdu. Il vous permet d’améliorer un dossier en cours, de commencer un nouveau projet… Ou encore de prendre le temps de communiquer avec vos équipes, un basic de tout bon manager.
4. Il faut savoir déléguer
Il est en général difficile pour un manager de déléguer certaines tâches à ses collaborateurs. Peur que le travail ne soit pas « aussi bien fait », que le collaborateur n’ait pas « les épaules assez larges », parce qu’il est débordé et n’a pas le temps d’expliquer, etc…. Pourtant, déléguer présente bon nombre d’avantages autant pour le manager que pour le collaborateur. Mais attention, il n’y a pas de délégation sans contrôle, auquel cas on se décharge plus qu’on ne délègue !
Le manager pourra se consacrer à d’autres activités qu’il juge importantes. Cela engendrera une meilleure gestion de son temps et la création de nouveaux liens avec les collaborateurs.
Le collaborateur quand à lui aura tendance à considérer cette délégation comme une forme de reconnaissance. Il sera donc d’autant plus motivé à aider le manager. Il pourra se former à des pratiques nouvelles, gagner en autonomie et donc par la suite évoluer au sein de l’entreprise.
L’évolution et/ou la prise de responsabilité permet souvent de créer des échanges entre les équipes et la direction de l’entreprise. Cela montre aussi à l’ensemble des employés qu’il est possible d’évoluer dans l’entreprise.
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Si newsletter il y a, je veux bien la recevoir !!! Merci
Bonjour Madame,
Je vous remercie pour l’attention que vous portez à notre blog. Nous sommes en réflexion sur la création d’une newsletter qui devrait arriver dans les semaines à venir. Nous gardons en mémoire votre demande afin de vous proposer de vous y inscrire prochainement.
Sincèrement,
L’équipe Valoxy, expert-comptable
En partant du principe que le temps de travail se découpe en tâches de travail, un de nos clients nous a demandé de développer un logiciel dans ce sens comme cela chaque tache est chronométrée avec le degré d’urgence. C’est pratique pour le dirigeant de l’entreprise
Bonjour,
L’utilisation de logiciel adapté peut effectivement s’avérer très utile.
Cordialement,
L’équipe Valoxy, expert-comptable