La transmission sécurisée du bulletin de paie

La remise du bulletin de paie par l’employeur est soumise à des règles de confidentialité et de conservation (article L3243-2 du Code du Travail). Les règles de transmission sécurisée du bulletin de paie incluent également l’assurance d’une bonne réception du bulletin par le salarié et son accessibilité pendant les durées réglementaires.

La dématérialisation du bulletin de paie a-t-elle entraîné des obligations nouvelles ? Quels sont les outils pour y arriver ? Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, répond aux questions sur la transmission sécurisée du bulletin de paie.

—Loi Travail

Jusqu’au 31/12/2016, le bulletin de paie “sous format électronique” était soumis à l’accord préalable du collaborateur.

La Loi Travail (aussi appelée Loi El Khomri), applicable depuis le 1er Janvier 2017, a inversé la règle de son adoption en entreprise. La dématérialisation du bulletin de paie est depuis cette date l’option par défaut, et ne nécessite plus l’accord préalable du salarié. Ce dernier conserve toutefois la possibilité de refuser, à condition d’exprimer formellement son souhait de conserver le format papier.

Ainsi, l’employeur doit, au moins un mois avant le premier envoi, informer le salarié que son bulletin sera remis sous format dématérialisé. Il doit aussi le prévenir de son droit de s’y opposer. Et, lorsque le salarié demande à recevoir ses bulletins au format papier, l’employeur dispose de 3 mois (maximum) pour accéder à sa requête.

—Des obligations légales

Conservation

Certaines obligations s’appliquent à la version électronique du bulletin de paie comme à la version papier. Ainsi, l’employeur est-il tenu de conserver dans ses archives les bulletins électroniques au minimum 5 ans.

De plus, il doit en assurer l’accessibilité pendant 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans des salariés qu’il a employés.

Mentions obligatoires

De même, les mentions sur le bulletin de paie  restent identiques sur la version électronique qu’en format “papier”.

—L’élaboration du bulletin de paie

Bien souvent les entreprises transmettent les informations des salariés et les variables de paie aux gestionnaires de paie par e-mail, par téléphone, par fichier Excel, ou par saisie des éléments variables de paie (EVP) dans les logiciels en ligne.

Puis, les gestionnaires élaborent les bulletins de paie, puis les renvoient à l’employeur par les mêmes canaux. (e-mail, courrier, directement au travers du logiciel de paie, ou par dépôt dans un système de gestion électronique de documents (GED).

Ces procédures ne garantissent pas la confidentialité des informations. Elles ne sont pas conformes aux normes RGPD, CNIL, etc. Il en est de même pour les salariés qui saisissent leur demande de congés payés au travers de nombreuses applications de paie.

—La distribution du bulletin de paie

Au moment du versement des salaires, l’entreprise doit remettre un bulletin de paie à chaque salarié. Cette remise obéit à des règles de confidentialité et de conservation strictes, définies à l’article L3243-2 du Code du Travail.

Ces règles sont :

• une bonne réception du bulletin de paie par le salarié,
• la garantie de son authenticité,
• la confidentialité : l’envoi doit en effet garantir la sécurité du bulletin de paie, et son intégrité. Celui-ci ne doit pas pouvoir être intercepté, ni copié.
• une conservation du bulletin et un accès à celui-ci pendant les durées réglementaires de 50 ans, ou jusqu’à ce que le salarié ait 75 ans. (afin de pouvoir justifier ses droits à la retraite si nécessaire).

L’employeur peut choisir de remettre le bulletin de paie au salarié :

• en version papier (en main propre ou par voie postale),
• par voie dématérialisée, si le salarié ne s’y oppose pas.

Or l’envoi du bulletin de paie se fait souvent par mail, ce qui ne permet pas de garantir cette sécurité. L’envoi du bulletin de paie par mail n’est d’ailleurs pas conforme aux normes RGPD, ni aux recommandations de la CNIL. Alors comment faire ?

Des solutions techniques qui répondent à ces obligations et ces contraintes de sécurité et de confidentialité. Le coffre-fort numérique fait partie de ces outils.

—Le coffre-fort numérique (CFN)

Il permet un archivage, en toute sécurité, en s’appuyant sur deux principes, à la base de son fonctionnement :

• la conservation des documents électroniques.
• la garantie d’une restitution identique au document original, grâce à un mécanisme de sécurisation et d’intégrité au moment du dépôt, aussi appelé scellement numérique. Il s’agit en fait :
  • d’une signature électronique, qui authentifie l’auteur du dépôt,
  • d’un horodatage, qui certifie la date de ce dépôt,
  • d’une empreinte numérique lors du dépôt.

Une traçabilité et un enregistrement des activités des utilisateurs, des anomalies et des événements liés à la sécurité assurent par ailleurs l’intégrité des documents dans le temps (leur “non-modification”). Ainsi peut-il assurer une transmission sécurisée du bulletin de paie.

Large gamme de services

Initialement proposés par des entreprises axées sur la communication et la transmission des données (La Poste, Orange, etc.), le coffre-fort numérique fait maintenant partie des offres de service des logiciels de paie. Ainsi de SilaeRH, l’application utilisée par le cabinet Valoxy pour lui-même et ses clients. En un seul clic (gain de temps), l’employeur va distribuer les bulletins de paie du mois à tous les salariés. Le logiciel intègre aussi une synchronisation des informations entrantes et sortantes, et fluidifie la digitalisation de la gestion RH et de la paie. Le coffre-fort numérique s’intègre de cette façon dans la chaîne de la paie, depuis la préparation jusqu’à l’envoi des bulletins.

Il existe même 2 types de coffre-fort. L’un est opérationnel uniquement lors de la présence du salarié au sein de l’entreprise. L’autre reste opérationnel même après le départ du salarié.

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