Le règlement intérieur fixe les obligations de l’entreprise en matière de santé, de sécurité et de discipline. C’est un document propre à chaque entreprise. Sa mise en place est obligatoire dans les entreprises de 50 salariés et plus. Il s’impose à toutes les personnes qui travaillent ou interviennent dans l’entreprise.
Quelles sont les clauses et dispositions qui composent un règlement intérieur ? Qui le rédige ? Comment le mettre en place ? Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts-de-France, détaille le règlement intérieur dans cet article.
— Qu’est-ce qu’un règlement intérieur ?
Le règlement intérieur fixe les règles à suivre dans l’entreprise en matière de santé, de sécurité, et de discipline. Il est rédigé par l’employeur, et il est propre à chaque entreprise.
En ce qui concerne la discipline au sein de l’entreprise, il définit la nature et l’échelle des sanctions mises en œuvre par l’employeur.
En cas de restrictions imposées aux salariés, celles-ci doivent être justifiées par la nature de l’activité en cause. Elles doivent être proportionnées au but recherché.
Les dispositions doivent être conformes aux lois, aux règlements et aux conventions collectives applicables. Ses clauses ne peuvent avoir un caractère discriminatoire, ni porter atteinte aux libertés. L’inspecteur du travail peut intervenir en cas d’illégalité.
Le règlement intérieur est rédigé en français. Des traductions peuvent y être annexées, comme pour tout document comportant :
- des obligations pour le salarié
- des dispositions dont la connaissance est nécessaire pour l’exécution du travail.
— A qui s’impose-t-il ?
Le règlement intérieur, quelle que soit sa date de mise en application, s’impose à tous les salariés de l’entreprise, y compris les stagiaires, mais aussi aux travailleurs intérimaires et aux intervenants d’entreprises extérieures. Seules les dispositions concernant les sanctions et les procédures disciplinaires ne s’appliquent pas aux personnels extérieurs.
Les salariés qui ne respectent pas ses dispositions s’exposent aux procédures et sanctions disciplinaires prévues par le règlement intérieur.
— Dans quelles entreprises ?
Dans toutes les entreprises de 50 salariés ou plus, quelle que soit leur activité
Jusqu’à la fin de 2019, un règlement intérieur était obligatoire dans toutes les entreprises de plus de 20 salariés. La Loi Pacte (Plan d’Action pour la croissance et la transformation des entreprises) du 11 avril 2019, a fait passer le seuil d’effectif de 20 à 50.
Calcul du seuil
L’effectif de 50 salariés doit être atteint pendant 12 mois consécutifs.
— Pourquoi rédiger un règlement intérieur ?
Depuis le 1er janvier 2020, l’élaboration d’un règlement intérieur n’est plus obligatoire dans les entreprises (et les établissements) de moins de 50 salariés. Cependant, il est vivement recommandé d’en établir un. Pourquoi ?
Le règlement intérieur permet d’informer les salariés sur les règles de conduite à suivre, de prévoir des sanctions en cas de non-respect, et d’en prévoir les conséquences.
Le règlement intérieur permet aussi de formaliser la rigueur des processus et de les faire respecter par tous salariés sur le lieu de travail.
— La mise en place du règlement intérieur
Rédaction
Si l’entreprise comporte plusieurs établissements, l’employeur peut rédiger un règlement intérieur avec une partie commune et une partie comportant des clauses spécifiques à chacun des établissements, ou, au contraire, autant de règlements intérieurs qu’il y a d’établissements.
De même un règlement intérieur peut-il comporter des dispositions communes à tous les salariés, ou des dispositions spécifiques à chaque catégorie de personnel.
Consultation du CSE
L’employeur doit obligatoirement consulter le Comité Social Economique (CSE), et lui soumettre le règlement intérieur pour qu’il donne son avis. Dès lors, ce règlement s’impose aux salariés, même si le CSE ne l’a pas approuvé.
En l’absence de CSE, l’employeur rédige le règlement intérieur sous le seul contrôle de l’Inspecteur du travail.
À défaut de consultation des instances représentatives du personnel (IRP), le règlement intérieur est réputé nul : il ne s’impose pas aux salariés.
Envoi à l’inspection du travail
L’employeur doit envoyer le règlement intérieur en 2 exemplaires, accompagné de l’avis du CSE, à l’inspection du travail. Celle-ci contrôle la légalité du document, conclut à sa conformité ou à sa non-conformité, justifie sa décision, et la notifie
- à l’employeur,
- aux membres du CSE,
dans un délai de 2 mois à compter de la réception de la demande.
En cas de modification (ou de retrait de clauses) du règlement intérieur, la procédure est la même. De plus, l’inspecteur du travail peut contrôler le règlement à tout moment et exiger le retrait ou la modification des clauses qu’il jugerait contraires aux dispositions du Code du travail.
Diffusion et dépôt du règlement intérieur
En même temps que l’envoi à l’inspection du travail, l’employeur doit aussi :
- diffuser le règlement intérieur (affichage, intranet, etc.) pour le porter “par tout moyen” à la connaissance de tous dans l’entreprise. (Voir notre article L’affichage obligatoire dans les entreprises).
- le déposer au greffe du Conseil de prud’hommes dont dépend l’entreprise ou l’établissement.
Le règlement intérieur n’est pas opposable aux salariés tant que les formalités de dépôt et de diffusion n’ont pas été faites. Il s’applique dès la date prévue de son entrée en vigueur même si l’inspection du travail n’a pas fait connaître ses observations.
La date d’entrée en vigueur figure dans le règlement intérieur. Elle ne peut avoir lieu moins d’un mois après que les formalités de dépôt et de diffusion ont été faites.
— Que contient le règlement intérieur ?
Hygiène et sécurité
- Les mesures d’application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l’entreprise ou dans l’établissement. (conditions d’utilisation des équipements de travail, manipulation des substances et préparations dangereuses, etc.)
- L’imposition aux salariés de mesures protectrices pour leur santé et leur sécurité. (port d’un masque en cas d’épidémie, interdiction de fumer dans les locaux, obligation de se rendre aux visites médicales, interdiction de prendre ses repas sur le lieu de travail, conditions d’introduction et de consommation des boissons alcoolisées, conditions de nettoyage des armoires et vestiaires, etc.)
Discipline et sanctions
- Les dispositions régissant
- la discipline (obligation de respecter les horaires de travail, de prévenir en cas d’absence ou de retard, d’obéir aux ordres de la hiérarchie, interdiction d’emporter tout objet appartenant à l’entreprise sans autorisation, etc.)
- la nature et l’échelle des sanctions que l’employeur pourrait prendre (avertissement, blâme, mise à pied disciplinaire – et sa durée maximale, rétrogradation, mutation, licenciement, etc.)
- Les clauses concernant le respect des procédures disciplinaires (convocation à entretien préalable par exemple) pour le salarié si l’employeur envisage une sanction.
Droits et défense du salarié
- Les dispositions concernant les droits de la défense des salariés (assistance du salarié lors d’une procédure disciplinaire par exemple)
Harcèlements sexuel et moral
- Les dispositions sur l’interdiction, la prévention et la répression du harcèlement moral et sexuel, sur les agissements sexistes,
- Rappel des dispositions légales relatives au harcèlement moral, sexuel et aux agissements sexistes (L1551-1 et suivants et L1142-2-1 du Code du travail),
- Rappel de la protection accordée aux victimes et témoins de harcèlement,
- Sanctions applicables aux auteurs.
Protection des lanceurs d’alerte
La loi du 21 mars 2022 qui améliore la protection des lanceurs d’alerte prévoit que le règlement intérieur doit rappeler l’existence du dispositif de protection des lanceurs d’alerte prévu par la loi du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique. Cette disposition entre en vigueur au 1er septembre 2022. (Voir notre article Modifications du règlement intérieur)
Entreprises de plus de 500 salariés
- Un code de conduite, qui décrit les mesures à mettre en œuvre (dans l’entreprise) pour prévenir les faits de corruption ou de trafic d’influence, tant en France qu’à l’étranger, sera également inséré dans le règlement intérieur des entreprises de 500 salariés et plus, et dont le CA est supérieur à 100 millions d’euros)
Autres clauses possibles
Certaines clauses, non-obligatoires, peuvent s’y insérer, comme la liberté vestimentaire, l’introduction de personnes étrangères à l’entreprise, les fouilles (vestiaires, fouilles corporelles), etc.
Télésurveillance
Le cas échéant, le règlement intérieur doit comporter une clause mentionnant l’installation de caméras pour des raisons de sécurité. (articles L 1311-2 et L 1321-3 du Code du travail). Le non-respect de cette obligation pourrait conduire au retrait des caméras.
Clauses interdites
Le règlement intérieur ne peut contenir :
- des éléments contraires aux lois, aux règlements, aux dispositions des conventions et accords collectifs applicables dans l’entreprise (ou l’établissement),
- des clauses qui restreindraient les libertés individuelles ou collectives sans être justifiées ou proportionnées au but recherché,
- des clauses discriminatoires, ou des sanctions financières
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