La gestion des notes de frais

Dans le cadre de leur activité professionnelle, les salariés de l’entreprise engagent des frais pour les besoins de leur travail, et dans l’intérêt de l’entreprise. Une bonne gestion des notes de frais professionnelles est indispensable pour maîtriser les coûts, et éviter les dérapages.

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, revient sur l’attention particulière à porter aux notes de frais.

Frais généraux

Les notes de frais professionnels font partie des frais généraux de l’entreprise. Elles comprennent le plus souvent :

• les frais de déplacement, lorsque le salarié utilise son propre véhicule pour se rendre chez les clients, les fournisseurs, les partenaires de la société,
• des frais de repas, lorsque le salarié est en déplacement professionnel et ne peut regagner son domicile le midi ou le soir, (voir notre article : Les frais de repas du gérant : quelles déductions ?)
• des frais d’hébergement, lorsque le salarié ne peut regagner sa résidence pour y dormir,
• d’autres frais engagés pour les besoins de leurs missions par les collaborateurs. Voir notre article Frais d’entreprise et frais professionnels.

Remboursement

Il faut présenter ces frais de façon périodique (en général mensuelle) pour en toucher le remboursement :

• sur une base réelle, en indiquant sur la note de frais les dates, les lieux de déplacement, et les clients rencontrés, et en y joignant les tickets de caisse et les notes correspondant à ses dé
• sur la base d’allocations forfaitaires, en respectant le barème de l’URSSAF. (Cela évite de soumettre ces frais professionnels à cotisations sociales).

Un barème kilométrique fiscal, publié chaque année au Journal Officiel, sert à évaluer de façon forfaitaire le coût d’utilisation d’un véhicule par les contribuables, pour leur déclaration d’impôts, et la déduction des frais réels. Il peut aussi servir de base pour indemniser les salariés qui utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles. (Voir nos articles Le barème kilométrique 2024 et Le barème des frais de carburant 2024)

Formalisme

Afin de faciliter la gestion administrative des notes de frais (vérification, contrôle, calcul, remboursement, etc.), nous recommandons d’établir un modèle unique de note de frais. Tous les collaborateurs de l’entreprise l’utiliseront.

• Cela permet de définir les règles de prise en charge de ces frais, et d’en faire part aux salariés de l’entreprise par une note de service.
• Cela permet une simplicité de fonctionnement, tant pour les collaborateurs qui présentent leurs frais professionnels, que pour le travail administratif de contrôle.
• Enfin, cela permet aussi l’identification des dérives éventuelles, et la maîtrise des coûts.

Fixer des règles claires évite toute discussion ultérieure, et facilite un remboursement en temps et en heure. Le suivi des notes de frais demande aussi une attention particulière au vu du risque important de redressement par l’URSSAF. (Voir à ce sujet notre article : Contrôle URSSAF : les points de vigilance pour éviter le redressement).

La note de frais doit faire apparaître, pour la période considérée ou le déplacement concerné, la date de la dépense, sa description (pour justifier de sa légitimité éventuelle), sa nature (repas, hébergement, transport, etc.), et le montant avancé par le salarié.

Le document récapitulera l’ensemble des dépenses. Il sera obligatoirement accompagné des justificatifs, ticket de caisse, factures, etc. Après accord du responsable (ou du chef d’entreprise), il sera adressé à la comptabilité pour être remboursé.

Respect de la loi

Rappel : pour que le remboursement des frais professionnels ne puisse pas être considéré comme un complément de rémunération ou un avantage en nature, il est nécessaire de respecter 3 conditions :

• La dépense est engagée pour le compte de l’employeur, dans le cadre du contrat de travail du salarié,
• Le montant de la dépense est proportionné,
• La dépense est justifiée et présentée pour remboursement à l’euro près.

Il faut par ailleurs que l’entreprise respecte la Convention collective qui lui est applicable.

Comment mieux gérer ses frais généraux, et faire des économies ?

L’entreprise doit rembourser le salarié qui a engagé des frais pour les besoins de son activité professionnelle. Elle doit cependant aussi définir un cadre et des règles strictes, pour encadrer sa politique des notes de frais, éviter les dérives et les abus, afin d’économiser sur ce poste.

Si elle respecte la Convention collective applicable, l’entreprise peut fixer un plafond de dépenses par type de frais. Elle peut imposer des pratiques économiques. Transports en commun, train en 2de classe, standing des hôtels, limiter le remboursement dans le temps.

Cet article vous a plu ? Dites-le nous dans les commentaires ci-dessous ! Pour plus d’informations sur les notes de frais, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :

• Quelle TVA récupérer sur les remboursements de frais ?
• Dirigeants : quels frais peuvent vous être remboursés par l’entreprise ?
• Zoom sur les frais de déplacements professionnels
• La Déduction Forfaitaire Spécifique (DFS)
• Remboursement de frais web : l’indemnité forfaitaire est-elle légale ?
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