Le rôle de la caisse consiste à suivre les transactions en espèces réalisées dans votre entreprise (recettes et dépenses). Son enregistrement au quotidien permet de rapprocher le montant d’espèces dont vous disposez réellement, avec votre comptabilité.
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, rappelle ici le rôle et le fonctionnement de la caisse.
- un particulier ne peut pas régler en espèces un professionnel si le montant excède 1 000 euros (depuis 2015),
- vous êtes en droit de refuser un règlement en espèces. (si plus de 50 pièces de monnaie constituent le paiement).
La tenue de la caisse
- Une caisse doit être tenue par les entreprises (artisans, commerçants) qui ont pour activité le commerce de détail ouvert au public, quel que soit leur régime fiscal.
- Pour les autres entreprises, si leurs recettes ne se justifient pas par l’établissement de factures de ventes, elles ont également l’obligation d’enregistrer leurs recettes dans un agenda de caisse (papier ou tableur informatique) ou via une caisse électronique.
Les obligations comptables
- Chaque encaissement doit y être enregistré. Toutefois pour les opérations inférieures à 76 euros, l’administration admet l’indication d’un cumul quotidien d’opérations.
- Un rapprochement entre la caisse « physique » et l’agenda doit être effectué quotidiennement. Tout écart doit se justifier et se corriger le cas échéant (oubli, vol, vente annulée…)
- En aucun cas son montant ne doit être négatif, c’est-à-dire que le montant des espèces dépensées ne doit jamais être supérieur aux encaissements en espèces.
- Les dépenses en espèces, tout comme les remises d’espèces en banque doivent figurer dans l’agenda ou le brouillard de caisse au jour le jour.
Les obligations fiscales de la caisse
- Pour déterminer le montant de la TVA sur votre chiffre d’affaires, vous devez ventiler vos opérations de manière à distinguer les différents taux de TVA applicables et les opérations imposables ou non.
- Tout opération inscrite dans votre journal de caisse ou caisse enregistreuse doit être appuyée de justificatifs, ci-dessous les justificatifs pris en compte par l’administration fiscale :
- bandes enregistreuse,
- agenda,
- synthèse de terminal de ventes informatique,
- bordereaux de remises des espèces en banque.
Quels risques en cas de non respect des obligations fiscales et comptables ?
Si vous avez volontairement omis des opérations en espèces ou ajouté des opérations erronées ou fictives, vous risquez des sanctions pénales et fiscales.
L’administration fiscale peut considérer que les omissions ou erreurs de votre caisse ne permettent pas d’apprécier avec certitude votre niveau de chiffre d’affaires. Elle peut donc décider de redresser votre niveau de chiffre d’affaires. et donc augmenter la base taxable à la TVA et le résultat imposable à l’impôt sur les bénéfices.
Des sanctions pénales pour faux et usage de faux peuvent s’appliquer. Pour rappel, il s’agit d’une amende de 45 000 euros et de trois ans d’emprisonnement.
Pour conclure, soignez la présentation des opérations que vous réalisez en espèces. Conservez rigoureusement les justificatifs liés aux encaissements et aux dépenses (factures d’achats). Là seulement, l’administration fiscale vous laissera « peut-être » en paix…
Vous souhaitez plus d’informations ? Retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
- Obligation d’utiliser des logiciels de caisse certifiés à partir de 2018
- Fraude à la TVA : Des logiciels de caisse certifiés obligatoires en 2018
- Un avenir sans cash ?
- Finis les tickets de caisse !
Bonjour,
Pour les décaissements durant l’année (règlements de fournisseurs, petits achats), existe-t-il une réglementation qui impose un plafond de dépenses sur le compte 53 ?
En vous remerciant,
Cordialement,
Bonjour,
Il n’existe pas de plafond pour les dépenses sur le compte de caisses.
Cordialement,
L’équipe Valoxy, expert-comptable