Obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié
Afin de lutter contre les risques de dissimulation de recettes, la loi de finances pour 2016 rend obligatoire l’utilisation d’un logiciel de caisse sécurisé et certifié rendant impossible l’annulation frauduleuse d’une partie des recettes en espèces enregistrées.
A partir du 1er janvier 2018, les commerçants devront utiliser uniquement des systèmes de caisse homologués, dont les données ne pourront pas être altérées.
Qui est visé par la nouvelle loi ? Qu’est-ce qu’un système de caisse homologué ? Quels sont les risques en cas de non utilisation d’un système certifié ? Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, fait le point sur les systèmes de caisse certifiés aux normes de 2018.
Les entreprises concernées par les logiciels de caisse sécurisés
Tous les commerçants, restaurateurs et professionnels assujettis à la TVA qui utilisent :
- une caisse enregistreuse,
- un terminal de paiement (TPV),
- un logiciel de caisse,
- des logiciels complets (gestion des stocks et enregistrement comptable),
devront donc, à partir du 1er janvier 2018 utiliser uniquement des systèmes de caisse homologués, dont les données ne pourront pas être altérées. Cependant, l’obligation ne concerne pas les micro-entreprises ou les autoentrepreneurs, car ils ne sont pas assujettis à TVA.
Systèmes de caisse homologués
Les logiciels de caisse certifiés répondent à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue d’un contrôle par l’administration fiscale.
Ainsi, le traitement informatique, par un logiciel certifié, des données saisies sur la caisse enregistreuse permet d’empêcher l’effacement de l’historique des transactions et l’ajustement des stocks.
Un système de caisse non conforme est un système permettant de supprimer une ligne d’un ticket en cours de saisie, d’annuler un ticket encaissé ou une partie d’encaissement en liquide sans laisser de traces enregistrées dans un compte-rendu non modifiable.
Présentation d’une attestation ou d’un certificat d’homologation
En cas de contrôle, les commerçants doivent attester de l’homologation de leur système ou logiciel de caisse, grâce à un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.
Toutes les données enregistrées et les détails des opérations doivent être accessibles à l’administration fiscale.
Les risques en cas d’absence d’un système certifié
A compter du 1er janvier 2018, les agents de l’administration fiscale pourront effectuer des contrôles inopinés. Les commerçants qui ne fourniront pas de certificat ou d’attestation d’un système de caisse certifié s’exposeront à une amende. (de 7500 euros par logiciel ou système non certifié, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours).
Un logiciel de caisse certifié, combien ça coûte ?
Un logiciel de caisse certifié coûte entre 500 et 1500 euros. (selon l’éditeur et les fonctionnalités du logiciel. Et il peut s’agir de la simple caisse enregistreuse, jusqu’au système complet de gestion des ventes, achats et stocks.
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Vous souhaitez plus d’informations sur les logiciels de caisse, comptables etc. ? Retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
- Fraude à la TVA : Des logiciels de caisse certifiés obligatoires en 2018
- Faut-il investir dans un logiciel de paye ?
- Finis les tickets de caisse !
- Choisir son progiciel de gestion intégré (ERP)
- Logiciel de comptabilité pour les TPE/PME : comment le choisir ?
j’ai une remarque à faire et une question en suspend et une remarque.
– j’ai entendu dire que les commerçants des marchés ne seraient pas soumis à cette mesure.
– certains petits commerçants utilisent non une vraie caisse enregistreuse mais une machine à calculer pour additionner et ne donne pas de ticket. D’après vous, la nouvelle législation s’étend elle à ce type de machine.
d’après vous, une fois cette mesure appliquée, que restera-t-il des petits commerces, coiffeur, petits restaurants qui ne tiennent qu’avec difficultés à « joindre les deux bouts ».
Bonjour,
la loi de 2018 à venir oblige les commerçants à utiliser des logiciels de caisse certifiés. Comme précisé, ils devront utiliser uniquement des systèmes de caisse homologués, dont les données ne pourront pas être altérées. Cela ne vise que les entreprises assujetties à la TVA (donc ne sont pas concernés les auto-entrepreneurs et les micro-entrepreneurs) et surtout, cela ne vise que les entreprises qui utilisent une caisse enregistreuse. Il n’existe aucune obligation de l’utiliser. Elle est plus souvent utilisée car elle assure une preuve facile et efficiente pour justifier du respect des obligations comptables.
Dès lors, si vous vous contentez d’utiliser une calculette ou toute autre méthode, vous ne serez pas soumis à cette obligation.
En espérant d’avoir répondu au mieux à votre question.
L’équipe Valoxy