Penser que la comptabilité ne sert qu’à établir les déclarations fiscales de l’entreprise est une opinion très répandue, mais elle est pourtant mal fondée, et, surtout, très incomplète ! En effet, la comptabilité d’une entreprise a un rôle beaucoup plus large, permettant de fournir des informations financières et des éléments de gestion sur la situation de l’entreprise à de nombreux acteurs économiques.
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, revient dans cet article sur le rôle de la comptabilité, outil global et multiforme au service de l’entreprise.
A quoi sert la comptabilité ?
Son rôle pour calculer l’impôt
La partie la plus visible de la comptabilité est sans doute son utilisation dans le calcul des différents impôts, taxes et cotisations de l’entreprise. La comptabilité permet de déterminer :
- Le bénéfice imposable à l’impôt sur les sociétés (IS) ou à l’impôt sur le revenu (IR),
- Les bases d’assujettissement à la TVA,
- Le montant de la masse salariale soumise aux différentes cotisations sociales (si on prend en compte la partie sociale de la comptabilité),
- Les autres impôts liés à l’activité de l’entreprise, CVAE, CFE, …
La comptabilité sert aussi lors d’un contrôle fiscal à expliquer et à justifier des démarches et des règlements réalisés auprès des caisses sociales et de l’administration fiscale.
Les autres domaines pour lesquels la comptabilité est utile
Le rôle de la comptabilité ne se réduit pas à établir la base taxable des différents impôts pesant sur l’entreprise. Tenir une comptabilité sert aussi à fournir des informations sur la situation financière de l’entreprise à de nombreux acteurs économiques. Ces informations peuvent être très différentes selon la nature des destinataires.
La réalisation de documents financiers synthétiques
Les tiers à l’entreprise se verront adresser une documentation synthétique. Celle-ci permet de se faire une idée de la santé financière de l’entreprise sans livrer des informations trop détaillées sur la structure de l’activité ou sur son mode de fonctionnement. On retrouvera trois types de documents :
- Le Bilan qui présente ce que l’entreprise possède et ce qu’elle doit à une date donnée (souvent la dernière date de clôture des comptes).
- Le compte de résultat qui présente la construction du résultat de l’entreprise sur une période déterminée ainsi que son évolution par rapport à la période précédente (le plus souvent les dernier et avant dernier exercices).
- L’annexe qui fournit les informations complémentaires nécessaires à la bonne compréhension du bilan et du compte de résultat.
Pour les sociétés commerciales, ces documents sont publiés lors du dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce.
La réalisation de documents permettant l’analyse financière de l’entreprise
La comptabilité permet aussi de réaliser une documentation détaillée des comptes de l’entreprise. Les documents présentés sont identiques à ceux cités ci-dessus. Mais ils sont présentés de manière à pouvoir analyser précisément les différents flux financiers. Ils permettent ainsi de faire une étude financière poussée de l’entreprise. Ils intéressent notamment les acteurs économiques suivants :
- Le dirigeant qui étudiera la bonne santé de son entreprise et comparera ses chiffres avec ceux de ses concurrents.
- Le (ou les) banquier(s) de l’entreprise qui va s’assurer de sa solvabilité et adaptera son offre et son encours en fonction du risque estimé. La démarche est systématique avant l’octroi d’un prêt.
- Certains fournisseurs et les agences de notation (Euler Hermes, Coface, …) font de même avant d’accorder des facilités de paiement (délais de règlement, mode de paiement, …) ou des recommandations aux entreprises qui ont souscrit une assurance.
- Les investisseurs potentiels s’en servent pour mesurer le risque du projet, évaluer la rentabilité attendue et choisir les meilleurs placements.
- Les représentants du personnel qui étudient la situation financière de l’entreprise pour informer le personnel et préparer les revendications salariales.
- La Banque de France et d’autres institutions publiques qui compilent les informations financières afin d’obtenir des bases de données statistiques par secteur d’activité.
- …
La réalisation d’outils de gestion
La comptabilité est une base riche et précise permettant aux dirigeants et aux services financiers de mettre en place des suivis et des indicateurs pour améliorer la gestion de l’entreprise. Parmi ces outils de gestion on trouvera :
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- L’analyse des comptes clients qui permet de mettre en évidence les paiements tardifs et/ou de suivre les relances des « mauvais payeurs ».
- Le suivi et/ou le prévisionnel de trésorerie qui est mis en place sur la base des informations comptables. Cet outil améliore la réactivité du dirigeant et l’aide à anticiper les fluctuations de trésorerie.
- Le prévisionnel financier et le suivi budgétaire qui permettent de comparer les dépenses comptabilisées avec celles initialement prévues.
- L’étude des charges comptabilisées qui fournit des informations et des indicateurs permettant de trouver des pistes d’amélioration pour la gestion de l’entreprise.
- La comptabilité analytique,
- …
Les avantages de la comptabilité dite « en partie double »
La comptabilité permet de connaître la trésorerie disponible de l’entreprise. Elle enregistre l’ensemble des recettes et des dépenses de l’entreprise. La comptabilité détermine ainsi la somme dont l’entreprise dispose pour régler ses dépenses.
Si cette information est indispensable pour le dirigeant elle n’est pas suffisante pour autant car la trésorerie n’est qu’un élément du patrimoine de l’entreprise.
La richesse d’une entreprise doit tenir compte :
- De la trésorerie présente sur les comptes l’entreprise et des crédits faits aux clients,
- Du niveau d’endettement de l’entreprise (établissements financiers, fournisseurs, investisseurs, …),
- Du niveau de ses stocks, de son parc d’immobilisation, …
La comptabilité en partie double permet de suivre l’ensemble des éléments qui composent le patrimoine de l’entreprise : stocks, matériels, créances et dettes, trésorerie, … Un investissement est enregistré comme une sortie de trésorerie mais aussi comme une entrée de matériel.
De plus, la comptabilité en partie double permet d’enregistrer des opérations financières qui n’ont pas d’impact sur la trésorerie comme une vente ou un achat à crédit. Une vente réalisée à crédit sera enregistrée comme une créance et non comme une entrée financière. Ce n’est que lorsque le client réglera sa créance qu’on enregistrera le flux financier. On effacera alors sa créance vis-à-vis de l’entreprise.
Le contrôle fiscal
Lors d’un contrôle fiscal, les contrôleurs se basent sur un ensemble d’indicateurs statistiques. Ceux-ci les aident à calculer une fourchette acceptable des bénéfices auxquels on peut s’attendre. Ils connaissent par exemple le taux de marge attendu pour une boulangerie. Ils parviennent à savoir si l’ensemble de l’activité a bien été déclaré en comparant les achats et le chiffre d’affaires réalisés.
Les contrôleurs peuvent demander à voir et à étudier votre comptabilité. Cependant, ils ne peuvent faire un redressement qu’après avoir prouvé qu’il y a eu erreur, irrégularité ou manquement aux règles comptables. Dans le cas contraire, la comptabilité fait foi. Le contrôleur ne pourra faire de redressement que sur des points précis et limités. (comme le rejet de la déductibilité d’une facture, par exemple).
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