La grande majorité des sociétés utilise la comptabilité d’engagement pour enregistrer leurs pièces comptables et suivre leur gestion. Certaines peuvent cependant se servir de la comptabilité de trésorerie.
En fonction de leur taille, de leur structure juridique ou de leur secteur d’activité, parfois de leur objet, les organisations (entreprises, associations, etc.) peuvent – ou ne peuvent pas – opter pour l’une ou l’autre.
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts-de-France présente dans cet article comptabilité de trésorerie ou d’engagement : deux façons de faire, leurs avantages et leurs inconvénients.
La comptabilité de trésorerie
La comptabilité de trésorerie (également appelée “méthode d’enregistrement”), ne prend en compte que les encaissements et les décaissements. Les opérations ne sont enregistrées que lorsqu’elles génèrent un flux financier, c’est à dire lorsqu’elles ont été payées ou encaissées. (Règlement d’un client, paiement à un fournisseur..).
Les recettes ne sont enregistrées que lorsqu’elles sont effectivement encaissées et les dépenses lorsqu’elles sont réellement payées.
Cette méthode n’intègre donc pas les engagements futurs ni les opérations non-monétaires. À la clôture de l’exercice comptable, l’entreprise doit néanmoins rattacher les créances non encore encaissées et les dettes non encore payées comme pour la comptabilité d’engagement. (Voir aussi notre article Le calcul de la trésorerie de l’entreprise)
Avantages
C’est une comptabilité relativement simple, car seuls les achats et les ventes figurant sur les relevés bancaires de l’entité sont enregistrés chaque mois, de façon chronologique. La saisie comptable allégée entraîne un gain de temps et un coût moindre.
Inconvénients
La méthode entraîne pourtant une gestion plus complexe de l’organisation. Le suivi des engagements non comptabilisés (factures impayées, ventes non facturées, ..) nécessite un travail extra-comptable. Il n’est pas possible de connaître les règlements des clients en attente ou encore les paiements fournisseurs à venir puisque les créances et les dettes ne sont pas enregistrées.
De plus, l’établissement des déclarations de TVA mensuelles peut s’avérer plus difficile, surtout s’il s’agit d’une TVA sur les débits, celle-ci étant calculée en fonction des dates de facturation et non des décaissements. Un calcul extra-comptable est donc là aussi nécessaire.
Enfin, si l’entreprise est soumise à l’IR, le résultat imposable dépend des flux de trésorerie, par définition irréguliers. Ce qui peut entraîner des difficultés pour le calcul des cotisations sociales de l’entrepreneur.
La comptabilité d’engagement
La comptabilité d’engagement prend en compte tous les produits et charges au fur et à mesure qu’ils apparaissent. Les recettes sont comptabilisées dès qu’une transaction est faite, et les dépenses lorsqu’elles sont engagées. Et ce, même si elles se rapportent à des opérations non encore payées. Toutes les créances et les dettes sont donc enregistrées.
Avantages
L’entreprise ou l’association qui a choisi la comptabilité d’engagement produit directement, et sans retraitement, une information financière plus fidèle à la réalité. La méthode d’engagement facilite la gestion (recouvrement des créances clients et la gestion des dettes fournisseurs). L’organisation peut aussi plus facilement recenser tous les engagements pris ou reçus en temps réel.
Inconvénients
C’est un mode de comptabilisation plus contraignant que la comptabilité de trésorerie. (Plus de temps, plus coûteux)
Quel mode de comptabilité choisir ?
Les entreprises qui relèvent de la catégorie des Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC) et les sociétés à l’IS (Impôt sur les sociétés), et qui sont imposées au régime du réel simplifié sont tenues à la comptabilité d’engagement. Cependant, par mesure de simplification, elles peuvent opter pour la comptabilité de trésorerie, aux conditions suivantes :
- leur chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 254 000 € HT pour les activités de prestations de services et 840 000 € pour les activités de vente de marchandises,
- elles doivent tout de même constater les créances et les dettes à la clôture de l’exercice comptable.
Par contre, ces mêmes entreprises, imposées au régime réel normal doivent tenir une comptabilité d’engagement, sans possibilité d’option pour la comptabilité de trésorerie.
Ainsi, la comptabilité d’engagement est le plus souvent obligatoire pour :
- les sociétés commerciales (SA, SAS, SASU, EURL, SARL, SNC, SCA, etc.), et ce, qu’elles soient soumises à l’IR ou à l’IS,
- les sociétés d’exercice libéral (SEL) assimilées à des sociétés commerciales (SELARL, SELAS, SELAFA, SELCA, etc.),
- les sociétés civiles (SC)
- qui ont opté à l’IS ou sont imposées au titre des BIC,
- qui ont un associé soumis à l’IS ou aux BIC,
- ou qui dépassent deux des trois seuils suivants : 1,55 millions € de total bilan, 3,10 millions € de CA et 50 salariés,
- les Entrepreneurs Individuels (EI), les EIRL imposées en BIC, et les EIRL à l’IS,
Mais….. On peut être une SAS de prestation de services en comptabilité de trésorerie si on est en réel simplifié avec un CA de moins de 254 000 € !
L’usage d’une comptabilité d’engagement peut aussi découler d’une disposition statutaire.
Les professionnels qui relèvent de la catégorie BNC (Bénéfices Non Commerciaux) et de la déclaration contrôlée (recettes supérieures à 77 700 € HT) sont tenus à la comptabilité de trésorerie. Néanmoins, sur option, ils peuvent opter pour la comptabilité d’engagement.
On retrouve généralement dans les entreprises qui optent pour une comptabilité de trésorerie les Sociétés civiles à l’IR, les Entreprises individuelles (EI) avec des bénéfices non commerciaux (BNC), les CE et les associations.
Ainsi, peuvent avoir recours à une comptabilité de trésorerie :
- les EI et EIRL imposées au titre des BNC,
- les associations qui ne répondent pas aux conditions de la comptabilité d’engagement,
- les sociétés civiles non soumises à l’IS ni aux BIC (sous réserve qu’elles ne comptent aucun associé soumis à l’IS ou aux BIC) et notamment les Sociétés Civiles Immobilières (SCI), Sociétés Civiles Professionnelles (SCP) et Sociétés Civiles de Moyens (SCM) relevant des BNC.
Certaines de ses entités peuvent néanmoins avoir intérêt a recourir à une comptabilité d’engagement. (notamment les SCI ou les titulaires de BNC, sous certaines conditions).
Le cas des associations
Les associations peuvent choisir la comptabilité de trésorerie. Néanmoins elles doivent tenir une comptabilité d’engagement dès qu’elles répondent à l’un des critères suivants :
- elles sont reconnues d’utilité publique,
- elles dépassent deux des trois seuils suivants : 3,1 millions € de CA ou de ressources, 1,55 millions € de total de bilan, 50 salariés,
- celles qui émettent des valeurs immobilières,
- celles qui perçoivent plus de 153 000 € de subventions.
De même, les comités d’entreprise (CE) qui disposent de ressources supérieures à 153 000 € doivent tenir une comptabilité d’engagement.
Dans le cas où le dirigeant souhaite opter pour une méthode différente que celle préconisée, il doit signifier ce choix sur papier libre au SIE (Service des Impôts des Entreprises) dont il dépend. L’option est renouvelée par tacite reconduction chaque année.
Comptabilité de trésorerie ou d’engagement ? Il peut être utile de faire appel à un expert-comptable pour analyser la situation de chaque entité. Le choix de la méthode la plus adaptée garantira un suivi et une gestion financière efficaces.
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