Chaque salarié doit obligatoirement recevoir une fiche de paie au moment du versement de son salaire. Cette fiche de paie doit comporter certaines mentions obligatoires présentes dans le Code du Travail. Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, vous donne toutes les informations utiles à savoir sur ce sujet, mais vous explique également que la fiche de paie peut être un outil de management pour le dirigeant.
Pour ce faire, le sujet peut être décomposé de la manière suivante :
- Description du bulletin de paie.
- La fiche de paie est un élément primordial aussi bien pour le salarié que pour le dirigeant.
- Délivrer une fiche de paie peut être considéré comme un acte de management.
La fiche de paie est bien plus qu’un simple outil d’information, c’est également un outil de management. En prenant individuellement les éléments qui composent le bulletin de paie et en les associant avec d’autres indicateurs, un dirigeant pourra analyser la productivité et la rentabilité de chaque salarié.
Description du bulletin de paie
Tout salarié doit recevoir une fiche de paie lors du paiement de son salaire (mensuel, hebdomadaire…), quel que soit le montant de sa rémunération ou le type de son contrat de travail.
La gestion de la paie peut être réalisée en interne, mais elle peut aussi être externalisée. Bien souvent, sous-traiter la gestion de la paie peut procurer un grand nombre d’avantages. L’entreprise doit transmettre tous les éléments de salaire de chaque employé en y incluant non seulement les parties fixes (salaire de base) mais également les parties variables (primes individuelles, collectives…). Le prestataire externe se charge ensuite d’éditer les fiches de paie, prend en charge les formalités déclaratives et enregistre les écritures nécessaires en comptabilité.
Les avantages de l’externalisation sont multiples :
- Le coût de gestion est souvent moins important qu’en interne puisque l’on fait appel à un prestataire qui est spécialisé dans ce domaine.
- Le prestataire s’assure de la conformité des fiches de paie sur le plan juridique.
- Il engage sa responsabilité et apporte son assistance en cas de contrôle fiscal.
Cependant, le dirigeant peut également faire le choix de réaliser les bulletins de paie en interne. Il a alors 3 possibilités :
- Emploi d’un gestionnaire de paie. Il s’agit d’une personne qui s’occupe uniquement de la paie au sein de l’entreprise.
- Utilisation d’un logiciel de paie.
- Utilisation du mode de gestion ASP (Application Service Provider). Il est souvent proposé par les cabinets d’expertise comptable et propose un logiciel de gestion en ligne qui permet un échange de données entre le client et le prestataire.
Il est important de noter qu’une fiche de paie peut être remise au salarié de plusieurs façons. Elle peut être remise en main propre, par courrier ou par voie électronique (à condition que le salarié ait donné son accord).
Les mentions
De plus, sur une fiche de paie existent des mentions obligatoires, des mentions facultatives, mais aussi des mentions interdites.
Les mentions obligatoires comprennent notamment les coordonnées de l’employeur, les coordonnées du salarié, toutes les références de l’URSSAF auquel l’employeur verse ses cotisations, mais aussi l’intitulé de la convention collective applicable. On y trouve également tout ce qui touche à la rémunération brute du salarié, les prélèvements sociaux et fiscaux (tels que la CSG, CRDS), ainsi que le montant et la date de paiement du salaire net à payer.
Les mentions facultatives sont les cotisations patronales de la Sécurité sociale ainsi que le récapitulatif annuel. Ces champs ne sont pas obligatoires sur une fiche de paie mais peuvent néanmoins y figurer.
Par contre, le bulletin de paie ne doit jamais mentionner l’exercice du droit de grève, ni des fonctions de représentant du personnel. La nature et le montant de la rémunération liée à l’activité de représentant du personnel doivent figurer sur une fiche annexée à la fiche de paie. C’est à l’employeur de l’établir et de la fournir au salarié.
En quoi la fiche de paie est-elle un élément primordial aussi bien pour le salarié que pour le dirigeant ?
La fiche de paie est un élément essentiel pour le salarié car elle lui permet d’avoir un suivi de son salaire. Chaque fiche de paie est à garder à vie, notamment pour faire valoir ses droits au moment de la retraite puisque le salarié doit être en mesure de présenter toutes les fiches de salaire qu’il a reçues.
Il est important pour le dirigeant d’être en règle avec les fiches de paie de ses salariés car cela permet d’officialiser les salaires qu’il verse auprès des organismes et des administrations. Ainsi, une fiche de paie est une protection à la fois pour le salarié mais aussi pour le dirigeant. Le salarié pourra prouver qu’il a bien cotisé les trimestres nécessaires pour son régime de retraite par exemple. Et le dirigeant pourra affirmer qu’il est en règle avec ses salariés.
Attention cependant à bien conserver les éléments écrits prouvant la régularité de la fiche de paie, car en cas de conflit le doute bénéficie le plus souvent au salarié.
Par ailleurs, si elle est correctement utilisée, la fiche de paie peut être un outil de gestion. Elle va permettre au dirigeant d’avoir un suivi des heures effectivement réalisées par ses salariés. Mais aussi de calculer un taux d’absentéisme, et contrôler la rentabilité de la production. L’employeur va pouvoir analyser la productivité de son entreprise au travers des heures effectuées par ses salariés, et pourra notamment se rendre compte de la valeur ajoutée produite par le personnel.
Délivrer une fiche de paie peut être considéré comme un acte de management
La délivrance d’un bulletin de paie peut être un acte fonctionnel ou un acte hiérarchique. C’est un acte fonctionnel quand le dirigeant délègue au service de paie le soin de délivrer aux salariés leurs fiches de paie. Mais cela peut être un acte hiérarchique quand le dirigeant les remet lui-même à ses salariés.
S’il choisit cette deuxième solution, cela peut être un atout pour la relation dirigeant – salarié. En effet, en choisissant cette solution, le dirigeant peut valoriser le salarié avec ce qui figure sur sa fiche de paie. (comme les augmentations de salaire par exemple). Il pourra lui expliquer pourquoi il a augmenté son salaire. Il aura ainsi une discussion enrichissante pour l’un comme pour l’autre. Dans ce cas-là, il s’agit d’un véritable acte de management.
Pour plus d’information sur les fiches de paie, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
J’ai énormément apprécié ce blog, excellent sujet
Chère Samira,
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