L’inventaire physique des stocks consiste à identifier physiquement, à comptabiliser puis à évaluer l’ensemble des stocks d’une entreprise. L’inventaire comptable permet de valoriser avec certitude les stocks présents à l’actif du bilan. L’inventaire est obligatoire pour les sociétés commerciales qui détiennent des stocks de quelque nature que ce soit. Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts-de-France, fait le tour de la question.
Qu’est-ce qu’un stock en comptabilité?
Sur le plan comptable, les stocks sont des actifs que l’entreprise possède. Ils sont destinés à être consommés dans le cadre de l’activité de l’entreprise, ou à être vendus. Les stocks ont bien sûr des natures et des fonctions différentes. Un commerçant, une entreprise de production, une société de service ou un professionnel libéral peuvent constituer des stocks.
- Chez un commerçant le stock correspond principalement aux marchandises achetées, et il a vocation à être revendu. Il comprend aussi les emballages, les fournitures, etc.
- Dans les entreprises de production (industrielles, artisanales, etc.) les stocks se composent majoritairement de matières premières (MP) et de consommables non utilisés, des produits « en-cours » de fabrication, des produits intermédiaires, des produits finis et des produits résiduels. Ils comprennent aussi les emballages, les fournitures, etc.
- Dans les entreprises de service, et chez les professions libérales, le montant des stocks est généralement plus restreint, car il ne se compose souvent que de fournitures.
[encadre]L’inventaire permet à l’entreprise de contrôler les écarts entre la valeur théorique (le stock informatisé), et la valeur réelle du stock. Il joue un rôle important dans la gestion des stocks. Selon les entreprises, les écarts peuvent être plus ou moins importants. Ils sont dus à la perte, au vol, à la casse ou la dégradation et aux erreurs de livraisons (réception ou envoi).[/encadre]
L’inventaire comptable est-il obligatoire pour toutes les entreprises ?
Toutes les personnes, physiques ou morales qui ont la qualité de commerçant sont tenues par le code du commerce à : « contrôler par inventaire, au moins une fois tous les 12 mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise ». Il s’agit là d’un inventaire physique. Il consiste à évaluer, par un comptage physique, tous les éléments stockés dans l’entreprise. On le comparera au « stock théorique » indiqué en comptabilité. Il n’existe pas d’obligation concernant le suivi comptable des stocks et des encours, ni de la tenue d’un inventaire permanent. Seule existe l’obligation de réaliser un inventaire physique annuel.
Cette obligation d’inventaire est cependant plus souple lorsque l’entreprise dispose d’un inventaire permanent fiable. Et on pourra le qualifier de fiable s’il permet :
- de s’assurer de l’existence et de l’appartenance des stocks,
- de détecter leur qualité intrinsèque et leur degré de rotation.
Dans ces conditions, l’entreprise peut alors effectuer :
- Un inventaire physique annuel complet à la date de clôture ou à une date antérieure. (Un écart maximum de 3 mois est recommandé).
- Un inventaire physique tournant. Celui-ci consiste à contrôler les quantités d’un certain nombre d’articles pendant l’exercice, en organisant des contrôles de manière à ce que chaque article soit au moins contrôlé une fois par an.
Les différentes méthodes d’inventaire
Comme évoqué précédemment, il n’existe pas de prescription formelle quant au suivi (et/ou un inventaire) des stocks et en-cours dans l’entreprise. Celle-ci peut s’appuyer sur différentes méthodes d’inventaire, dont l’inventaire ponctuel qui se fait à date fixe, et l’inventaire permanent.
L’inventaire ponctuel
L’inventaire ponctuel consiste à recenser et valoriser l’ensemble des stocks de l’entreprise à une date donnée (la date de fin d’exercice, pour permettre l’arrêté des comptes). Une fois la totalité des articles ou matières comptabilisés (ou pesés) ils feront l’objet d’une valorisation unitaire précise. Le produit de la quantité par la valeur de l’article permettra de connaître la valeur du stock de chaque article.
L’inventaire permanent
L’utilisation de logiciels adaptés rend possible l’inventaire permanent. Ces logiciels enregistrent l’entrée, l’utilisation et la sortie de chaque article. Le suivi rigoureux et exhaustif des entrées et sorties de stock permet de connaître en permanence la quantité des stocks présents dans l’entreprise.
Des inventaires partiels et réguliers permettent de contrôler l’exactitude des stocks informatisés. Ce système ne peut fonctionner que si l’entreprise a prévu ce suivi informatique pour l’ensemble des articles, et qu’ils fassent l’objet d’un contrôle physique régulier. (au moins une fois par an).
Organiser l’inventaire physique
[encadre]L’inventaire physique est un élément important pour la gestion des stocks. Il consiste à faire le tour de l’entreprise et à compter le nombre d’unités (éléments ou poids) de chaque article visible et identifié. Pour réaliser un inventaire de qualité, il faut suivre un certain nombre de principes. Notamment, une bonne organisation contribue au bon déroulement et offre un gain de temps appréciable car ce travail est souvent fastidieux.[/encadre]
1 – Organisation
Généralement, un responsable administratif prépare et organise l’inventaire. L’exécution et le suivi en sont souvent confiés à un cadre de l’entreprise, qui aura pour mission de trancher les questions qui se posent. L’exactitude du bilan comptable dépend en partie de la qualité de l’inventaire.
2 – Efficacité
Pour gagner en efficacité le responsable de l’inventaire aura pris soin de :
- Faire ranger les lieux de stockage,
- Regrouper les différents articles par familles lorsque c’est possible,
- « Adresser » les stocks en indiquer le lieu de stockage de chaque article sur les fiches de stock,
- Ordonner la fiche de stock en suivant le rangement physique des articles. Faire une fiche de stock par lieu de stockage,
- Identifier les articles qu’il ne faut pas compter. (s’ils n’appartiennent pas à l’entreprise ou n’ont plus de valeur comptable),
- Proposer du matériel pour aider au comptage (pastilles, balances, stylos, calculatrices, …).
3 – Arrêt de l’entreprise
Très souvent, lors d’un inventaire physique, l’entreprise est à l’arrêt. Les locaux doivent rester fermés pendant le comptage des articles. Cela permet d’éviter les mouvements d’articles (vente, mise en rayon, consommation…) pendant la durée du comptage, tout en mobilisant l’ensemble du personnel à cette tâche longue et fastidieuse. Tous les responsables auront pris soin :
- d’éviter les livraisons les jours précédents,
- de limiter les en-cours de production,
- de livrer les produits finis,
- « d’assainir » les stocks.
4 – Traçabilité et contrôle
Pour que le comptage soit précis, il doit être traçable et contrôlable. La plupart du temps les services administratifs proposent des fiches de stocks numérotées. Celles-ci comprennent la localisation, la désignation et la quantité théorique des articles à compter. L’équipe de comptage (généralement 2 personnes) compte les produits et inscrit la quantité sur la fiche de stock au crayon indélébile. Une fois le comptage fini, ces personnes signent la fiche et la remettent au responsable qui leur confie une nouvelle tâche de comptage. Un contrôle aléatoire des fiches de stock permet de s’assurer de la qualité du comptage.
5 – Cloisonnement des opérations de comptage
Lorsque c’est possible, il doit y avoir une séparation entre le comptage et la supervision. De plus, un inventaire réalisé par des personnes qui n’interviennent pas sur la partie inventoriée représente un gage de qualité. Ainsi, il est préférable que l’entreprise s’organise pour que les compteurs et les responsables n’interviennent pas sur leur zone de travail, domaine de compétence ou site. Le cloisonnement est ainsi une garantie supplémentaire d’un inventaire fiable.
6 – Exhaustivité
L’inventaire doit être exhaustif, tous les locaux doivent être ouverts et ce qu’ils contiennent doit être inventorié. On doit identifier clairement les éléments qui ne figurent pas sur les fiches de stock. On doit indiquer la raison du «non comptage».
La valorisation des stocks
La valorisation des stocks est un élément important de l’inventaire. (Voir notre article Comment avoir une bonne gestion de stocks ?). En effet, l’enjeu d’un inventaire de qualité réside autant dans la précision du comptage que dans la qualité de la valorisation des stocks. Dans une société commerciale, cette valorisation se fait grâce au coûts d’achat. Dans une entreprise de production, on aura recours à une évaluation des coûts de production. La valorisation peut se faire en utilisant différentes méthodes.
La méthode du Premier Entré Premier Sorti (PEPS ou FIFO)
Facile à appliquer, cette méthode est la plus courante. Elle part du principe que l’on utilise les produits les plus anciens en priorité. Concrètement, cela permet de valoriser les stocks à leur dernier coût d’achat.
Le Coût Moyen Unitaire Pondéré (CMUP)
Le coût moyen unitaire pondéré valorise le stock final en calculant le coût moyen des achats sur une période déterminée (en général l’exercice). Ce coût se calcule de la manière suivante :
Une fois le ratio calculé pour chaque produit, il suffit de valoriser le stock en multipliant les quantités comptées par le coût moyen pondéré obtenu.
[encadre]Remarque. La méthode de valorisation à un impact sur la valeur des stocks. Elle joue en conséquence sur le montant qui sera inscrit au bilan. Une fois que l’entreprise a choisi une méthode de valorisation, elle ne peut plus en changer quand elle veut. (par exemple afin d’améliorer la présentation du bilan !). Cela garantit la permanence des méthodes, un des grands principes comptables. Si le changement de méthode est possible, il doit pouvoir se justifier, et faire l’objet de notes explicatives dans les annexes au bilan.[/encadre]
Pour plus d’informations sur les stocks et les inventaires, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
Merci pour cet article très détaillé et précieux qui facilite grandement la compréhension des bonnes pratiques en matière d’inventaire comptable. C’est en lisant ce type d’article instructif que nous pouvons continuellement améliorer notre solution K Inventory pour mieux répondre aux besoins comptables actuels. Notre objectif est de simplifier l’inventaire afin qu’il devienne une opération simple et récurrente, plutôt qu’une contrainte en fin d’exercice.
Cher Axel,
Nous vous remercions de votre intérêt pour notre blog et de vos encouragements !
Bravo pour le développement de votre solution K inventory !
Nous vous souhaitons d’excellentes lectures sur notre blog !
L’équipe du Blog Valoxy