Faire un inventaire comptable des stocks de qualité

L’inventaire physique des stocks est une démarche qui consiste à identifier, comptabiliser puis évaluer l’ensemble des stocks d’une entreprise. L’inventaire comptable permet de valoriser avec certitude les stocks présents à l’actif du bilan. Il est obligatoire pour les sociétés commerciales qui détiennent des stocks de quelque nature que ce soit. Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, fait le tour de la question.

Qu’est-ce qu’un stock en comptabilité?

Sur le plan comptable, les stocks sont des actifs que l’entreprise possède. Ils sont destinés à être consommés dans le cadre de l’activité de l’entreprise, ou à être vendus. Les stocks ont bien sûr des natures et des fonctions différentes. Un commerçant, une entreprise de production, une société de service ou un professionnel libéral peuvent constituer des stocks :

• Chez un commerçant le stock correspond principalement aux marchandises achetées, et il a vocation à être revendu. Il comprend aussi les emballages, les fournitures, etc.
• Dans les entreprises de production (artisans, industries, etc.) les stocks se composent majoritairement de matières premières et de consommables non utilisés, des produits en-cours, des produits intermédiaires, des produits finis et des produits résiduels. Ils comprennent aussi les emballages, les fournitures, etc.
• Dans les entreprises de service ou chez les professions libérales, le montant des stocks est généralement plus restreint, car il ne se compose souvent que  de fournitures.

Un inventaire comptable est-il obligatoire pour toutes les entreprises ?

S’il n’existe pas d’obligation concernant le suivi comptable des stocks et des encours, ni sur la tenue d’un inventaire permanent, les entreprises sont cependant tenues de réaliser un inventaire physique annuel.

L’obligation d’inventaire est cependant plus souple lorsque l’entreprise dispose d’un inventaire permanent fiable. L’inventaire sera réputé fiable s’il permet :

• De s’assurer de l’existence et de l’appartenance des stocks,
• De détecter la qualité des stocks et leur degré de rotation.

Dans ces conditions, l’entreprise peut alors effectuer :

• Un inventaire physique annuel complet à la date de clôture ou à une date antérieure. (un écart maximum de 3 mois est recommandé),
• Un inventaire physique tournant. Il consiste à contrôler les quantités d’un certain nombre d’articles pendant l’exercice en organisant les contrôles de manière à ce que chaque article soit au moins contrôlé une fois par an.

Les différentes méthodes d’inventaire

Comme nous l’avons évoqué, il n’existe pas de prescription formelle quant au suivi et/ou l’inventaire des stocks et encours dans l’entreprise. Il existe différentes méthodes d’inventaire, dont l’inventaire ponctuel qui se fait à date fixe, et l’inventaire permanent.

L’inventaire ponctuel

L’inventaire ponctuel consiste à recenser et valoriser l’ensemble des stocks de l’entreprise à une date donnée (la date de fin d’exercice). Une fois la totalité des articles ou matières comptabilisés (ou pesés) ils feront l’objet d’une valorisation unitaire précise. Le produit de la quantité par la valeur de l’article permettra de connaître la valeur du stock de chaque article.

L’inventaire permanent

L’utilisation de logiciels adaptés rend possible l’inventaire permanent. Ces logiciels enregistrent l’entrée, l’utilisation et la sortie de chaque article. Le suivi rigoureux et exhaustif des entrées et sorties de stock permet de connaître en permanence la quantité de stock présent dans l’entreprise.

Des inventaires partiels et réguliers permettent de contrôler l’exactitude des stocks informatiques. Ce système ne peut fonctionner que si l’entreprise prévoit que l’on suive informatiquement  l’ensemble des articles  et qu’ils fassent l’objet d’un contrôle physique régulier (au moins une fois par an).

Organiser l’inventaire

1 – Organisation

Généralement, l’inventaire est organisé et préparé par un responsable administratif, son exécution est confiée à un cadre de l’entreprise. Ce dernier aura pour mission de faire réaliser un inventaire exhaustif de qualité, et de trancher les questions qui se posent. L’exactitude du bilan dépend en partie de la qualité de l’inventaire.

2 – Efficacité

Pour gagner en efficacité le responsable administratif aura pris soin de :

• Ranger les lieux de stockage,
• Regrouper les différents articles lorsque c’est possible,
• Adresser les stocks et indiquer l’adresse de chaque article sur les fiches de stock,
• Ordonner la fiche de stock en suivant le rangement physique des articles. Faire une fiche de stock par lieu de stockage,
• Identifier les articles qu’il ne faut pas compter. (ils n’appartiennent pas à l’entreprise ou n’ont plus de valeur comptable),
• Proposer du matériel pour aider au comptage (pastilles, balances, stylos, calculatrices, …).

3 – Arrêt de l’entreprise

La plupart du temps, lors d’un inventaire, l’entreprise est à l’arrêt. Les locaux doivent rester fermés pendant le comptage des articles. Cela permet d’éviter les mouvements d’articles (vente, mise en rayon, consommation…) pendant la durée du comptage, tout en mobilisant l’ensemble du personnel à cette tâche longue et fastidieuse. Tous les responsables auront pris soin :

• D’éviter les livraisons les jours précédents,
• De limiter les encours de production,
• De livrer les produits finis,
• D’assainir les stocks.

4 – Traçabilité et contrôle

Pour que le comptage soit précis, il doit être traçable et contrôlable. La plupart du temps les services administratifs proposent des fiches de stocks numérotées. Celles-ci comprennent la localisation, la désignation et la quantité théorique des articles à compter. L’équipe de comptage (généralement 2 personnes) compte les produits et inscrit la quantité sur la fiche de stock au crayon indélébile. Une fois le comptage fini, ils signent la fiche et la remettent au responsable qui leur confie une nouvelle tâche de comptage. Un contrôle aléatoire des fiches de stock permet de s’assurer de la qualité du comptage.

5 – Cloisonnement des opérations de comptage

Lorsque c’est possible il doit y avoir une séparation entre le comptage et la supervision. De plus, un inventaire réalisé par des personnes qui n’interviennent pas sur la partie inventoriée représente un gage de qualité. Ainsi, il est préférable que l’entreprise s’organise pour que les compteurs et les responsables n’interviennent pas sur leur zone de travail, domaine de compétence ou site. Le cloisonnement est l’une des clés d’un inventaire fiable.

6 – Exhaustivité

L’inventaire doit être exhaustif, tous les locaux doivent être ouverts et ce qu’ils contiennent doit être inventorié. On doit identifier clairement les éléments qui ne figurent pas sur les fiches de stock. On doit indiquer la raison du «non comptage».

La valorisation des stocks

La valorisation des stocks est un élément important de l’inventaire, pour bien comprendre ce point consultez notre article sur le sujet. En effet, l’enjeu d’un inventaire de qualité réside autant dans la qualité de comptage que dans celle de la valorisation des stocks. La valorisation des stocks d’une société commerciale se fait grâce au coûts d’achats. Celle d’une entreprise de production nécessite une évaluation des coûts de production. Celle-ci peut se faire en utilisant différentes méthodes.

La valorisation selon la méthode du Premier Entré Premier Sorti (PEPS ou FIFO)

Facile à appliquer, cette méthode est la plus couramment utilisée. Elle consiste à estimer que l’on utilise les produits les plus anciens en priorité. Concrètement, cela permet de valoriser les stocks à leur dernier coût d’achat.

Le Coût Moyen Unitaire Pondéré (CMUP)

Le coût moyen unitaire pondéré valorise le stock final en calculant le coût moyen des achats sur une période déterminée (l’exercice). Il se calcule de la manière suivante :

Une fois le ratio calculé pour chaque produit, il suffit de valoriser le stock en multipliant les quantités comptées par le coût moyen pondéré obtenu.

Pour plus d’informations sur les stocks et les inventaires, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :

• Techniques comptables : Les écritures d’inventaire en comptabilité
• Comptabilisation de la variation des stocks
• La valorisation et la comptabilisation des stocks
• La gestion des stocks en entreprise
• Comment avoir une bonne gestion de stocks ?
• L’arrêté des comptes