Le reporting est un compte rendu structuré de la situation d’une entreprise ou d’un projet. Il permet d’éclairer les décisions à prendre et d’ordonner les actions à mener.
Comment et où collecter les informations pertinentes ? À partir de quelles données ? Quelle analyse en faire ? Comment présenter ces résultats ? Et comment les suivre dans le temps ?
Valoxy, cabinet d’expertise dans les Hauts-de-France, explique et illustre dans cet article ce qu’est le reporting, et comment le mettre en place.
Définition
Le terme anglais “reporting” signifie présenter un rapport, communiquer des données. Le reporting désigne ainsi l’ensemble des processus et outils utilisés pour collecter, analyser et communiquer des informations relatives aux activités (ou aux résultats, ou à la performance, etc.) d’une organisation, d’un projet, ou d’une équipe. Après avoir défini les objectifs à suivre, le reporting organisera :
- le rassemblement des informations pertinentes (collecte de données),
- la présentation de ces résultats (“reporter”) de façon :
- analytique dans un tableau de bord,
- visuelle dans des graphes (voir notre article Power BI et le reporting)
- synthétisés dans un rapport écrit (compte rendu).
Objectifs
Le reporting permet de fournir une vue d’ensemble sur différents aspects de l’entreprise. Il facilite la prise de décisions stratégiques, le suivi des objectifs fixés ou la gestion des risques. Il peut être réalisé à différentes fréquences (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc.), selon les besoins. Une fois présenté, le reporting permettra une analyse pour en tirer des conclusions significatives et stratégiques, la mesure des écarts avec les orientations et les objectifs de départ, des tendances, voire l’identification de problèmes ou d’opportunités.
Quelles sont les étapes-clés d’un reporting ?
– L’identification de ses besoins
La mise en place d’un reporting commence par l’identification de ses besoins, en termes d’organisation (orientations stratégiques, contraintes liées aux outils existants), des équipes, et des attentes du comité de direction. Le reporting doit, d’une façon ou d’une autre refléter cette vision stratégique.
– La collecte des données (la “data”)
Celle-ci implique de rassembler les informations pertinentes : chiffres de vente, indicateurs de performance clés (KPI), résultats financiers, retours clients, etc.. Il conviendra de trier les données, de les analyser, mais aussi de les fiabiliser. Il faudra aussi effectuer un “contrôle de cohérence” des données utilisées, en éliminer toute “pollution” afin de garantir la pertinence des résultats obtenus. Enfin, il sera nécessaire de s’assurer de leur exhaustivité : toute la compta est-elle enregistrée ? Les dernières ventes aussi ?, etc. Attention, la fiabilisation de la “data” prend du temps ! Et la qualité des données doit interpeller :
- fiabilité : dans quelle mesure les données saisies ou remontées sont-elles exactes ?
- volume : quelle masse d’informations le reporting doit-il prendre en compte ?
- format : issues de différents systèmes de l’entreprise, leur uniformité sera-t-elle ensuite assurée ?
- calcul : est-il nécessaire afin de rendre l’information exploitable ?
Ainsi, le process du reporting commencera par la centralisation des données. D’abord les rassembler, les compiler, et les vérifier, puis les traiter avant de les mettre en forme. En fonction de l’entreprise, ces données seront saisies manuellement, issues de fichiers Excel, ou extraites automatiquement depuis les systèmes en place (logiciels comptable ou de paie, ERP, CRM, SIRH, …).
Cette phase de collecte et de centralisation est d’une importance primordiale, et il est donc nécessaire de s’assurer de ses bons “réglages” pour alimenter le reporting de données fraîches, cohérentes et pertinentes. Un reporting bien construit peut permettre aussi d’appliquer un filtre individuel sur les graphiques pertinents. Il “structurera” les données de manière claire pour les décliner ensuite sous diverses représentations et rendre leur contenu plus accessible.
– La communication des résultats
Les résultats de cette analyse sont présentés sous forme de
- graphiques, (indicateurs, représentation synthétique et visuelle des données (performance de l’entreprise, d’un département, d’un produit…). La “visualisation des données” regroupe les KPIs, les graphiques ou les tableaux, dans lesquels apparaîtront aussi des comparaison. (Voir notre article Power BI et le reporting). Celles-ci peuvent être
- temporelles (N/N-1), mois en cours/mois précédent, budget/données actuelles)
- sectorielles (performance de l’entreprise par rapport à celle de son marché)
- intra-entreprise (entre filiales, produits, régions…)
- tableaux de bord, (chiffres caractéristiques, ),
- rapports (écrits ou visuels),
qui informeront les destinataires (dirigeants, managers, équipes, clients, investisseurs, banquiers, etc.). Le reporting doit s’adapter au destinataire : on ne donnera pas la même finesse d’information au commercial sur le terrain, au directeur des ventes, et au PDG ! Il faut adapter les informations données à son destinataire. La présentation doit aller à l’essentiel, mais aussi pouvoir répondre à des demandes spécifiques, voire “zoomer” sur certains détails…
Le format et le rythme de ces présentations sont donc prédéterminés, et varient selon les besoins de l’entreprise et des utilisateurs.
– L’analyse de ces résultats
À l’issue de son rôle de remontée d’information, le reporting permettra une analyse des résultats obtenus, afin d’orienter ou de réajuster les décisions stratégiques, (en fonction des performances observées), mais aussi un suivi continu, réalisé sur les mêmes bases. Cette analyse guidera aussi les managers et les équipes vers leurs objectifs.
La finalité du reporting repose sur la qualité de chacune de ces étapes, la pertinence des données utilisées, et la finesse de l’analyse qui en découle, pour :
- partager l’information stratégique ou opérationnelle d’un service à l’autre,
- donner plus de sens au travail des équipes, qui suivront mieux leur progression.
Quelles peuvent être les utilisations du reporting ?
Financier
La notion de reporting financier rassemble les reportings comptable, de gestion, de trésorerie, de planification financière et de consolidation. Il s’agira de rassembler des données et de présenter des indicateurs liés à la santé financière de l’entreprise, comme les délais moyens de paiement (fournisseurs, clients), l’évolution de l’EBITDA, etc. Dans les grands groupes, il permet de synthétiser des éléments provenant de centaines de sociétés.
Commercial
Le reporting ventes présente l’activité de l’entreprise et sa performance commerciale, en mettant en avant des indicateurs comme le chiffre d’affaires et sa répartition (par produit, par commercial, par région, etc.), le volume des ventes, l’impact des taux de conversion, le panier moyen, etc.
Social et environnemental
Le reporting RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises) ou ESG (Environnement, Social et Gouvernance) s’intéresse aux aspects extra-financiers de l’entreprise. Il comprendra des critères d’évaluation liés au social, au sociétal ou à l’environnemental, et des indicateurs comme le nombre de formations dispensées, l’impact territorial, économique et social de l’activité de l’entreprise, ou encore l’utilisation durable des ressources. Il inclut parfois le reporting social, qui met en avant les éléments sociaux et RH de l’entreprise. (Plans de formation, âge moyen, répartition homme/femme, poids des charges sociales, etc.).
Analytique
Enfin, le reporting analytique étudie tout type de problème (opportunités commerciales, résolution de problématiques de l’entreprise, etc.). Il englobe toutes les analyses que permettent les données (quantitatives et qualitatives) récoltées.
Grâce à l’emploi de solutions logicielles, le reporting analytique appartient au domaine de la “business intelligence” (ou informatique décisionnelle). Il travaille un nombre très important de données, en provenance de nombreuses sources, et permet des analyses avancées rendues possibles par leur croisement ou leur “catégorisation”. Dans l’entreprise, les indicateurs d’un reporting analytique sont par exemple la rentabilité par client, ou l’analyse des coûts. (Voir notre article Power BI et le reporting)
Quels outils pour construire son reporting ?
L’outil de reporting le plus répandue dans les PME reste aujourd’hui la “feuille de calcul” (comme Excel, par exemple). Grand classique de la gestion d’entreprise, la feuille de calcul souffre néanmoins des risques d’erreurs de saisie, et du temps nécessaire pour la maintenir à jour.
Cet article vous a intéressé ? Dites-le nous dans les commentaires ci-après ! Retrouvez également nos autres articles sur le blog Valoxy :
