Lorsqu’une entreprise met du matériel à disposition d’un salarié pour lui permettre de réaliser sa mission, elle peut en limiter l’utilisation au simple usage professionnel. Ainsi, lorsque l’entreprise possède, achète ou loue du matériel (véhicule de fonction, téléphone, badge autoroutier, service divers, …) afin de le mettre à disposition du salarié pour qu’il puisse faire son travail, elle a la possibilité de lui interdire de l’utiliser à des fins personnelles.
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, revient dans cet article sur l’utilisation, par les salariés, des matériels mis à disposition par l’entreprise.
Un salarié qui aurait utilisé son véhicule pendant le week-end ou ses congés payés pourrait être licencié pour utilisation du matériel à des fins personnelles sans y avoir été autorisé. Mais attention, la sanction prise par la direction de l’entreprise doit être proportionnée à la faute commise par le salarié. En effet, un salarié ne saurait être licencié pour avoir utilisé son téléphone portable pour avoir appelé une fois l’étranger ou pour avoir roulé une ou deux fois avec son véhicule de fonction pendant un week-end alors que cela lui avait été interdit.
Pour licencier un salarié pour avoir utilisé le matériel de l’entreprise sans y avoir été autorisé, il est nécessaire de montrer que l’interdiction était connue, l’utilisation était volontaire. De plus, il faut montrer que l’utilisation à des fins personnelles a été abusive (destination et durée des appels téléphoniques en rupture avec les habitudes de la société) ou fréquente, ce qui tend à prouver une tromperie.
Comment limiter l’utilisation du matériel de l’entreprise à des fins professionnelles?
La restriction de l’utilisation du matériel de l’entreprise passe par la rédaction de conditions d’utilisation. Le dirigeant pourra informer les employés de son entreprise des restrictions d’utilisation de ce matériel sur plusieurs supports :
Inscrire les conditions d’utilisation dans le règlement intérieur,- Intégrer les restrictions dans une clause du contrat de travail,
- Faire une note de service dédiée à l’utilisation des matériels professionnels,
- Rédiger une charte d’utilisation des matériels de l’entreprise.
Les conséquences fiscales et sociales
Lorsqu’un employé n’a pas l’autorisation d’utiliser le matériel de l’entreprise, cette utilisation ne peut plus être considérée comme avantage en nature. Elle ne doit donc plus être déclarée comme telle et ne sera pas soumise à cotisations. En effet, seule l’utilisation d’un matériel de façon permanente constitue un avantage en nature.
Par ailleurs l’utilisation d’un téléphone sur de courtes durées vers son domicile par exemple ne sera pas considérée comme un avantage en nature si cela reste raisonnable.
Pour plus d’informations concernant l’avantage en nature, ou l’utilisation, à des fins personnelles, du matériel de l’entreprise, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
