Une réunion de travail doit permettre à l’équipe concernée d’avancer. Et manager une équipe est un métier à part entière. Il devient le lot quotidien de nombreux dirigeants, en général peu préparés à la gestion des ressources humaines. Dans ce contexte, réussir à mobiliser ses collaborateurs au travers des réunions de travail est une tâche plus difficile qu’il n’y paraît.
Pour gagner en efficacité, Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, vous dévoile ses astuces pour réussir sa réunion de travail.
La réunion de travail, pourquoi tout le monde en use et en abuse
Les joies des réunions de travail dès le lundi matin, vous connaissez tous ! Sauf qu’aujourd’hui, vous êtes le dirigeant et l’organisateur de ces sacro-saints temps d’échanges avec vos collaborateurs. Perte de temps ou réel apport au bon fonctionnement de votre entreprise ? Chez Valoxy, nous préconisons la réunion de travail. Celle-ci mobilise les idées et les énergies. Elle booste les équipes. Elle permet la coordination des actions et la synergie des compétences.
L’objectif de la réunion de travail
Une réunion de travail peut poursuivre différents objectifs. Pour réussir votre réunion, la première étape est alors d’en identifier la finalité.
Ainsi, une réunion de travail peut avoir pour objectif :
d’informer,- de débattre autour d’une ou plusieurs idées, mobiliser la synergie des compétences et des idées,
- de préparer des actions concrètes futures,
- d’agir pour solutionner un problème existant,
- de valider une situation,
- de former, et de sensibiliser.
Pour optimiser ses réunions de travail
Une bonne réunion de travail est une réunion ciblée, efficace, rapide. N’oubliez pas que le temps, c’est de l’argent !
Votre but est donc d’obtenir un maximum de productivité, en un minimum de temps. Pour ce faire, nous vous conseillons de :
- cibler les participants et éviter les invitations « pour faire plaisir »,
- définir des objectifs précis à la réunion,
- dans le même esprit, éviter un ordre du jour listant simplement les thématiques à aborder,
- minimiser le temps d’information durant la réunion, privilégier les temps de débat et d’action,
- penser à bien définir pendant la réunion l’ensemble des responsabilités (prise en charge par chacun, qui fait quoi, comment, quand, combien…,
- dans le même esprit, transmettre des documents informatifs en amont de la réunion, les participants pourront s’imprégner du sujet et entrer directement dans le vif du sujet,
- confier des travaux préparatoires aux participants clés.
Remarque : Idéalement, une réunion de travail efficace dure au maximum 1 h voire 1 h 30 (maximum 2 h).
Les prérequis pour une réunion réussie
Pour optimiser votre temps de réunion, n’hésitez pas à communiquer en amont. Échangez de manière informelle avec les futurs participants, expliquez-leur de vive voix votre vision de ce temps d’échange. Expliquez-leur l’intérêt de réaliser vos travaux préparatoires, de lire vos documents d’information. Motivez vos collaborateurs. Poussez-les à la réflexion !
Vous pouvez également ouvrir les débats par le biais de votre intranet si vous disposez d’un tel outil, via un forum collectif par exemple.
Le schéma d’animation de votre réunion
Une réunion réussie est une réunion ordonnée. Quelques visuels accentueront votre discours, à condition de ne pas en abuser. Vos diapositives doivent appuyer une information clé et aider les participants à mémoriser l’essentiel. Travaillez épuré pour ne pas embrouiller l’assemblée !
De plus, une réunion de travail qui ne tiendrait que par l’intermédiaire de visuels risque fort d’ennuyer vos collaborateurs. L’animateur, c’est vous, ce n’est pas votre PowerPoint ! Une réunion réussie est souvent une réunion vivante. N’hésitez pas à rendre votre réunion dynamique (power point, vidéo, graphiques, échanges, … Ne restez pas non plus le nez collé sur vos notes.
Enfin, tâchez de préparer votre fil conducteur, votre introduction et votre conclusion, pour une réunion claire, nette et précise !
Vous l’avez compris, la réunion de travail hebdomadaire peut être une véritable valeur ajoutée à la productivité de l’entreprise, à condition de l’organiser de manière efficace et de réussir à mobiliser ses équipes. Le management n’est pas qu’une tâche à accomplir pour le dirigeant. Il est un vrai métier… Qui s’apprend et se perfectionne de jour en jour !
Pour plus d’informations sur la tenue d’une réunion de travail, et votre organisation, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
