« Le temps c’est de l’argent » entendons-nous bien souvent, et par ces temps de crise tous les moyens sont bons pour en gagner… Mais comment faire ? Par où « taper » pour qu’une entreprise puisse en récupérer ou alors en économiser ? Valoxy Expert Comptable à Lille vous donne une partie de la réponse : l’organisation du temps de travail.
Plus facile à dire qu’à faire, répondrez-vous ! Et pourtant il existe plusieurs méthodes pour aider dans l’organisation du temps de travail. Nous proposons dans cet article lié aux méthodes d’organisation du temps de travail, de nous pencher sur la méthode GTD, Getting Things Done.
Qu’est-ce que c’est que la méthode GTD ?
C’est une méthode d’organisation du temps de travail qui a été développée par David Allen, l’auteur de « GTD, The Art of stress-free productivity ».
Elle se base la gestion quotidienne des priorités afin d’être plus productif et moins stressé. Cette méthode d’organisation du temps de travail se décompose en 4 étapes : la collecte, le traitement/l’organisation, l’action et la révision.
Les 4 étapes de la méthode GTD
La collecte
C’est la première étape de l’organisation du temps de travail. Vous devez réaliser une liste de toutes les « tâches » qui arrivent sur votre bureau (courriers, e-mails, demande de devis, factures, etc…) afin de vous vider la tête. Il faut mettre par écrit tout ce qui vous vient à l’esprit.
Le traitement / L’organisation
La deuxième étape de l’organisation du temps de travail selon la méthode GTD consiste à se poser la question suivante : est-ce que chacune des tâches que j’ai sélectionné est une action ? et est-ce qu’elle entraîne une action suivante ? Une action est à traiter en priorité.
Une fois ce choix effectué, il convient de décider que :
- La tâche doit être supprimée,
- La tâche peut être rangée : elle peut servir pour un projet futur ou elle peut être traitée plus tard,
- Si la tâche peut être exécutée tout de suite, elle ne doit pas cependant excéder deux minutes.
Quand la tâche est supprimée n’oubliez pas de la barrer de votre liste pour améliorer votre organisation du temps de travail.
L’action
Une fois l’organisation du temps de travail mise en place, il faut alors réaliser les tâches prévues.
Pour décider d’exécuter une action à un moment précis, il faut respecter quatre critères :
- Le contexte, c’est-à-dire l’endroit où l’on se situe au moment de la réalisation : au bureau, en voiture, au téléphone…
- La disponibilité, s’il n’y a pas de rendez-vous prévu dans l’immédiat par exemple,
- Le niveau d’énergie c’est-à-dire, est-ce qu’on est prêt physiquement et psychologiquement à réaliser cette tâche,
- La priorité de la tâche.
La révision
Il faut effectuer une révision quotidienne et une révision hebdomadaire des tâches. La révision consiste à passer en revue les tâches et projets que l’on s’était fixé pour notre organisation du temps de travail. L’objectif premier est de faire le point sur les tâches terminées, celles à venir, celles à supprimer, etc…. L’objectif secondaire est de vous permettre d’avoir l’esprit tranquille afin de mieux travailler (moins de stress = meilleure productivité).
Face à ces deux objectifs qui découlent de l’organisation du temps de travail, il nous paraît indispensable de tenir la liste à jour, même si cela n’est pas forcément évident.
Les avantages et inconvénients de la méthode GTD
Avantages
- Méthode d’organisation du temps de travail très facile à comprendre
- Évite la procrastination
- Permet de réaliser n’importe quelle tâche avec un minimum d’effort
Inconvénients
- Difficulté à mettre en œuvre cette méthode d’organisation du temps de travail, il faut s’y tenir
- Recenser toutes les tâches tout le temps peut vite devenir lassant
- Méthode rigide (à la longue)
Vous avez ainsi toutes les clés en main pour gérer au mieux votre organisation du temps de travail et être par la suite plus productif sur votre lieu de travail.
Pour synthétiser tout ce qu’il faut savoir sur l’organisation du temps de travail grâce à la méthode GTD, nous mettons à votre disposition un schéma récapitulatif.
Pour plus d’informations sur l’organisation du temps de travail, consultez nos autres articles sur le blog de Valoxy :
- 4 questions sur l’organisation d’entreprise
- Une organisation d’entreprise claire pour un fonctionnement efficace
- Organisation administrative et comptable : le traitement du courrier
- Organisation d’entreprise : comment faire un diagramme de Gantt ?
