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Le stagiaire en entreprise

Plus d’un million et demi d’étudiants font chaque année un stage en entreprise pour forger leur expérience au sein du monde professionnel. Qu’il s’agisse d’une première expérience, de la découverte d’un métier, ou encore d’une mise en pratique de cours théoriques… le stagiaire en entreprise effectue avant tout une période professionnalisante.

Même s’il n’est pas toujours un tremplin automatique vers l’emploi, le stage est un atout important sur le CV des étudiants. Et surtout, il permet de gagner en crédibilité lors de la recherche du premier emploi.

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, fait le point des évolutions réglementaires relatives aux stages.

Quelle est la définition d’un stage ?

Le stage est une mise en situation temporaire en milieu professionnel grâce à laquelle le stagiaire acquiert des compétences professionnelles liées à sa formation. Les missions et les situations confiées dans le cadre d’un stage doivent être conformes au projet pédagogique de l’établissement d’enseignement. Les stages font partie intégrante de la formation.

Attention cependant ! Un étudiant en stage ne peut remplacer un salarié absent, suspendu ou licencié. Il ne peut pas non plus exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent. Il n’est pas là pour faire face à un accroissement temporaire d’activité, ou occuper un emploi saisonnier. Le stagiaire n’a pas, comme un salarié, d’obligation de production.

 

A qui s’adressent les stages ?

La “séquence d’observation en milieu professionnel s’adresse aux collégiens. Elle peut leur permettre d’aider à leur orientation scolaire.

Les stages effectués lors d’un cursus étudiant répondent aux exigences d’établissements qui intègrent ces périodes en milieu professionnel dans leur formation. Le stage doit faire partie d’un cursus de formation pédagogique d’un minimum de 200 heures par année d’enseignement, dans le domaine concerné. Ces stages orientent souvent les étudiants vers leur profession future et sont parfois suivis d’une embauche.

 

Convention de stage

Un stage fait obligatoirement l’objet d’une convention de stage. Les stagiaires, s’engagent dans une convention tripartite avec leur organisme de formation et l’entreprise. Celle-ci précise les compétences à acquérir ou à développer au cours du stage, et mentionne obligatoirement :

  • L’intitulé de la formation,
  • Le temps de stage prévu dans le cursus de formation,
  • Le volume horaire par année ou semestre d’enseignement,
  • Les activités confiées au stagiaire,
  • Les noms de l’enseignant référent et du tuteur (la personne responsable du stage dans l’entreprise),
  • Les dates de début et de fin de stage, ainsi que la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire,
  • Le taux horaire de la gratification (rémunération), basée sur la présence effective, et ses conditions de versement,
  • Les avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (titre-restaurant ou restauration, hébergement ou remboursement de frais, etc.),
  • Le régime de protection sociale du stagiaire (notamment en cas d’accident de travail),

Pour les stages à l’étranger, une fiche d’information présentant la réglementation du pays d’accueil (sur les droits et devoirs du stagiaire) doit être annexée à la convention de stage.

 

Encadrement des stages

Le stagiaire est suivi en école par un maître de stage, et en entreprise par un tuteur. Ce dernier est garant du respect des objectifs pédagogiques fixés dans la convention.

En cas de non-respect des règles d’encadrement des stages, l’employeur encourt une amende administrative pouvant atteindre 2 000 € par stagiaire concerné. L’amende peut aller jusqu’à 4 000 € en cas de récidive l’année suivante.

 

Attestation de stage

En fin de stage, l’entreprise remet au stagiaire une attestation de stage qui mentionne la durée effective du stage et, si nécessaire, le montant total de la gratification versée.

 

Durée du stage

La durée maximale du (ou des) stage(s) effectué(s) en milieu professionnel est de 6 mois par année d’enseignement et par entreprise. Cette durée tient compte de la présence effective du stagiaire :

  • 7 heures de présence, consécutives ou non, valent une journée,
  • 22 jours de présence valent 1 mois.

Par conséquent, le stagiaire atteint 6 mois de stage dès qu’il a accompli 924 heures de présence effective dans l’organisme d’accueil durant l’année d’enseignement.

 

Rémunération (“gratification”)

L’entreprise a l’obligation de verser une  gratification à partir de 2 mois de stage, que celui-ci soit effectué :

  • en continu, c’est à dire 2 mois consécutifs au cours de la même année scolaire ou universitaire. (44 jours à 7 heures par jour, soit 308 heures),
  • de façon non continue, à partir de la 309e heure de stage.

Rien n’empêche toutefois l’entreprise de verser une gratification pour un stage plus court.

Le montant horaire minimum versé (présence effective) est de 3,90 €. Cela correspond à 591,50 mensuels, pour un temps plein sur la base de 35 heures hebdomadaires. En cas d’interruption (temporaire ou définitive) la gratification est  réajustée en fonction des heures réellement effectuées. Son règlement s’effectue en fin de mois, et non en fin de stage.

Dans certaines branches professionnelles, la convention collective (ou l’accord professionnel étendu) prévoit cependant un montant de gratification supérieur au montant minimum légal.

À noter que si le montant horaire de la gratification est inférieur à 3,9 €, le stagiaire est exonéré de cotisations sociales.

Rappel : la gratification de stage, mentionnée sur la convention de stage, est une indemnité que l’entreprise verse mensuellement au stagiaire. Cette somme n’a pas le caractère d’un salaire. Elle suit un régime juridique distinct. (Voir notre article Accueillir des stagiaires en entreprise)

 

Les droits du stagiaire en entreprise

Les stagiaires bénéficient des mêmes droits que les salariés en ce qui concerne :

  • le temps de travail (durée maximale journalière et hebdomadaire, repos, jours fériés, travail de nuit, etc.),
  • l’accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurants,
  • l’accès aux activités sociales et culturelles du CSE :
    • cantine, coopérative, logement, crèche, centre de vacances, etc.
    • sports et loisirs,
    • bibliothèque, centre de formation professionnelle, cours, etc.
  • le remboursement d’une partie des frais de transport,
  • la protection contre les harcèlements moral et sexuel au travail,

L’entreprise ne peut confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.

Congés et absences

Si le stage dure plus de 2 mois, la convention doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence. Leur rémunération est facultative.

En cas de maternité, de paternité ou d’adoption, le stagiaire bénéficie de congés et d’autorisations d’absence identique aux salariés. Durant ces absences, le maintien de la gratification n’est pas obligatoire.

Registre du personnel

L’employeur a l’obligation de tenir à jour une liste des conventions de stage conclues/ Il inscrit les noms des stagiaires dans une partie spécifique du registre unique du personnel. L’inspecteur du travail peut demander une copie des conventions de stage.

Retraite

Certains stages peuvent donner droit à la validation d’un trimestre pour la retraite. Il s’agit des périodes de stage obligatoire telles que mentionnées plus haut, et accomplies après le 14 mars 2015 par les étudiants de l’enseignement supérieur (universités, des grandes écoles ou classes préparatoires et des écoles techniques supérieures).

Ces stages, d’une durée minimale de 2 mois, doivent avoir été effectués dans la même entreprise, et doivent avoir donné lieu au versement d’une gratification.

Il faut en demander la validation dans les 2 ans qui suivent la date de fin du stage à la Carsat de son domicile, ou, pour les étudiants résidant à l’étranger, à celle du lieu où a été effectué le stage. La prise en compte du stage pour la retraite est effective contre le versement de 411 € par trimestre d’assurance retraite. Ces versements sont déductibles du revenu imposable.

Ce dispositif permet de valider au maximum un ou 2 trimestres pour une même année. Cependant, cette validation ne peut avoir pour effet de valider plus de 4 trimestres sur une même année.

De même, il est possible, au moment de liquider sa retraite, d’effectuer un versement de cotisations pour valider certaines périodes de stage en entreprise effectuées dans le cadre d’années d’études supérieures. Ce versement est possible si le salarié n’a pas suffisamment cotisé pour valider 4 trimestres au cours de ces années d’études. (Voir notre article Le rachat de trimestres de retraite)

Ancienneté

Si le stage a eu une durée de plus de 2 mois, il doit être repris dans le calcul de l’ancienneté et des droits liés à l’ancienneté.

 

Quotas

Depuis la publication du décret du 26 octobre 2015, le nombre de stagiaires accueillis en même temps dans les entreprises est plafonné. Il est désormais limité en fonction de l’effectif de l’entreprise d’accueil.

Ainsi, le nombre de conventions de stage en cours sur une même semaine (du lundi matin au dimanche soir) ne peut pas être supérieur à :

  • 3 stagiaires simultanément pour les entreprises de moins de 20 salariés,
  • 15 % de leur effectif (arrondi au nombre supérieur) pour les autres entreprises.

Quelques exceptions existent cependant pour les périodes de formation en milieu professionnel (contrat d’alternance ou accueil des élèves des établissements d’enseignement secondaire par exemple). Ainsi le quota passe à :

  • 5 stagiaires pour les entreprises de moins de 20 salariés,
  • 20 % de leur effectif pour les autres entreprises.

De plus, un tuteur ne peut suivre qu’un maximum de 3 stagiaires au cours de la même période.

En cas de non-respect du quota maximal de stagiaires, l’employeur encourt une amende administrative qui peut aller jusqu’à 2 000 € par stagiaire concerné. (ou 4 000 € en cas de récidive dans l’année qui suit la notification de la première amende).

 

Période d’essai du stagiaire en entreprise

Si l’entreprise souhaite embaucher un stagiaire dans les 3 mois suivant la fin d’un stage de dernière année d’étude :

  • Dans un emploi correspondant aux activités du stage, la période d’essai sera réduite de la durée du stage,
  • Dans un emploi différent des activités du stage, la période d’essai sera réduite de la durée du stage sans que cette réduction ne puisse réduire la durée légale de plus de la moitié. (sauf disposition conventionnelle plus favorable).

Si l’embauche a lieu plus de 3 mois après la fin du stage, la période d’essai n’est pas réduite.

 

Délai de carence entre deux stages

L’entreprise qui décide de reprendre un stagiaire sur le même poste ne peut le faire sans respecter un délai de carence entre les deux périodes de stage, égale au tiers de la durée du stage précédent. Ainsi, après un stage de 6 mois sur un poste de travail donné, l’employeur attendra 2 mois avant d’accueillir un nouveau stagiaire sur ce même poste. Cette obligation ne s’applique pas dans le cas où le stagiaire a interrompu lui-même le stage.

 

Cet article vous a intéressé ? Dites-le nous dans les commentaires ci-après ! Pour en savoir plus sur les stages et les stagiaires, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :

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