La facturation

Dans une entreprise, une facture est un document qui atteste de l’achat ou de la vente de biens ou services. C’est un élément incontournable de la vie de l’entreprise et de ses clients. Mais comment fonctionne la facturation ?

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, répond à la question.

Pourquoi la facturation est importante ?

La facturation est au cœur de la gestion de l’entreprise. C’est un outil de gestion, un outil de trésorerie, et un outil commercial.

Les suivis

La  facturation a un rôle actif dans tous les suivis d’activité et les contrôles de l’entreprise, et c’est un de ses rôles majeurs. Une facture est un enregistrement qui sert aussi à l’administration fiscale afin d’établir un suivi des flux financiers et de permettre le contrôle de la bonne application de la réglementation, notamment fiscale, sur l’émission des factures.

La comptabilité d’une entreprise est obligatoire (sauf cas particuliers). En comptabilité, une facture enregistre l’existence d’une créance, et d’une échéance. La facture doit donc être comptabilisée au jour de l’échéance. On peut ajouter que l’émission et l’enregistrement de la facture ont un effet important sur le BFR et donc sur la trésorerie.

Une facture est une pièce comptable essentielle par laquelle un fournisseur établit une créance vis-à-vis d’un client, en vue de déclencher le paiement d’une dette. Son objectif premier est d’assurer le paiement de la dette du client. En général, le fournisseur va se rétribuer de la fourniture d’un bien ou de la prestation d’un service faite à ce client.

En officialisant la naissance d’une dette, la facturation joue un rôle prépondérant dans l’activité de l’entreprise. Elle enregistre l’activité de l’entreprise (nature, caractéristiques…). Ensuite, elle permet, grâce à un suivi, de conditionner la rapidité du paiement (clarté…). Elle instaure  un suivi des paiements. Et enfin, elle influence la bonne gestion.

Conditions générales de vente

Une facture est en étroite relation avec les Conditions Générales de Vente (CGV). Les CGV sont des informations qu’une entreprise va communiquer à ses clients potentiels définissant les conditions légales de vente de ses produits ou services. L’émission de la facture doit être en corrélation avec les CGV.

La facture est transmise au client une fois que celui-ci a validé sa demande d’achat et reçu ses marchandises, selon les CGV de l’entreprise.

Caractère obligatoire

En France, le Code de Commerce impose à toute  activité  professionnelle  une facturation pour tous les achats de produits ou les prestations de services, pour un suivi de l’Etat et pour le paiement de la TVA.

L’entreprise qui vend son produit ou ses services doit émettre une facture avec toutes les informations légales dès que la vente est effectuée. L’acheteur est tenu de faire la demande d’une facture s’il n’a rien reçu.

Une entreprise peut produire une facture de la manière qu’elle le souhaite, mais le Code de Commerce demande à ce qu’apparaissent les mentions suivantes :

• Le nom des parties et leurs adresses,
• La quantité de biens vendus,
• Le prix HT des produits ou services vendus ou rendus,
• Les conditions d’escompte,
• Les possibles réductions de prix à la date de la vente,
• La date de règlement,
• Les pénalités exigibles en cas de non-paiement,
• Le montant de l’indemnité forfaitaire en cas de dépassement de la date de paiement indiquée sur la facture

Par ailleurs, le Code Général des Impôts oblige également à ce qu’apparaissent les données suivantes :

• Le numéro de TVA des parties (facultatif si la vente a lieu en France),
• Un numéro de facture unique qui doit être basé sur une série chronologique et continue,
• Si l’entreprise n’est pas assujettie à la TVA, la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » doit apparaître. Sinon, le taux de TVA est applicable à toutes les produits ou services vendus,
• Le montant de la taxe à payer,
• Le total HT de la taxe correspondante, par taux d’imposition,
• Si la vente bénéficie d’une quelconque exonération, la référence à la disposition adéquate du CGI ou de la sixième directive de TVA du 17 mai 1977 doit apparaître.
• Indiquer si le contribuable est adhérent d’un centre de gestion agréé (CGA), avec la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d’un centre de gestion agréé par l’administration fiscale ».

Un outil incontournable :

Un outil de gestion :

Une facture est un outil de gestion interne à l’entreprise, lié aux tableaux de bord. C’est un flux monétaire qui permet un suivi des commandes, un tri des clients (délais, typologie…), et surtout, une traçabilité des produits vendus. Par ailleurs, une facture possède des caractéristiques (date, échéance…), qui permettent de mettre en place un suivi nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise (suivi de la trésorerie, des dettes…). A ce titre, le traitement de la facturation doit être rapide, efficace, fiable, régulier et précis. Sinon, les clients peuvent profiter de potentielles failles, et il peut y avoir des pertes. Cela joue un rôle prépondérant dans le maintien d’une trésorerie saine.

C’est également un outil de gestion des entrées et des sorties  de stocks (fréquences, quantités…). Une facture divulgue une information concernant l’état des stocks. Par ailleurs, la facturation a également une influence sur la gestion, le BFR…

Un outil de gestion commerciale :

En plus d’être un outil interne, une facture est un outil de gestion commerciale, qui permet la relance, le tri, la fidélisation des clients. Les factures peuvent en effet être stockées dans une base de données ou un système d’informations unique (Access, Sage, Oracle…) qui est une source d’informations inépuisable sur la clientèle et sur le niveau d’activité de l’entreprise.

Les nouveaux traitements

La dématérialisation des factures est un nouveau traitement des factures, apparu avec l’avènement des nouvelles technologies. Ce traitement consiste à faire passer les factures d’un support physique (essentiellement papier) au support numérique/électronique. Ainsi, seront supprimées les opérations d’impression, l’impact environnemental, la mise sous pli, la mise au courrier, et surtout, l’espace d’archivage.

Doivent apparaître dans les factures dématérialisées plus ou moins les mêmes informations que dans les factures papier, néanmoins nous expliquons dans cet article les mentions légales obligatoires.

Cette dématérialisation sera obligatoire :

• dès le 1^er janvier 2017 pour les entreprises de plus de 5000 salariés,
• Au 1^er janvier 2018 pour les entreprises de 250 à 500 salariés,
• Le 1^er janvier 2019 pour les entreprises de 10 à 250 salariés,
• Et le 1^er janvier 2020 pour les microentreprises (moins de 10 salariés).

Pour conclure

Certaines entreprises choisissent des méthodes de traitement des factures, telles que l’automatisation du traitement des factures récurrentes, la numérisation de factures ou la réception de la facture électronique.

L’économie est dorénavant tournée vers les nouveaux traitements des factures, qui prendront un caractère obligatoire d’ici quelques mois maintenant.

Néanmoins, ces nouvelles méthodes plus rapides et écologiques n’enlèvent rien au caractère comptable et fiscal de la facture, qui reste un élément essentiel et central de l’activité d’une entreprise.