Depuis le 1er janvier 2014, l’administration fiscale oblige les entreprises à lui fournir leur comptabilité sous forme d’un fichier standardisé en cas de contrôle fiscal. On appelle ce fichier le « Fichier des Ecritures comptables » (FEC).
A quoi sert-il ? A qui cette obligation s’adresse-t-elle ? Que contient ce fichier ?
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts-de-France, répond à toutes ces questions.
1. Le FEC, c’est quoi ?
Le fichier des écritures comptables est une extraction de la comptabilité d’une société sous un format spécifique et standardisé.
Il est réclamé par l’administration en cas de contrôle fiscal. Ce fichier est intégré dans son propre logiciel. Il lui permet d’optimiser son contrôle et de gagner du temps. D’où une volonté d’obtenir un seul format. C’est aussi, et c’est bien le but du contrôle fiscal, de s’assurer de la conformité des documents comptables avec les déclarations fiscales établies par l’entreprise.
2. Qui est concerné par le FEC ?
Le FEC s’impose à toutes les entités ayant une obligation de tenue de comptabilité et qui tiennent cette comptabilité sur un système informatisé. Les entités qui tiennent leur comptabilité manuellement (car sans directive contraire) ou les entreprises agricoles soumises au forfait sont exemptées de présenter ce type de fichier.
Le FEC est obligatoire pour les contrôles portant sur une période à partir du 1er janvier 2014. Pour les périodes antérieures, l’administration impose un format un peu moins contraignant que le FEC.
3. Les sanctions en cas de non présentation
Comme évoqué précédemment, la présentation du FEC est obligatoire. De plus, il est indispensable que le fichier soit complet et exploitable selon les critères de l’administration.
En cas de défaut de présentation du fichier (absence de fichier ou non-conformité), l’entité s’expose à une amende de :
- 5000 €, si l’entreprise n’apporte aucune rectification,
- 10% des droits mis à la charge du contribuable lorsque l’entreprise apporte une rectification (l’amende ne peut aller au-delà de 5000 €).
A noter que l’amende s’applique par exercice comptable.
La non-présentation du fichier FEC peut donc découler sur une sanction financière ; sanction qui peut peser notamment sur les comptes d’une petite société.
4. Que contient le fichier FEC ?
La manière de comptabiliser est identique à toutes les entités, pourvu qu’elles répondent au même référentiel comptable. Il existe cependant différents logiciels de comptabilité sur le marché et les extractions de documents comptables qui en découlent sont parfois un peu différentes.
Le fichier FEC a donc été imposé aux entités afin d’uniformiser les documents comptables à vérifier. Pour ceux d’entre vous qui pratiquent un tant soit peu la comptabilité, le fichier FEC s’apparente à un grand livre général incluant tous les journaux auxiliaires. Pour simplifier, le FEC est un fichier qui contient TOUTES les écritures comptables, incluant :
- Code journal de l’écriture comptable
- Libellé journal de l’écriture comptable
- Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable
- Date de comptabilisation de l’écriture comptable
- Numéro de compte
- Libellé de compte
- Numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
- Libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
- Référence de la pièce justificative
- Date de la pièce justificative
- Libellé de l’écriture comptable (identification littérale du motif de l’écriture comptable)
- Montant au débit
- Montant au crédit
- Lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé)
- Date de lettrage (à blanc si non utilisé)
- Date de validation de l’écriture comptable
- Montant en devise (à blanc si non utilisé)
- Identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)
5. Modalité de remise du fichier FEC
Lorsque l’administration fiscale notifie un contrôle à venir à l’entité, elle stipule que le fichier devra lui être remis lors du premier rendez-vous.
A noter qu’à l’issue du contrôle fiscal, et quelle qu’en soit l’issue, l’administration détruit le fichier.
Conclusion
Les professionnels de la comptabilité connaissent bien le fichier FEC. Encore plus pour ceux qui ont eu affaire à un contrôle fiscal récent. Les logiciels de comptabilité anciens ne disposant pas de la possibilité de faire ce type d’extraction, il a fallu faire appel aux informaticiens pour générer le fameux fichier.
Presque 2 ans après sa mise en application, la plupart des sociétés et des logiciels sont en mesure de produire ce type de document. Nous espérons que cet article permettra de sensibiliser les entreprises qui seraient en retard !
Pour plus d’informations sur les écritures comptables, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
