Les écritures d’inventaire en comptabilité

La réalisation du bilan et du compte de résultat est l’occasion pour l’entreprise d’avoir une vision claire de sa situation à une date donnée. En arrêtant les comptes à une date fixée, le but est de connaître les performances de l’entreprise et d’évaluer la réalité de son patrimoine. Les écritures d’inventaire, en comptabilité, en sont un élément primordial.

Il s’agit donc de fournir une information financière fiable aux dirigeants et aux associés afin qu’ils puissent évaluer ce qui a été fait sur un exercice (qui généralement correspond à un an) et prendre les décisions nécessaires au développement de leur activité.

Cependant, la réalisation d’un bilan et d’un compte de résultat nécessite de procéder à un certain nombre de retraitements afin que les comptes soient les plus justes possible. Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, vous propose dans cet article de faire un tour d’horizon des principales écritures d’inventaire.

1. La régularisation des charges et produits

1.1 Les charges ou produits constatés d’avance dans les écritures d’inventaire

En vue d’arrêter les comptes à une date précise à la fin de l’exercice comptable, il est nécessaire de procéder à une régularisation des charges et des produits afin de veiller à ce qu’ils soient affectés à la bonne période.

Imaginons par exemple, une entreprise qui loue un nom de domaine pour une période de 12 mois du 01/07/n au 30/06/n+1. Son exercice comptable se termine le 31/12.

La facture de 1 000 euros est enregistrée en N. Cependant, comme la charge est à répartir sur 6 mois de l’exercice N et 6 mois de l’exercice suivant, il convient d’imputer 500 euros (1000 x 6/12) sur l’année suivante. L’écriture comptable va consister à créditer le compte de charge (classe 6) correspondant et à débiter un compte de classe 4 « charges constatées d’avance », diminuant mécaniquement la charge de l’exercice n dans le compte de résultat.

La même chose est vraie pour les produits, on parle alors de produits constatés d’avance. C’est le cas lorsqu’un produit comptabilisé en N concerne totalement ou en partie l’exercice suivant.

1.2 Les factures non parvenues.

Un autre retraitement possible concerne factures manquantes.

Il est possible que des ventes ou des prestations soient achevées durant l’exercice N mais ne soient pas encore comptabilisées, ni les factures établies. Par exemple une entreprise facture tous les deux mois ses prestations de services à son client. La clôture comptable tombe entre deux mois. Pour comptabiliser le fait qu’un mois de prestation de services a été achevé mais non facturé il convient de passer une écriture comptable en « Factures Non Parvenues » (FNP).

L’écriture d’inventaire se comptabilise comme une vente normale, cependant les comptes de tiers et de TVA ont un chiffre 8 en troisième position (compte 4181 pour les clients/ 4081 pour les fournisseurs).

Il est également possible de comptabiliser des FNP concernant des fournisseurs notamment pour les charges à payer en N mais non encore comptabilisées faute de factures.

1.3 Les provisions dans les écritures d’inventaire.

Les provisions se définissent comme un passif probable dont l’échéance et le montant ne sont pas fixés avec certitude.

Un passif en comptabilité étant un élément du patrimoine ayant une valeur économique négative pour l’entreprise (c’est-à-dire qu’un passif va provoquer une sortie de ressources au bénéfice d’un tiers).

La comptabilisation d’une provision entraîne une charge pour l’entreprise (compte 68.) qui vient de ce fait diminuer le résultat de la société.

Cependant lorsque le risque lié à la comptabilisation de la provision est passé, celle-ci doit être reprise via un compte de produit (78.) ce qui entraîne une augmentation du résultat de la société.

Pour plus de détails concernant les différentes provisions nous vous renvoyons vers notre article : Comptabilité: qu’est-ce qu’une provision ?

2. L’évaluation du patrimoine de la société

2.1 La comptabilisation des amortissements dans les écritures d’inventaire.

Lorsqu’une entreprise possède des immobilisations (c’est-à-dire un actif physique détenu par l’entreprise dont celle-ci attend des avantages économiques futurs) il est nécessaire de comptabiliser la consommation des avantages économiques rendus par l’immobilisation.

.

C’est pourquoi il est nécessaire de procéder à un amortissement des immobilisations. Cette opération va générer une charge qui se traduira par l’utilisation pour l’entreprise utilisation d’un compte de classe (68.).

Les amortissements apparaissent dans le bilan à côté des immobilisations brutes, le but étant de faire apparaître clairement l’utilisation des avantages économiques générés par l’immobilisation.

Attention certains actifs ne sont pas amortissables (par exemple les immobilisations financières ou encore les dépôts de garantie comptabilisés en compte immobilisation 275). De même il existe des règles spécifiques notamment en cas d’amortissements dérogatoires.

2.2 La dépréciation des actifs.

Lorsqu’à la clôture d’un exercice il existe des indices de perte de valeur pour un actif (suite à une dégradation, une baisse de valeur, etc.) il est nécessaire de comptabiliser cette diminution de valeur.

.Dans ce cas on va comptabiliser une dépréciation (qui peut concerner à la fois les immobilisations et les stocks).

Une dépréciation s’enregistre aussi via un compte de charges (69.). Sa comptabilisation va donc entraîner une baisse de la valeur patrimoniale de l’entreprise et générer une charge non décaissée (sans impact de trésorerie) qui va entraîner une diminution du résultat (et donc de la base imposable).

Les dépréciations sont susceptibles d’être reprises dans le cas ou la perte de valeur n’est plus effective.

Dans ce cas l’écriture comptable impliquera un compte de classe produit (79.) qui viendra majorer le résultat de la société.

2.3 La comptabilisation des stocks.

Lors de la clôture il est également nécessaire de comptabiliser la variation des stocks de l’entreprise.

Pour cela, deux écritures doivent être passées. Il convient tout d’abord d’annuler le stock initial c’est-à-dire le stock présent dans les comptes au début l’exercice. (et qui donc logiquement a été utilisé pour la production ou qui a été vendu).

Pour cela, on débite

• le compte 603 « variation des stocks » (pour les stocks de matières premières ou de marchandises)
• et/ou le compte 713 « variations des stocks de produits finis »

et on crédite

• les comptes de classe 3 (Stocks) correspondants.

Une fois l’annulation du stock initial constaté on procède à la comptabilisation du stock final.

On débite alors les comptes de stocks (matières premières ou produits finis) et on crédite les comptes 713. ou 613.

2.4 Les créances clients.

Lors de la clôture de l’exercice comptable, il est également important de prendre en compte le risque de non recouvrement.

Les clients pour lesquels existe un risque seront alors inscrit dans le compte « Clients douteux ou litigeux ». (via le compte 416).

Par ailleurs il est également possible de comptabiliser une dépréciation des créances via un compte (69.)

Conclusion

Les écritures d’inventaire ont pour but premier de rattacher les charges et les produits à l’exercice auquel ils se rattachent. C’est aussi l’occasion de faire un état des lieux des éléments de patrimoine dont dispose l’entreprise. (actif / passif). Et notamment leur juste valeur.

Pour plus d’informations sur les écritures d’inventaires et les stocks, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :

• Parler le langage comptable
• Faire un inventaire comptable des stocks de qualité
• La valorisation et la comptabilisation des stocks
• Comptabilisation de la variation des stocks
• La gestion des stocks en entreprise