Quelle forme doit prendre la comptabilité d’une association ? Petites ou grandes, elles doivent en effet gérer leur comptabilité de manière adéquate pour assurer une transparence financière et respecter la législation. Mais quelles sont les obligations comptables d’une association ? « Faire une compta » peut-il juste se résumer à tenir un petit cahier de recettes et de dépenses ou un “tableau Excel” ? Faut-il établir de véritables “comptes annuels”, avec bilan, compte de résultat et annexe ? Comment le trésorier doit-il rendre des comptes aux membres de l’association ?
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France revient sur la comptabilité d’une association.
Qu’est-ce qu’une association ?
L’article 1er de la Loi Waldeck Rousseau du 1er Juillet 1901 définit l’association comme une « convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun d’une façon permanente leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices”.
Que dit la réglementation comptable ?
La loi du 1er juillet 1901 n’impose aux associations aucune obligation de tenue de comptabilité. Cependant, leurs statuts prévoient généralement que le trésorier “rend compte de sa gestion et soumet les comptes à l’approbation de l’assemblée”. De plus, en fonction de leur taille, de leurs objectifs, de l’existence d’activités commerciales (“lucratives”), de la source de leurs financements (subventions, prêt bancaire, dons, etc.), ou encore de dispositions légales ou réglementaires (statuts, agréments, etc.), elles peuvent y être tenues.
Enfin, par simple souci démocratique et de bonne gestion, il semble logique que les associations aient à tenir une comptabilité – même minimale – à présenter à leurs membres ! Le degré et la nature de cette comptabilité dépendront des critères évoqués ci-dessus.
Le nouveau plan comptable n°2018-06 du 5 décembre 2018 relatif “aux comptes annuels des personnes morales de droit privé à but non lucratif” s’applique aux associations concernées depuis le 1er janvier 2020.
Quel “type” de comptabilité ?
La nature et la précision de cette tenue seront fonction de la taille de l’association, de ses sources de financement, de son activité et de l’exercice d’une activité lucrative ou non.
Les dirigeants tiendront ainsi :
- Soit une comptabilité de trésorerie (enregistrement uniquement des recettes et des dépenses effectivement réalisées),
- Soit une comptabilité d’engagement (plus précise car elle nécessite de prendre également en compte les encaissements et les décaissements à venir).
Pour les associations de petite taille, un cahier reportant les opérations réalisées, assorties des justificatifs correspondants, peut suffire. Et toutes les associations ne sont pas forcément tenues d’établir des comptes annuels. (Par comptes annuels, on entend la configuration d’un bilan bilan, d’un compte de résultat et d’une annexe).
L’obligation d’établir des comptes annuels concerne notamment les associations :
- qui sont des congrégations religieuses,
- dont les statuts, le règlement intérieur, les conventions de financement, etc. le réclament,
- fiscalisées aux « impôts commerciaux »,
- ayant une activité commerciale dépassant 2 des 3 critères suivants :
– plus de 50 salariés
– CA (ou ressources) supérieur à 3,1 millions d’€
– total de bilan supérieur à 1,5 millions d’€, - qui reçoivent annuellement plus de 153 000 € de subventions ou de dons,
- qui font appel à la générosité du public,
- émettant des valeurs mobilières,
- reconnues d’utilité publique.
Il existe d’autres conditions pour que les associations soient tenues de produire des comptes annuels. Et certaines d’entre elles supposent également la nomination d’un commissaire aux comptes (CAC).
Les associations peuvent aussi décider volontairement de produire des comptes annuels, même si elles n’y sont pas contraintes. C’est même un choix encouragé, car de nombreux avantages en découlent.
Tout d’abord, produire des comptes annuels permet de donner aux tiers, notamment aux adhérents, l’accès à la comptabilité, sous un langage commun. Cela facilite alors la compréhension de chacun. En ce sens, la comptabilité est un système d’information. La décision d’opter pour l’établissement de comptes annuels répond ainsi à une raison démocratique.
Confiance
De plus, l’objectif d’une comptabilité est de refléter une image sincère et fidèle du patrimoine de l’association, et fournir des comptes permet de favoriser la confiance des tiers qui sont en relation avec elle. En cas de souscription d’un emprunt bancaire par exemple, ou pour répondre au droit de regard des autorités (administratives, fiscales, etc.) sur l’utilisation des fonds publics versés, la tenue d’une comptabilité permet de faire preuve de transparence et donc de faciliter les échanges avec les partenaires.
Perspectives
Ensuite, sur le plan économique, produire une comptabilité peut être un outil de pilotage, de gestion et de contrôle pour les dirigeants de l’association, parfois des bénévoles. Des tableaux de bord réalisés régulièrement préviennent les difficultés financières et favorisent la prise de décision éclairée. De plus, cela peut permettre d’établir une gestion prévisionnelle afin d’appréhender, voire d’anticiper l’avenir et ainsi d’assurer la pérennité de l’association.
D’ailleurs, la plupart des dossiers de demande de subvention obligent les associations à élaborer un budget des activités financées.
Ainsi, tenir des comptes annuels permet à une association d’avoir une vision globale des opérations qu’elle effectue. Cela représente aussi le moyen de preuve le plus efficace pour justifier de son activité. Ainsi, même si ce n’est pas forcément une obligation, établir des comptes annuels d’une association apparaît comme incontournable.
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