Les frais remboursables au dirigeant par l’entreprise

L’entreprise peut rembourser les frais engagés par le dirigeant dans le cadre de son activité professionnelle. Cependant, afin d’éviter les dérives et les abus, la réglementation encadre strictement le remboursement des frais. Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, rappelle dans cet article les règles à suivre. Valoxy apporte ainsi quelques conseils pour se faire rembourser de ces frais en restant serein.

Remboursement de frais : les règles à suivre

La réglementation sur le remboursement des frais avancés par un dirigeant d’entreprise est beaucoup plus restrictive que celle qui s’applique aux salariés de l’entreprise. Lorsqu’un dirigeant souhaite se faire rembourser des frais engagés pour l’entreprise, il doit s’assurer que ces derniers ont les caractéristiques suivantes :

• Il les a engagés dans l’intérêt de l’entreprise,
• Ils disposent d’un justificatif (facture, note de frais, …),
• Le remboursement s’effectue à l’euro près. (Les frais remboursés sous forme d’un forfait sont imposables).

Le cas des déplacements du dirigeant

Les frais qui correspondent à un déplacement professionnel identifié sont remboursables. On citera à titre d’exemple les visites client et/ou fournisseurs, les participations à un congrès ou à un salon, les livraisons, …

Parmi les frais de déplacement on distinguera :

• Les indemnités kilométriques,
• Les frais de péage et de parking,
• Les titres de transport (train, avion, métro, note de taxis, …),
• Les frais de repas et d’hôtel occasionnés par les déplacements,
• …

Le remboursement de frais pour l’utilisation du véhicule personnel

Les frais kilométriques couvrent :

• Le carburant,
• Les primes d’assurance,
• L’entretien courant (vidanges, pneumatiques, …)
• La location, le crédit-bail ou les intérêts d’emprunt lorsque le dirigeant est propriétaire du véhicule.

Dans les faits, les remboursements « au réel » se pratiquent très peu. Il n’existe d’ailleurs pas, à ce jour, de liste officielle détaillant les frais qui pourraient être remboursés.

On peut supposer que les remboursements de frais cités ci-dessus ne sont pas imposables lorsqu’ils s’effectuent « au réel ». Nous vous conseillons toutefois de vous rapprocher de votre expert-comptable pour vous aider à choisir la meilleure option.

Amendes

Les amendes étant des procès-verbaux appliqués à titre personnel, elles ne sont pas remboursables par l’entreprise.

Les repas et les notes de restaurant

Dans le cas des repas d’affaires, les frais sont remboursés totalement et sont déductibles fiscalement. Il faudra fournir les  justificatifs sur lesquels on inscrira  le nom des participants. Le dirigeant a engagé les frais dans l’intérêt de l’entreprise. Si les remboursements annuels dépassent la somme de 6 100 €, il faudra les déclarer sur le relevé annuel des frais généraux.

Les frais de repas « normaux » seront remboursés partiellement tout en étant cependant totalement déductibles des impôts (sous condition).

Les cadeaux et frais de réception

La plupart des cadeaux faits par un dirigeant à ses clients (ou à ses prospects) sont remboursables. Cependant, ils ne sont pas systématiquement déductibles du résultat de l’entreprise. On pourra déduire les frais de réception remboursés du résultat, même lorsque la réception a lieu au domicile du dirigeant, à condition d’engager ces frais dans l’intérêt de l’entreprise.

Ces remboursements de frais font l’objet de contrôles minutieux de la part des agents de l’administration. Il convient par conséquent d’être attentif à ce que leur montant et leur nature soient en rapport avec l’importance de la réception et l’enjeu économique pour l’entreprise.

Les loyers et charges des dirigeants exerçant à domicile

Le dirigeant qui consacre une pièce de son domicile à l’exercice de sa profession peut demander le remboursement d’une quote-part de son loyer et de certaines charges (électricité, internet, eau téléphone, …) à l’entreprise.

Le remboursement de frais engagés avant la création d’une entreprise

Lorsqu’un porteur de projet crée son entreprise, il peut engager des frais avant que la société ne soit constituée. Il s’agit en général de fournitures, des annonces légales, d’honoraires, de déplacements, de frais d’immatriculation, etc. Le dirigeant créateur se fait rembourser la plupart des dépenses à condition qu’il puisse présenter un justificatif.

Frais d’habillement

Les frais liés à la présentation du dirigeant ne sont ni remboursables ni déductibles du résultat sauf pour des vêtements professionnels obligatoires et/ou nécessaires dans certains métiers (blouses, robe d’avocat, …).

La formation et la documentation

Les formations du dirigeant sont remboursables et déductibles des impôts à condition qu’elles soient réalisées par un organisme agréé, comme pour les salariés.

Remarque : les dirigeants peuvent bénéficier d’aides spécifiques pour leurs formations, comme le crédit d’impôt formation.

Les sommes versées en exécution d’une caution bancaire

Lorsqu’un dirigeant s’est porté caution de l’emprunt de sa société, et a dû payer cette caution, il pourra en demander le remboursement lorsque l’entreprise aura retrouvé une trésorerie suffisante. Les montants versés par le dirigeant au titre de l’engagement de caution peuvent se déduire de son revenu imposable. Il faut pour cela respecter les conditions suivantes :

• L’engagement a été réalisé dans l’intérêt de l’entreprise (il ne doit pas entrer dans le cadre de sa gestion privée)
• Le versement de la caution n’est pas dû à un acte frauduleux (abus de bien sociaux, détournement d’actes, …)
• Le montant de la caution n’est pas disproportionné par rapport au revenu du dirigeant au moment de l’engagement.

Notons que si la caution versée est déductible du revenu imposable du dirigeant, on la reprend dans le bénéfice imposable si l’entreprise rembourse le paiement de la caution ultérieurement.

Le conseil de l’expert-comptable

Les frais professionnels sont l’un des mets de choix des contrôleurs fiscaux. Ils constituent même la source principale des redressements fiscaux. Pour éviter toute déconvenue, pensez à prendre conseil auprès de votre expert-comptable qui saura vous orienter et mettre en évidence les remboursements litigieux.

Pour plus d’informations sur les remboursements de frais, consultez nos articles sur le blog Valoxy :

• Remboursement de frais web : l’indemnité forfaitaire est-elle légale ?
• Quelle TVA récupérer sur les remboursements de frais ?
• Les plafonds des indemnités de frais de repas 2016
• La Déduction Forfaitaire Spécifique (DFS)
• Le barème kilométrique 2023