L’EDI (Echange de Données Informatisées) est un système informatique et automatisé d’échange de données entre les ordinateurs de plusieurs partenaires commerciaux. De plus en plus utilisé par les grandes entreprises, il investit aujourd’hui certaines PME qui cherchent à réduire une partie des coûts liés au transfert et au traitement des données.
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, fait le tour de l’EDI dans cet article.
Comment fonctionne l’EDI ?
Les avantages d’un tel système sont nombreux :
- Réduction des erreurs,
- Baisse des coûts de traitement (temps de saisie, facteurs humains, …)
- Amélioration des relations avec les partenaires commerciaux (partenariat renforcé),
- …
Pour fonctionner, le système EDI utilise un ensemble de normes qui permettent aux différents systèmes informatiques en présence de communiquer. En effet l’EDI fonctionne d’ordinateur à ordinateur, remplaçant ainsi les échanges qui nécessitent un traitement humain comme les échanges papier ou les mails.
En dehors des gains cités ci-dessus, cet échange électronique permet de trier et transmettre les informations directement vers les applications de l’entreprise (système de gestion des commandes, comptabilité, tableaux de bord d’activité, …) faisant gagner en temps et en précision dans le traitement des opérations mais aussi dans la mise à disposition de l’information.
Quels documents peuvent être concernés par l’EDI ?
L’EDI est essentiellement utilisé pour le transfert de documents commerciaux tels que les bons de commande, les factures, … Ce système peut aussi être utilisé pour d’autres documents administratifs, logistiques, comptables, …
Grâce à ce système, certaines entreprises ont réduit considérablement leurs coûts de traitement administratif allant jusqu’à une saisie automatique de certaines lignes comptables.
Le format des données EDI
Afin que les ordinateurs puissent échanger des données compréhensibles entre eux, plusieurs normes ont été mises en place. On retrouve notamment ANSI, EDIFACT, TRADACOMS ou XML. Bien évidemment les normes évoluent avec leur utilisation, il existe donc des versions pour chaque norme.
Lorsque deux entreprises souhaitent mettre en place un transfert de données, il est nécessaire qu’elles s’entendent sur la norme et la version qu’elles utiliseront. Il sera aussi nécessaire de mettre en place un traducteur EDI qui permettra d’exploiter ou de mettre en forme les données transmises. Ces logiciels peuvent être réalisés en interne ou acquis auprès de fournisseurs spécifiques. Une fois les données EDI traduites dans un format exploitable pour l’entreprise, le traitement automatisé peut être lancé.
- L’expéditeur extrait des bases de données les éléments à transmettre et utilise un module lui permettant de mettre en forme un document transférable en format normalisé EDI
- Le fichier est transmis par l’expéditeur vers le destinataire par l’intermédiaire d’un type de communication prédéfini.
- Une fois le transfert accompli, l’entreprise destinataire transfère les éléments reçus à un logiciel qui traduit les données du format EDI en un format exploitable par son système informatique.
Qui utilise l’EDI ?
L’EDI est aujourd’hui essentiellement utilisé entre partenaires commerciaux ou au sein de groupes importants pour la remontée d’information entre les filiales ou les établissements. Il peut aussi être un atout pour un PME souhaitant travailler avec un grand groupe ou un distributeur en lui proposant cette prestation (lorsqu’elle ne lui est pas imposée…).
Si nombre de PME commencent à utiliser l’EDI à la demande (parfois pressante) d’un client ou d’un fournisseur, elles peuvent en tirer bénéfice de différentes manières.
1- L’EDI permet de réaliser une économie de temps et d’argent en :
- éliminant la redondance dans la saisie des données,
- réduisant les frais d’envoi, d’achat papier et d’administration,
- minimisant les erreurs de saisie
- accélérant la communication avec les partenaires commerciaux
2 – L’EDI fait évoluer l’entreprise
L’exigence organisationnelle que nécessite la mise en place de l’EDI peut amener des changements importants dans les méthodes de travail. L’EDI, qui a été mis en place pour la production en flux tendus contribue à réduire les cycles de production et de facturation, en mettant à disposition de manière quasi instantanée les données aux équipes concernées.
3 – L’EDI contribue à développer l’entreprise
En améliorant la capacité de traitement de l’information, elle ouvre la porte à l’augmentation de la capacité de production. Mais aussi à une gestion assistée du suivi des paiements
4 – L’EDI contribue à améliorer la satisfaction des salariés
La plupart des professionnels reconnaissent que la mise en place de l’EDI a souvent un effet positif sur la satisfaction des salariés (même s’ils doivent s’adapter dans un premier temps). A priori, l’EDI contribue à améliorer l’efficacité des méthodes de travail.
5 – Enfin, les PME qui ont adopté l’EDI remarquent une amélioration de la satisfaction client grâce à :
- Une amélioration de la quantité et la qualité des informations fournies aux clients,
- Une meilleure détection de la source des erreurs, ne rendant plus nécessaire certaines opérations de contrôle manuelles.
6 – L’EDI est un atout commercial
Proposer l’EDI est un atout commercial qui est d’une part différenciant, d’autre part apporte de la crédibilité à l’entreprise.
En conclusion, si la mise en place de l’EDI ne se décide pas sans une réflexion sérieuse, c’est une démarche qui va dans le sens de l’innovation actuelle et qui est vouée à se démocratiser auprès de PMI PME. Les avantages qu’apporte l’EDI et les gains qu’elle peut générer en font un sujet qui mérite l’intérêt du dirigeant.
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