Que ce soit dans une PME où une grande entreprise, la décision d’un déménagement émane le plus souvent du dirigeant.
Pour réduire les coûts foncier, pour créer une rupture, ou pour s’adapter à une évolution (croissance, rapprochement stratégique, regroupement d’activités, reprise d’une entreprise…), la décision du déménagement trouve son origine au travers de différentes raisons.
Mais attention ! A défaut de faire repartir l’entreprise du bon pied, un déménagement mal géré peut la faire vaciller, voire, dans le pire des scénarios, la détruire.
Quel doit être le rôle du dirigeant une fois le projet de déménagement décidé ? Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, revient dans cet article sur la préparation d’un déménagement, et vous donne quelques conseils :
Déménager, ce n’est pas tout gérer !
Le projet s’annonce passionnant, exceptionnel et stratégique pour l’entreprise. Il est tentant, pour le dirigeant de l’entreprise, de vouloir le prendre en charge. Ce n’est pourtant pas son rôle de tout gérer. Sa mission principale l’oblige à rester mobilisé sur les actions de management, et de développement de l’activité. Il est reste le garant du bon fonctionnement quotidien de l’entreprise.
Bien sûr, il est tentant de vouloir contrôler cette étape cruciale mais, en tant que chef d’entreprise, vous ne pouvez pas tout faire seul !
Il va falloir prendre conscience de l’impact chronophage d’un tel projet et répartir la surcharge de travail engendrée par le projet. Cette surcharge peut être répartie sur des collaborateurs (il faudra alors bien définir le rôle de chacun) ou vous pourrez faire appel à des facilitateurs en déménagement qui vous aideront à prendre les bonnes décisions et à gérer au mieux le surplus de travail que demande la gestion du projet de déménagement.
Déménager, c’est optimiser la gestion de son temps !
Nous sommes tous d’accord pour dire qu’un déménagement n’est pas, en soi, une tâche complexe.
C’est une multitude de tâches simples à effectuer. Et c’est justement la multitude de ces tâches qui complexifie le projet.
La superposition des délais administratifs (modification des contrats de travail, fin de bail, formulaire M2, etc…) avec d’autres contraintes (travaux d’aménagement des nouveaux locaux, consultations pour les équipements de sécurité, achat de mobilier, etc…), peuvent conduire les entreprises à vivre des situations et des moments délicats. Inévitablement, ils entraînent des surcoûts ou des dépenses à réaliser en urgence. Elles ne pourront pas toutes être maîtrisées, le principal élément de négociation étant le temps de mise en œuvre ou d’obtention.
Le coût final de votre déménagement en est augmenté considérablement, et dans certains cas, cela conduit à une fragilisation de l’entreprise.
Déménager, c’est donner des outils à vos équipes !
Quelle que soit la taille de l’entreprise, le déménagement est un projet exceptionnel et, qui dit projet exceptionnel dit dispositions exceptionnelles !
Assigner une personne uniquement à cette tâche en pensant la valoriser peut s’avérer contre-productif. Cela peut provoquer son isolement par rapport au fonctionnement normal de l’entreprise et ainsi l’isoler des autres collaborateurs.
Soyez vigilant quant aux impacts induits par cette évolution de mission, auprès de ce nouveau « chargé de déménagement », si vous lui demandez de mettre en veille, même momentanément, ses fonctions habituelles. Implicitement, vous risquez de lui signifier qu’il n’est pas nécessaire au fonctionnement quotidien de la société. C’est une forme de dévalorisation qui conduit à la démotivation.
Le changement doit être perçu positivement. Pour cela il est préférable d’impliquer toutes les équipes dans le processus sans pour autant désorganiser l’activité normale de l’entreprise.
C’est ce que des acteurs innovants proposent aux entreprises : des outils simples et complets pour optimiser le temps des équipes tout en préservant les tâches quotidiennes !
Déménager, c’est créer une rupture : ne vous déplacez pas, évoluez !
Déménager une entreprise, c’est repartir du bon pied.
Un changement d’environnement s’accompagne d’une réorganisation de vos équipes et de vos modes de fonctionnement. C’est l’occasion de remettre tous les processus sur la table pour cibler les dysfonctionnements et vous réorganiser. C’est l’occasion d’améliorer les méthodes de travail, la communication entre les équipes, etc…
Communiquez sur ces changement et impliquez les équipes pour connaître les dysfonctionnements et l’optimisation de l’organisation future à mettre en place.
Vos équipes impliquées sont les mieux placées pour savoir quelles sont les meilleures évolutions pour l’entreprise. Laissez vous surprendre par vos équipes, vos collaborateurs et leurs désirs d’améliorations !
- Impliquez les équipes dans le processus de décision,
- Ne pas croire que le projet est simple et que vous pourrez tout gérer,
- Sachez déléguer et faites-vous épauler par des facilitateurs.
Retrouvez nos articles sur le déménagement sur le blog de Valoxy :
