Suite à la loi du 10 juillet 2014 relative au développement, à l’encadrement et à l’amélioration du statut des stagiaires, un décret vient de paraître afin de fixer un quota de stagiaires pour les entreprises, ainsi que le nombre de stagiaires par tuteur. Il précise également les sanctions administratives pouvant être prononcées en cas de non respect. VALOXY fait le point sur cette nouvelle précision, ainsi que sur les gratifications et autres avantages attribués aux stagiaires.
Fixation d’un quota par décret
Le nombre de conventions de stage en cours sur une même semaine civile ne peut être supérieur à :
- 15% de l’effectif (arrondi au supérieur) pour les organismes d’accueil (entreprises, établissements publics,…) dont l’effectif est au moins égal à 20 ;
- 3 pour les organismes d’accueil dont l’effectif est inférieur à 20.
L’effectif à prendre en compte pour respecter des plafonds est :
- Soit le nombre d’employés au dernier jour du mois civil précédant la période concernée ;
- Soit, si elle est supérieure, la moyenne du nombre d’employés sur les 12 derniers mois de cette même période.
Ce quota est applicable depuis le 29 octobre 2015, et pour les conventions de stage conclues après cette date. Les conventions en cours ne sont donc pas concernées.
Le nombre de stagiaires par tuteur limité
Un salarié ne peut être désigné comme tuteur pour plus de 3 stagiaires en même temps. Ce plafond est également applicable pour les conventions conclues après le 29 octobre 2015.
Les sanctions applicables en cas de non respect
L’inspection du travail doit avoir accès aux copies des conventions de stage afin de vérifier que les quotas ont bien été respectés (ainsi qu’au registre du personnel dans lequel doit figurer les mentions relatives aux stagiaires). Elle peut également vérifier que les durées maximales de travail ou encore l’interdiction de confier des tâches dangereuses ont été respectées. A la suite du contrôle, et en cas de manquements, l’inspection du travail transmet un rapport à la DIRECCTE qui pourra décider de prononcer une sanction administrative en fonction des circonstances et de la situation financière, économique et sociale de l’organisme d’accueil.
Régime social des gratifications et autres avantages attribués
Une gratification doit être versée pour tout stage supérieur à 2 mois consécutifs ou non (soit 22 jours ouvrés x 2 = 44 jours x 7 heures = 308 heures de présence effective dans l’entreprise). Cette gratification s’élève depuis le 1er septembre 2015 à 3,60€ par heure effective de présence (cela ne concerne que les conventions de stage signées après le 1er septembre 2015 ; pour celles signées avant, la gratification s’élève à 3,30€ par heure).
Application d’une franchise de cotisations
La gratification versée au stagiaire est exonérée de cotisations si l’organisme d’accueil ne verse pas plus de 3,60€ par heure de présence (3,30€ pour les conventions signées avant le 1er septembre 2015), ce qui correspond à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale (13,75% pour les conventions antérieures). L’exonération s’applique également lorsque la gratification n’est pas obligatoire.
Prise en compte des autorisations d’absence
Le stagiaire bénéficie d’une autorisation d’absence en cas de grossesse, paternité ou adoption.
Pour les stages d’une durée supérieure à 2 mois :
- la convention doit prévoir des jours de congés, et peut éventuellement autoriser des absences. En cas de versement de gratification pour ces absences, la franchise s’applique pour les périodes assimilées à temps de présence effective.
Cas particulier des tickets restaurants, de la cantine d’entreprise et de l’accès au comité d’entreprise
Le stagiaire a accès à la cantine d’entreprise et aux tickets restaurant au même titre que les salariés. Il est également précisé que les stagiaires qui ne perçoivent pas de gratification bénéficient de ce même avantage. Cependant, si aucune contrepartie n’est appliquée au stagiaire (c’est-à-dire si celui-ci ne participe pas au financement), aucune cotisation ni contribution sociale n’est due uniquement si la valeur de l’avantage ne dépasse pas le montant de la franchise.
Exemple : un stagiaire est présent 22 jours en octobre 2015. Il ne perçoit pas de gratification mais reçoit 22 tickets restaurant d’une valeur faciale de 8€ (soit 176€ au total). Le montant de la franchise s’élève à 554,40€ (22 jours x 7 heures x 3,60€). Aucune cotisation ni contribution n’est donc due car le montant des tickets restaurant est inférieur à la franchise.
Remboursement des titres de transport et autres avantages
La prise en charge par l’entreprise de la moitié de l’abonnement transport du stagiaire qui se rend à l’organisme d’accueil est obligatoire. Cette prise en charge est exonérée de cotisations sociales.
Rappel : durée maximale d’un stage et conservation des conventions de stage
Pour rappel, la durée maximale du stage ne peut excéder 6 mois consécutifs ou non (924 heures) par année d’enseignement. (lorsque celui-ci est effectué par un même stagiaire dans un même organisme d’accueil). Les jours de congés et autorisations d’absence prévus dans la convention de stage sont pris en compte pour déterminer la durée maximale. Des dérogations existent cependant selon le diplôme préparé.
