Une organisation d’entreprise claire pour un fonctionnement efficace

L’efficacité d’une entreprise tient en grande partie dans la qualité de son organisation. Il suffit parfois de se poser et d’étudier le fonctionnement interne de l’entreprise pour voir si son organisation est efficace : chaque salarié sait-il à qui il doit se référer pour chacune de ses tâches ? Chaque collaborateur connaît-il sa mission ? Le dirigeant sait-il précisément qui fait quoi dans l’entreprise ?

Lorsque la réponse à ces questions n’est pas évidente c’est souvent qu’il est temps de travailler sur l’organisation interne de la société. Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France vous explique comment.

En quoi la bonne organisation d’une entreprise influencerait-elle sa performance ?

Définir et affecter les tâches et les missions de chacun permet de clarifier l’organisation de l’entreprise, ce qui apporte une amélioration du fonctionnement, tant pour la direction que pour les collaborateurs.

Pour la direction, la clarification des missions apporte :

• une répartition des dossiers plus facile et mieux maîtrisée,
• une vision plus claire de l’ensemble des tâches à affecter,
• une meilleure représentation des tâches effectuées ainsi qu’un plus grand contrôle des circuits d’information, de production et de création de valeur ajoutée.

Pour les collaborateurs, une meilleure définition des missions permet :

• une affectation des tâches plus facile,
• une connaissance exacte de ce que la direction attend de chacun,
• de concentrer et d’homogénéiser les tâches réalisées par un employé (ou un service), ce qui lui permet d’acquérir de la compétence et d’améliorer sa productivité,
• d’éviter les pertes de temps liées à un manque de clarté dans la répartition des tâches (incompréhensions, erreurs d’affections, double, voire triple traitement des dossiers, interventions multiples sur un même dossier, …)

L’entreprise étant en perpétuelle évolution, il est nécessaire de faire évoluer en permanence son organisation interne à l’aide d’outils de synthèse et d’analyse qui serviront de support au dialogue des différentes personnes concernées.

Les outils d’aide à l’organisation d’entreprise

Il existe de nombreux supports qui aident à la mise en place ou à l’amélioration de l’organisation dans les entreprises. Quels que soient les formats qu’ils adoptent, ces supports se basent sur quelques outils fondamentaux de l’organisation d’entreprise que nous vous proposons d’étudier :

La fiche de poste, un incontournable de l’organisation d’entreprise

La fiche de poste décrit le poste mais aussi les compétences, les savoir-faire et les savoir-être nécessaires à la réalisation de la mission. C’est un incontournable de la gestion des ressources humaines et donc de l’organisation d’entreprise. En interne, la fiche de poste sert aussi bien à définir les objectifs, et structurer les entretiens annuels qu’à décrire la mission (formalisation des tâches, autonomie nécessaire, niveau de responsabilités et de compétences requises, …).

Le tableau de suivi des compétences

Le tableau de suivi des compétences offre une vision individuelle et collective des compétences, savoir-faire et savoir-être des salariés. Cet outil d’organisation d’entreprise peut être utilisé pour :

• planifier le remplacement de certaines absences,
• identifier les faiblesses de certains postes et/ou équipes,
• identifier les besoins de formation et/ou de recrutement.

L’organigramme

C‘est par conséquent un outil de management et d’organisation d’entreprise qui met en évidence les points-clés dans le fonctionnement de l’entreprise et les collaborateurs essentiels au fonctionnement de l’activité.

Le management et l’organisation d’entreprise

L’organisation d’entreprise et le management sont deux aspects de la gestion intimement liés. En effet, savoir affecter les missions en tenant compte des projets professionnels de chaque collaborateur et de ses compétences est une démarche motivante qui facilite la gestion des promotions.

Doit-on s’organiser avec ses associés ?

Lorsque des personnes de bonne foi ayant un intérêt commun ont un problème, il arrive souvent qu’il soit dû à un manque de communication.

Il est par conséquent nécessaire de s’organiser aussi entre associés. Si définir une fiche de poste est un peu exagéré, il est cependant important que les associés soient conscients de la mission ou des tâches qui leur sont confiées et de ce que chacun attend des autres.

Lorsqu’une discussion est importante, la repousser n’a jamais empêché qu’elle ait lieu, par contre cela laisse la possibilité à ce que la situation s’envenime. Il est donc important de s’organiser de manière à créer des occasions régulières pour aborder les sujets consensuels comme les sujets qui fâchent.

Conclusion

L’organisation d’entreprise, qui consiste à définir qui fait quoi, est une démarche importante qu’il faut souvent perfectionner et parfois refondre, lorsque la situation l’exige. Si certains outils permettent de se faire une idée de l’efficacité de l’organisation d’une entreprise, la discussion et l’échange permettent de tenir compte de l’ensemble des facteurs et de motiver les collaborateurs et associés autour du projet d’entreprise.