Les frais engagés par un salarié dans le cadre de sa mission professionnelle doivent-être remboursés soit de manière forfaitaire, soit sur la base des frais réellement engagés. La difficulté à apprécier les montants dépensés ou la lourdeur administrative qu’impose le relevé exact des dépenses amènent parfois les entreprises à privilégier le remboursement forfaitaire, plus simple à gérer.
Cependant, l’administration fiscale impose le plus souvent le remboursement sur la base des frais réellement engagés. Qu’en est-il des remboursements de frais « Internet » ou « Web » qui, avec le développement de l’utilisation d’Internet, deviennent de plus en plus courants ? Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, répond à cette question.
Les remboursements de frais « Web » sont-ils si courants ?
Le développement de l’utilisation d’Internet modifie profondément l’activité des entreprises. Que ce soit au travers de l’évolution d’un certain nombre de métiers, qui utilisent de plus en plus le web, ou par la création de nouvelles fonctions (rédacteurs, webmaster, comunity manager, …), les entreprises sont souvent confrontées à devoir rembourser des frais pour les dépenses « Web » de leurs salariés.
Par ailleurs, avec le développement de l’utilisation des mobiles et de l’amélioration des réseaux (3G, 4G, …), ces frais ont tendance à augmenter et leur utilisation professionnelle à se généraliser. On peut donc imaginer que les remboursements de frais « Web » suivront cette croissance dans les années à venir.
La problématique des remboursements de frais « Web »
Si les frais téléphoniques ont pris une place importante dans les dépenses des français, il est parfois difficile d’en isoler la partie professionnelle de la partie personnelle.
La Cour a rappelé que la réglementation prévoit que les remboursements de frais pour « utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication » ne peuvent se faire que sur la base des frais réellement engagés ou selon l’évaluation du temps d’utilisation professionnelle faite par les salariés dans la limite de 50% du temps de l’usage total. Elle précise que les indemnisations forfaitaires sont impossibles.
Ainsi les remboursements de frais professionnels liés aux nouvelles technologies ne peuvent être faits que sur une base de frais réel avec pour justificatif :
- Les factures et explications fournies par les salariés,
- Une évaluation du nombre d’heures d’utilisation de ces outils à usage professionnel faite par le salarié dans une déclaration.
Autres remboursements obligatoires sur la base des frais réels
Il existe d’autres frais pour lesquels le remboursement doit être fait sur la base des dépenses réellement engagées :
- les frais des salariés en télétravail,
- les remboursements de frais liés à un déménagement pour raison professionnelle,
- les frais de mutation ou de mission temporaire pour les étrangers en France ou les français à l’étranger, qui continuent de bénéficier du régime général,
- les frais des employés français travaillant dans ou pour les DOM – TOM.
Pour en savoir plus sur les remboursements forfaitaires ou « au réel », retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
- Zoom sur les frais de déplacements professionnels
- La gestion des notes de frais
- Contrôle fiscal : quelles charges pouvez-vous imputer à votre société ?
- Dirigeants, comment réduire vos frais généraux ?
- Zoom sur les frais de déplacements professionnels
- Contrôle URSSAF : les points de vigilance pour éviter le redressement
