Les frais engagés par un salarié, dans le cadre de son activité professionnelle, sont généralement pris en charge par l’employeur sous forme de remboursement de frais (frais de repas, frais kilométriques, frais divers, …). Si l’employeur et le salarié veulent éviter qu’ils ne soient soumis à cotisations sociales et à l’imposition sur le revenu, quelques règles sont à respecter. Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France donne toutes les explications dans cet article.
Les frais de repas
Dans le cadre de l’exercice de sa profession, lorsqu’un salarié engage des frais liés à l’exécution de son travail ou de son déplacement, ceux-ci sont pris en charge par l’entreprise sous forme de remboursement de frais, et peuvent être remboursés :
- au réel, en remboursant les factures qui feront foi des dépenses engagées,
- au forfait, grâce au versement d’une indemnité forfaitaire.
L’exonération fiscale des indemnités de frais de repas
Les indemnités de frais de repas peuvent être fiscalement exonérées (impôt sur le revenu du salarié), soit dans le cadre de l’abattement forfaitaire de 10% du revenu perçu, soit au réel en cumulant les dépenses remboursées. Lorsque l’employé choisit l’abattement forfaitaire de 10% pour son imposition sur le revenu, les frais de repas peuvent ne pas être assimilés à des avantages en nature sous certaines conditions :
- ils doivent être conformes à ce qui est indiqué,
- ils doivent couvrir des dépenses d’ordre professionnel,
- ils doivent correspondre à des dépenses professionnelles spécifiques.
Les frais de repas sont notamment exonérés lorsque :
- Les salariés sont contraints de prendre leur repas sur leur lieu de travail (organisation, horaires particuliers, …),
- Les salariés travaillent en dehors de leur lieu de travail sans pouvoir regagner leur domicile (déplacement, formation, …),
L’exonération de charges sociales des indemnités de frais de repas
Les indemnités de frais de repas peuvent être exonérées de charges sociales lorsque :
- l’utilisation des sommes remboursées est conforme à ce qui est indiqué,
- elles couvrent des dépenses d’ordre professionnel.
Les limites d’exonérations fiscales et sociales des frais de repas
L’exonération des indemnités des frais de repas est plafonnée dans les limites suivantes :
– En cas de repas sur le lieu de travail ou en dehors :
- 18,80 € (en 2019) par repas lors d’un déplacement professionnel,
- 9,20 € (en 2019) par repas pris en dehors des locaux professionnels,
- 6,60 € (en 2019) par repas pris au sein de l’entreprise.
– En cas de grand déplacement :
- 18,80 € (en 2019) par repas pour les trois premiers mois ;
- 16,00 € (en 2019) par repas jusqu’à deux ans ;
- 13,20 € (en 2019) par repas entre deux et six ans.
Pour plus d’informations sur les indemnités de repas, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
