Les impayés représentent un véritable danger pour les entreprises. Bien plus que la seule perte financière ponctuelle, les impayés représentent un stress très important. Le coût des impayés n’est pas seulement financier. Il s’ajoute à la désagréable sensation d’avoir travaillé pour rien.
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, explique dans cet article le détail des coûts générés par un impayé. Ainsi l’entreprise peut-elle mieux évaluer les solutions à envisager pour limiter leur impact, ou pour les éviter.
Un choix cornélien
Dans le cadre de sa mission, le dirigeant d’entreprise doit parfois choisir entre deux maux. Accepter la commande d’un client peu solvable ? (en prenant le risque de ne pas être payé en temps et en heure, voire pas du tout). Refuser la commande ? (En se privant d’une vente qui alimente l’activité de l’entreprise).
Que fait un dirigeant qui doit décider d’accepter ou non une commande ? Il doit s’appuyer sur 2 indicateurs complémentaires :
- la solvabilité du client,
- et le coût que représenterait un impayé pour l’entreprise.
Combien coûte un impayé pour l’entreprise ?
Pour l’entreprise, le coût d’un impayé dépasse le seul aspect de la perte financière. Pour pouvoir évaluer ce qu’un impayé coûte à une entreprise, il faut distinguer les conséquences directes et indirectes de l’impayé.
Les conséquences directes d’un impayé
La perte financière liée à l’impayé
La conséquence la plus évidente d’un impayé est la perte financière qu’il génère. Celle-ci devra être compensée par un accroissement de l’activité égale au montant de l’impayé divisé par le taux de marge qui sera réalisé par le chiffre d’affaire complémentaire.
Exemple : Le taux de marge est de 5 %. Pour compenser la perte liée à un impayé de 20 000 €, l’entreprise doit réaliser un chiffre d’affaires de 400 000 € (20 000 / 0,05).
Pourquoi ? Car si la marge est de 5% c’est que 95 % du prix correspond à des dépenses effectives de l’entreprise (matière première, salaire de vos employés…).
Alors pour obtenir l’équivalent du paiement de cette facture impayée avec un taux de marge de 5%, il faudra facturer 400 000 € c’est-à-dire 380 000 € de nouvelles dépenses et 20 000 € de marge.
Pour obtenir seulement le remboursement des dépenses liées à cet impayé, il faudra facturer 380 000 € c’est-à-dire 361 000 € de nouvelles dépenses et 19 000 € de marge.
Tableau récapitulatif du chiffre d’affaires supplémentaire à réaliser en cas d’impayé selon la marge établie
Les frais bancaires générés par l’impayé
Comme l’exemple ci-dessus le met en évidence, un impayé est la conséquence d’une vente et d’une commande préalable qui a engendré des dépenses. Le manque à gagner qu’occasionne l’impayé génère souvent des frais financiers supplémentaires et imprévus. Lorsque le montant de l’impayé est limité et que l’entreprise est en bonne santé financière cela peut se cantonner à quelques frais ou commissions bancaires. Par contre lorsque l’entreprise se trouve dans une passe financière difficile, elle peut devoir faire face à une déstabilisation de son modèle économique, notamment par l’alourdissement de ses charges financières.
Les conséquences indirectes d’un impayé
Des conséquences sur l’organisation de l’entreprise
Les conséquences d’un impayé ne se résument pas à une tension sur la trésorerie. Elles affectent parfois l’organisation même de l’entreprise de plusieurs manières :
- en affectant différemment le budget de trésorerie,
- en alertant le banquier qui peut, le cas échéant réajuster le niveau de risque à la hausse ce qui engendrera un durcissement des tarifs et de l’accès au crédit,
- et en affectant l’exploitation de l’entreprise (embauches et investissements repoussés, économies sur l’entretien, les matières premières, …).
Le temps passé pour gérer le recouvrement
Le temps passé et les dépenses liées au recouvrement (huissier, dépenses juridiques, …) bien souvent à fonds perdus ont eux aussi une influence sur la bonne gestion de l’entreprise. Le recouvrement est une tâche délicate à mener qui nécessite du temps, du suivi, et bien souvent l’intervention d’un responsable pour tenter de débloquer la situation. Et le temps que le dirigeant passera sur le recouvrement n’est pas utilisé pour traiter d’autres missions importantes …
Les impayés perturbent le climat au sein de l’entreprise
Pour finir les impayés peuvent perturber le climat au sein d’une entreprise et jouent sur la productivité de l’ensemble de l’équipe.
Pour évaluer le coût des impayés, le dirigeant doit lister et mesurer l’ensemble des conséquences. Cette démarche lui permettra, lors de la validation des commandes, d’avoir à l’esprit le risque financier mais aussi organisationnel et administratif que peut avoir l’acceptation d’une commande à risque.
Frais de recouvrement en cas d’impayé
Une démarche de recouvrement a un coût, que ce soit une lettre de mise en demeure ou une assignation en paiement au fond. Lors d’un impayé, ces frais sont pratiquement inévitables et parfois récurrents. L’entreprise doit les prendre en compte pour chaque créance impayée si elle n’a pas mis en place une politique de prévention. A cause de ces frais et du temps administratif, le coût des impayés peut vite devenir très élevé.
Mettre en place des mesures préventives
Bien évidemment la meilleure façon de lutter contre les impayés est de les anticiper pour mieux les éviter. Pour cela, il importe de mener des actions diverses et complémentaires ainsi que de mettre en place un suivi implacable et exigeant.
On s’inquiétera de savoir quelles peuvent être les causes d’un impayé pour mettre en place des mesures correctrices. Ces causes peuvent être l’imprécision ou la contradiction des documents contractuels, l’insatisfaction du client sur la prestation réalisée ou le bien livré, des difficultés financières du client, etc.
Se tenir informé de la santé financière de ses partenaires économiques peut aussi représenter un moyen d’éviter les déconvenues prévisibles.
Pour éviter une accumulation d’impayés, une entreprise peut avoir intérêt à durcir ses conditions générales de vente (CGV) pour éviter les commandes des mauvais payeurs. Elle peut réduire le nombre de clients, le chiffre d’affaires sera plus faible mais il y aura aussi moins de problèmes financiers.
