Toutes les entreprises sont susceptibles de subir un contrôle URSSAF et par conséquent un redressement. Les contrôleurs peuvent s’intéresser à l’ensemble de la paie et de la partie «cotisations sociales » de l’entreprise. Cependant, ils se concentrent généralement sur quelques points précis.
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, partage avec vous l’expérience de ses différents bureaux et vous informe sur les éléments les plus contrôlés par l’administration fiscale.
Les stagiaires : l’apéritif du contrôleur URSSAF
Les contrôleurs sont très attentifs au respect de la réglementation lorsque l’entreprise emploie des stagiaires. En effet, pour être exonérée de cotisations sociales, l’indemnité d’un stagiaire ne doit pas dépasser le montant de gratification minimal qui est de 12,5% du plafond horaire de la Sécurité sociale (soit 2,875 €/heure en 2014).
Les remboursements de frais : le caviar des contrôleurs URSSAF !
L’étude stricte et pointilleuse des remboursements de frais est un incontournable du contrôle URSSAF. N’étant pas soumis aux charges sociales, les remboursements de frais font l’objet d’une attention toute particulière des contrôleurs qui pourraient par exemple s’étonner de frais de restaurant le dimanche ou de remboursements kilométriques importants en période de vacances.
Sur ce point la réglementation est claire : pour ne pas être soumis aux cotisations sociales, chaque remboursement de frais doit faire l’objet d’un justificatif (facture). Les remboursements de frais de restauration devront en outre préciser l’identité des personnes invitées.
Les avantages en nature : le plat principal du contrôle URSSAF !
L’Urssaf considère tout avantage en nature accordé aux salariés (et aux dirigeants !) comme un élément de salaire. Il doit par conséquent se déclarer comme tel sur la fiche de paie ou la DSI (Déclaration Sociale des Indépendants pour les TNS). Il doit être soumis aux charges sociales en vigueur. En cas de contrôle URSSAF, les avantages en nature sous-évalués ou oubliés (logement, voiture de fonction, cadeaux et avantages divers,…) feront l’objet d’une réintégration dans les charges sociales ainsi que d’un redressement.
Il ne reste plus que quelques possibilités d’exonérations qui sont strictement encadrées par la loi. Certains articles écrits précédemment vous expliquent comment tirer profit de ces quelques possibilités d’exonération (Le titre-restaurant, bons d’achats, …).
On pourra noter l’attention particulière à porter lors de l’attribution des bons d’achats qui doit être identique pour l’ensemble du personnel, sans discrimination. L’entreprise conservera une liste d’émargement comme justificatif.
Les indemnités kilométriques : un mets de choix lors d’un contrôle URSSAF !
Les indemnités kilométriques sont certainement l’un des points les plus surveillés lors d’un contrôle URSSAF. Le respect de la réglementation permet de subir un contrôle qui ne pose pas de problème particulier.
Pensez à respecter les barèmes établis par l’administration fiscale et à devancer les demandes de justificatifs du contrôleur :
- en conservant la copie de la carte grise
- en ayant des déplacements cohérents. Pensez aux déplacements lointains sans justificatifs de péage… (il faut reconnaître que les départements et/ou régions qui n’ont pas de péage comme le Nord ont un avantage de ce point de vue…).
La loi Fillon : de quoi pimenter votre contrôle URSSAF !
La complexité du mode de calcul des réductions Fillon sur les bas salaires est l’occasion pour les contrôleurs URRSAF de s’assurer de la qualité du calcul de ces réductions qui concernent tous les salaires jusqu’à 1,6 fois le SMIC. L’évolution annuelle du mode de calcul et la qualité du suivi des heures en font une niche à redressement !
On intégrera dans cette partie l’attention particulière que les contrôleur portent à la vérification du bon suivi de la réglementation sur les exonération particulières comme pour la ZFU (Zone Franche Urbaine) les JEI (Jeunes Entreprises Innovantes), etc.
Les contrats collectifs : la poire pour la soif des contrôleurs URSSAF
Les règles de mise en place des contrats collectifs ont beaucoup évolué ces dernières années. Ils comprennent les contrats de prévoyance, santé et/ou retraite (hors convention collective). Le formalisme imposé par l’administration fiscale en fait un terrain propice aux erreurs. Cela incite les contrôleurs à faire des contrats collectifs une cible prioritaire.
Rappel sur la démarche à suivre lors de la mise en place d’un contrat collectif :
Lorsqu’un contrat collectif est mis en place, il doit concerner l’ensemble des salariés (il est possible d’avoir un contrat pour les cadres et un contrat pour les non cadres). La mise en place doit être impérativement formalisée par la rédaction d’une Décision Unilatérale de l'employeur (DUE), faute de quoi les contrats seront assimilés à des avantages en nature.
Le conseil de l’expert-comptable
Les entreprises employant des salariés ont potentiellement un contrôle URSSAF tous les 3 ans. C’est une fréquence que nous n’observons cependant pas chez la plupart de nos clients. Le contrôle dit « sur pièce », qui évite au contrôleur de se déplacer, tend à se généraliser. Dans ce cas, le contrôleur n’a pas à se déplacer dans l’entreprise.
La rigueur administrative (gestion du personnel, paie et note de frais) est l’atout principal pour vous protéger d’un redressement URSSAF. Il faut que chaque dépense faite puisse trouver une justification qui démontre son caractère professionnel.
Pour plus d’informations concernant les contrôles URSSAF, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
