De nombreux outils, développés autour d’Internet et des NTIC (Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication), permettent aujourd’hui de modifier en profondeur nos façons de travailler et de communiquer. Stockage de données, communication, partage de fichiers « en direct », synchronisation, etc., changent nos habitudes de travail, nos organisations, et transforment jusqu’à nos entreprises ! Google Agenda ® est l’un de ces nouveaux outils.
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, vous explique comment mieux utiliser cet outil.
Faciliter la gestion de son agenda
C’est actuellement l’une des meilleures solutions pour gérer simplement et efficacement votre emploi du temps. Ainsi, l’application propose de nombreuses fonctionnalités pour maîtriser et optimiser tous les aspects de votre planning. Elle facilite donc la gestion de votre agenda et vous fait gagner du temps. Elle permet aussi de synchroniser votre emploi du temps à distance avec des terminaux fixes ou mobiles. Ainsi, plus besoin d’appeler votre secrétaire ou un collaborateur pour l’informer d’un changement de votre planning, même si vous êtes à 500 km de votre bureau !
Comment utiliser votre Google Agenda ?
Pour commencer, voyons en détail l’interface Google Agenda. Accédez à l’espace « Google Agenda » (https://www.google.com/intl/fr/calendar/about/). La copie d’écran ci-dessous vous est détaillée et expliquée pour chacune des 5 parties indiquées en orange sur l’illustration :
- Calendrier : affichage des différents calendriers en fonction de la sélection des agendas.
- Les Agendas : la solution permet de voir plusieurs agendas. Vous pouvez par exemple créer et ajouter un agenda pour suivre différents événements :
- Visualiser la disponibilité de vos collègues
- Mettre en place la réservation de ressources (salles, voitures, matériels,…)
L’agenda partagé d’un autre compte Google s’affichera dans la liste déroulante « Autres agendas ».
- Calendrier section : permet de naviguer rapidement dans son planning (jours, mois, années).
- Menu de navigation : le bouton « Aujourd’hui» sélectionnera directement la vue du jour. Les petites flèches permettent de naviguer d’une semaine à l’autre.
- Recherche, vues : cette zone propose notamment de rechercher simplement des événements avec le bouton « loupe »
Il est possible d’afficher votre agenda sous différents modes d’affichage :
- Planning : vue en mode « liste » avec simplement les événements prévus dans la journé
- Jour : affiche de façon chronologique les événements de la journé
- Semaine : permet de visualiser tous les jours de la semaine en colonne.
- Mois : vue qui affiche tous les jours du mois avec simplement les événements.
- Année : simple calendrier avec les mois et les jours.
- 4 Jours : affiche 4 jours à partir du moment présent.
De plus, il vous est possible d’afficher ou non certains jours ainsi que les événements refusés.
Comment gérer des événements ?
Créer un événement
Pour créer un évènement vous pouvez cliquer sur le bouton « + » en bas à droite de l’écran ou directement dans l’agenda, vous sélectionnez la plage de temps de votre évènement.
Modifier un événement
Cliquer sur l’événement puis sur le petit stylo comme dans la session ci-dessous :
Vous aurez alors accès à cette fenêtre de modification :
Dans l’onglet « Détails de l’événement » vous pouvez définir le lieu, les paramètres d’alertes (notification, mail), la couleur, la visibilité sur l’agenda (occupé ou non) et ajouter une description.
- Définir une raison, la date et l’heure de l’événement. Vous pouvez également définir des options de récurrence. Depuis le bouton « autres actions » il est possible d’imprimer, de dupliquer, de supprimer, de publier ou encore de modifier le « propriétaire » de l’événement.
- Permet d’inviter d’autres personnes à l’événement (adresses courriel).
Pour conclure
Google Agenda est une application simple et facile d’utilisation pour bien gérer son emploi du temps. Utilisez la à bon escient !
Pour plus d’information concernant l’installation et l’emploi de Google Agenda, n’hésitez pas à contacter nos experts en informatique au 03 20 39 33 47.
Pour découvrir d’autres outils et applications utiles à la bonne organisation de votre entreprise, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
