Avec la dématérialisation de nombreux documents administratifs et légaux (factures, bulletins de paie, documents administratifs ou légaux, etc.), il devient important de pouvoir assurer leur sécurité, notamment quand il s’agit de les transmettre. Le coffre-fort numérique permet de stocker, de protéger et de transmettre en toute sécurité tous les documents importants de l’entreprise, de manière électronique.
Quelle sont ses caractéristiques ? Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, répond à la question.
— Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort numérique (CFN) est un système de stockage en ligne, sur des serveurs sécurisés. Il permet de stocker, de protéger et de transmettre tous les documents importants de l’entreprise, mais aussi ceux des salariés. Son accès sécurisé évite qu’une personne non autorisée puisse y accéder. Ainsi, seules les personnes disposant d’une autorisation (identifiants de connexion et mots de passe) peuvent ajouter, supprimer, consulter ou modifier un document.
Tous les types de documents, qu’ils soient juridiques, commerciaux, financiers, fiscaux, ou encore relatifs à la gestion du personnel peuvent être conservés dans un coffre-fort électronique.
Le coffre-fort numérique permet un archivage de tout document électronique, en toute sécurité, en s’appuyant sur deux principes :
- la conservation des documents numériques,
- la garantie d’une restitution identique au document original. Un mécanisme de sécurisation et d’intégrité, au moment du dépôt, (aussi appelé scellement numérique) permet cette inviolabilité. Elle est composée:
- d’une signature électronique, qui authentifie l’auteur du dépôt,
- d’un horodatage, qui certifie la date de ce dépôt,
- d’une empreinte numérique lors du dépôt.
Une traçabilité et un enregistrement des activités des utilisateurs, des anomalies et des événements liés à la sécurité assurent par ailleurs l’intégrité des documents dans le temps (leur “non-modification”). Les fichiers conservent ainsi l’intégralité de la vie d’un document, ses éventuelles modifications, les traitements appliqués, les lectures qui en ont été faites. Ce système d’enregistrement (dans des journaux spécifiques) s’appelle la “journalisation”.
Son utilisation est fortement recommandée par la CNIL. L’outil permet en effet de détecter les incidents, les intrusions, les usages non autorisés ou encore les détournements, effectués sur les systèmes informatiques ouverts à un grand nombre d’acteurs.
— Des acteurs/services incontournables
Qu’il s’agisse de Digiposte, de Silae ou d’Openbee, de nombreuses sociétés proposent aujourd’hui un coffre-fort numérique à leurs clients. Outre la sécurité, ces coffres-forts numériques offrent des fonctionnalités supplémentaires, comme le partage des fichiers avec d’autres utilisateurs, la création de dossiers organisés, la génération de mots de passe forts, ou même le stockage de copies de sauvegarde de fichiers importants.
Les services d’un coffre-fort numérique incluent :
- la protection contre la perte de données due à des sinistres physiques (incendies, inondations, etc.)
- la possibilité d’accéder à ses informations depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.
— Les outils numériques
La révolution numérique de l’entreprise l’amène à utiliser des outils de plus en plus sophistiqués, outils numériques qui lui font gagner en efficacité et en sécurité.
La dématérialisation (la facture électronique, les bilans, les grands-livres, les bulletins de paie, etc.) permet un gain de place considérable. Plus d’armoires, d’étagères, de cartons poussiéreux qui finissent par se perdre ou tomber en poussière ! Tous les documents dématérialisés et les données numériques de l’entreprise sont archivés sous format électronique. Le coffre-fort numérique est l’une de ces solutions techniques. (voir notre article Conserver et stocker ses documents numériques)
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