Il est souvent demandé aux experts-comptables de partager leur expérience pour aider les dirigeants à faire fonctionner leur entreprise de manière efficace. L’organisation du service comptable semble, à première vue, moins importante que d’autres axes de travail comme le développement commercial ou le suivi des créances clients. Elle joue cependant un rôle important dans le fonctionnement général de la société. Elle influe aussi sur l’aide à la prise de décision. Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts-de-France explique les bases de l’organisation comptable.
L’enjeu d’une organisation comptable de qualité
La comptabilité, fonction souvent perçue comme contraignante, peut se révéler être un atout décisif dans la recherche de performance financière d’une entreprise. Et ce, pour peu que le dirigeant l’organise correctement et s’en serve pour son pilotage.
En effet, une bonne organisation comptable contribue de deux manières au bon fonctionnement de l’entreprise. En l’aidant à avoir un fonctionnement administratif optimal d’une part :
- Un classement de qualité permet d’éviter de perdre des documents et de les retrouver rapidement,
- Un gain de temps administratif à tous les niveaux (paye, comptabilité, élaboration des comptes annuels, suivi des clients, …),
- Un gain financier (suivi des créances clients, …)
- La connaissance et la sauvegarde du patrimoine de l’entreprise,
- Le suivi serein des règles de gestion de l’entreprise,
- La conformité avec la réglementation fiscale qui permet d’éviter les redressements.
La bonne organisation comptable permet aussi au dirigeant de disposer des informations financières indispensables au pilotage de l’entreprise. Car le cycle et le rythme économique ne cessent de s’accélérer. Il oblige les dirigeants à prendre rapidement des décisions aux conséquences parfois importantes. Pouvoir se reposer sur des données financières et comptables de qualité – et à jour – offre donc au dirigeant de disposer d’outils de gestion adaptés à sa mission :
- Tableau de bord,
- Situation intermédiaire,
- Suivi et/ou plan de trésorerie
- Connaissance et suivi des ratios et des indicateurs clés (taux de marge, BFR, coût de revient, REX, encours clients, …),
- …
Le contrôle interne : un fondement de base de l’organisation comptable
« Le contrôle interne », encore un mot peu engageant ! Il désigne en fait la capacité du dirigeant à connaître le fonctionnement de l’entreprise. Il sous-entend aussi sa maîtrise de la diffusion et de la circulation de l’information. Or, la comptabilité est le centre principal de l’information financière. Il est donc nécessaire d’organiser son fonctionnement selon des principes clairs et complémentaires, qui permettront sa maîtrise.
La séparation des fonctions
La comptabilité enregistre un certain nombre d’opérations de nature très différentes. La première des règles est donc de séparer clairement la fonction d’enregistrement des opérations financières de celle de trésorier. Ainsi, en distinguant les personnes qui gèrent les finances de celles qui enregistrent les mouvements financiers, l’organisation comptable permet de :
- S’assurer d’un enregistrement complet de l’ensemble des opérations financières,
- Prévenir les éventuelles erreurs et/ou fraudes internes,
- Disposer d’une gestion rationnelle et éclairée,
- Protéger l’intégrité des biens et des ressources de l’entreprise.
Idéalement, la séparation des fonctions implique une séparation des tâches plus large. On distinguera quatre missions principales. Lorsqu’elles ne se cumulent pas, celles-ci permettent d’assurer un contrôle interne de qualité :
- la prise de décision,
- le contrôle,
- la conservation du patrimoine de l’entreprise (suivi, conservation et entretien des immobilisations, des stocks et des liquidités),
- et l’enregistrement comptable des flux (inventaires, achats, ventes, réalisations des états synthétiques, ..).
La définition des fonctions
Une bonne organisation comptable implique aussi que chacun ait une tâche définie de manière claire et précise. La définition de sa mission comprendra :
- La description de sa place au sein de l’entreprise (organigramme),
- Ses attributions, ses responsabilités et les moyens dont il dispose,
- L’origine et la nature des documents qui lui seront communiqués,
- Les documents qu’il doit créer et leur destination.
L’enregistrement comptable immédiat
De même, pour être un outil efficace, la comptabilité doit être à jour en permanence. Le responsable administratif, en charge de l’organisation comptable doit s’assurer que la saisie répond aux critères :
- d’exhaustivité : chaque opération s’enregistre en comptabilité,
- de réalité : chaque enregistrement est lié à une opération connue,
- d’exactitude : il n’y a pas d’erreur dans la comptabilisation des montants,
- de bonne période : chaque opération doit s’enregistrer dans la période qui la concerne.
La protection matérielle et juridique
Les biens de l’entreprise doivent être protégés contre le vol, la destruction, la perte et les intempéries. Ces protections doivent concerner les biens physiques (stocks, bâtiments, factures, immobilisations, documents, …) et les biens informatiques (logiciels, sauvegardes, …)
Les protections seront donc
- matérielles (magasins fermant à clef, caisses enregistreuses, coffre, …)
- et juridiques (assurances, clause de non concurrence, contrats, ..).
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