Dans de nombreuses entreprises, une partie importante de l’apprentissage repose sur la formation sur le tas. Mais combien coûte réellement le « on verra bien » ? Ce coût est rarement pris en compte dans le budget formation.
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, revient dans cet article sur la fausse bonne idée qui consiste à mettre de côté une vraie formation.
Former ses collaborateurs ou les laisser apprendre sur le tas
À la rentrée, les entreprises reprennent leur rythme, les objectifs sont relancés, les équipes se réorganisent et les projets repartent. C’est aussi le moment où l’on commence à réfléchir aux formations qu’il faudra programmer dans les mois à venir.
Et pourtant, dans beaucoup d’entreprises, une partie importante de l’apprentissage continue de se faire autrement : sur le tas.
- « Elle va regarder comment fait sa collègue. »
- « Pour l’instant, il peut se débrouiller. »
- « On n’a pas le temps de le former. »
Ces phrases sont familières. Elles peuvent même sembler parfaitement raisonnables dans une entreprise où chacun doit être opérationnel rapidement…. Mais le « on verra bien » a un coût. Et il est rarement inscrit quelque part dans le budget formation.
Apprendre sur le tas n’est pas forcément une mauvaise chose
Il ne s’agit évidemment pas d’opposer formation et expérience. La formation sur le tas (apprendre en faisant) est indispensable. Un collaborateur ne devient pas autonome uniquement parce qu’il a suivi une formation. L’expérience, l’observation, les échanges avec les collègues et la confrontation aux situations réelles sont essentiels.
Le problème apparaît lorsque l’apprentissage sur le tas devient le seul mode de transmission. Car apprendre ainsi suppose généralement qu’une personne plus expérimentée soit disponible pour expliquer, corriger, vérifier et répondre aux questions. Autrement dit, l’entreprise ne supprime pas le coût de la formation : elle le déplace.
Le premier coût, c’est le temps des collaborateurs expérimentés
Lorsqu’un nouveau collaborateur arrive, il faut lui expliquer les outils, les procédures, les méthodes de travail, les particularités des dossiers… Ce temps est rarement comptabilisé comme du temps de transmission. Pourtant, il existe bel et bien.
Un ou une salarié(e) expérimenté(e) qui passe plusieurs heures à expliquer les mêmes notions, à reprendre des erreurs ou à vérifier systématiquement le travail d’un collègue consacre moins de temps à ses propres missions. Et, plus les explications sont improvisées, plus elles peuvent être longues.
Une formation structurée permet justement de faire sortir une partie de ces connaissances du fonctionnement quotidien de l’entreprise.
Le deuxième coût, ce sont les erreurs
Lorsqu’une personne apprend seule, elle apprend aussi par essais et erreurs. Certaines erreurs sont sans conséquence. D’autres peuvent être préjudiciables à l’entreprise.
Une mauvaise saisie comptable, une procédure mal appliquée, une information oubliée, un mauvais traitement d’un dossier client ou une échéance manquée peuvent entraîner du temps supplémentaire, des corrections et parfois une perte de confiance. Le coût d’une erreur n’est donc pas uniquement financier, il peut également être organisationnel.
Et parfois, le coût de la correction dépasse largement celui qui aurait été nécessaire pour apprendre correctement dès le départ.
Le troisième coût, la dépendance à une seule personne
C’est l’un des risques les moins visibles. Dans beaucoup de PME, une compétence essentielle est détenue par une seule personne. Tout le monde sait qu’elle « maîtrise le sujet ». Elle est donc sollicitée dès qu’une question se présente. Tant qu’elle est présente, le système fonctionne.
Mais que se passe-t-il lorsqu’elle est absente ? Ou lorsqu’elle quitte l’entreprise ? Ou lorsqu’elle change de poste ? L’entreprise découvre alors que ce qu’elle pensait être une compétence collective était en réalité une compétence individuelle.
La formation peut permettre de réduire cette dépendance, en donnant à plusieurs collaborateurs les connaissances nécessaires pour intervenir sur un même sujet.
Le quatrième coût enfin, c’est le manque d’autonomie
Un collaborateur qui n’a pas reçu les bases nécessaires peut rapidement devenir dépendant de ses collègues. Il pose davantage de questions. Il attend des validations. Son manque d’autonomie le fait hésiter avant de prendre une décision. Il revient régulièrement vers la personne qui « sait ». Et ce fonctionnement peut durer plusieurs mois.
À l’inverse, une formation adaptée permet de donner un socle suffisamment solide pour que le collaborateur puisse ensuite apprendre par lui-même, par la pratique, avec davantage d’autonomie. Former ne signifie pas tout apprendre au collaborateur.Cela signifie lui donner les bonnes bases pour qu’il puisse continuer à progresser.
Le coût du « on verra bien » est donc difficile à mesurer
C’est probablement pour cela que les entreprises ont parfois tendance à sous-estimer le sujet :
- Une formation apparaît immédiatement dans un budget.
- Au contraire, le coût du temps passé à expliquer, les erreurs commises, les corrections effectuées, ou la dépendance à un “expert interne” est beaucoup moins visible dans le cas d’une formation « sur le tas »..
Et pourtant, ces coûts existent. Et lorsqu’ils se répètent pendant plusieurs mois, ils peuvent représenter davantage que le coût d’une formation initiale.
Alors, tout doit-il faire l’objet d’une formation ?
Non. L’objectif n’est évidemment pas de transformer chaque besoin d’apprentissage en formation. Certaines compétences s’acquièrent parfaitement par l’expérience, l’accompagnement ou le tutorat. La vraie question est plutôt : “Qu’est-ce qui mérite d’être appris de manière structurée” ? En effet, l’entreprise ne peut pas se permettre de laisser le hasard décider de la façon dont une compétence est acquise.
C’est particulièrement vrai pour les compétences qui sont :
- indispensables au fonctionnement de l’entreprise,
- difficiles à acquérir seul,
- régulièrement sources d’erreurs,
- détenues par un nombre limité de personnes,
- nécessaires à la prise d’autonomie d’un nouveau collaborateur,
- ou amenées à être utilisées par plusieurs personnes dans l’entreprise.
Et si la rentrée était le bon moment pour se poser la question ?
Plutôt que de partir immédiatement d’un catalogue de formations, une entreprise peut commencer par observer son propre fonctionnement.
- Qui doit encore être accompagné sur certaines tâches ?
- Quelles erreurs reviennent régulièrement ?
- Sur quels sujets une seule personne est-elle aujourd’hui capable d’aider les autres ?
- Quel collaborateur pourrait gagner rapidement en autonomie avec les bonnes bases ?
- Quelles compétences seraient problématiques à perdre demain ?
Ces questions permettent de faire émerger des besoins de formation beaucoup plus concrets.
Former n’est pas toujours une dépense. Parfois, c’est une façon de réduire un coût qui existe déjà.
Le « on verra bien » peut fonctionner pendant un temps. Mais lorsque l’entreprise grandit, que les équipes évoluent, ou que les compétences deviennent plus complexes, il atteint rapidement ses limites. La formation ne remplace pas l’expérience. Elle lui permet de devenir plus rapidement utile, plus largement partagée et plus durable dans l’entreprise.
À la rentrée, plutôt que de se demander uniquement « Qui devons-nous former ? », il peut donc être intéressant de commencer par une autre question : Quelles compétences essentielles sont encore transmises uniquement sur le tas ? C’est peut-être là que se trouvent les prochains besoins de formation de votre entreprise. Et si nous en parlions ?
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