Dernière ligne droite pour la facturation électronique ! Dans 6 mois, à partir de septembre 2026, la dématérialisation oblige toutes les entreprises assujetties à la TVA à être capables de recevoir leurs factures sous format électronique.
Les entreprises se préparent déjà, certaines depuis longtemps, à ce grand chantier. Mais c’est avant tout une charge de travail pour les éditeurs de logiciels, les experts-comptables et les services et prestataires informatiques. Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts-de-France, fait le point.
Fin de partie pour les factures en format Word ou Excel !
Une facture électronique, c’est plus qu’une facture dématérialisée, plus qu’un simple PDF envoyé par e-mail. Elle doit :
- respecter un format structuré et normé (norme européenne EN 16931),
- permettre un traitement automatisé,
- et répondre à des obligations légales.
L’e-invoicing, c’est l’émission et la réception de factures via une plateforme de dématérialisation, sous une forme structurée. (Le terme est aussi utilisé au sens large pour parler de la facturation électronique dans son ensemble).
L’e-reporting est l’obligation de transmission à l’administration fiscale de certaines informations relatives aux opérations commerciales qui ne relèvent pas de l’e-invoicing. (Montants des opérations, de la TVA facturée, transactions B2C (avec les particuliers, non assujettis), transactions B2B européennes, etc.).
Les objectifs de la facturation électronique
La généralisation de la facturation électronique doit permettre des gains financiers importants pour tous :
- Pour les entreprises, une réduction des retards de paiement, grâce à une plus grande fluidité des factures, la simplification des obligations déclaratives, et donc une amélioration de la compétitivité,
- Pour l’État, une lutte contre la fraude à la TVA, des rentrées plus rapides, un contrôle accru des délais de paiement, et une meilleure connaissance de l’économie en temps réel.
À qui s’adresse la facturation électronique ?
L’obligation de facturation électronique (FE) s’impose à tous les assujettis à la TVA établis en France, qu’ils soient redevables (presque toutes les entreprises) ou non redevables (comme les micro-entrepreneurs).
Les non-assujettis, (non concernés par la facturation électronique), sont les particuliers (B2C), les associations à but non lucratif, et les entreprises non établies en France (B2B international).
Seules sont exclues de l’e-invoicing et de l’e-reporting les opérations exonérées de TVA relevant des articles 261 à 261E du CGI. (Entre autres, certaines opérations d’agriculture et de pêche, des professions libérales, des activités diverses, certaines prestations de services, d’activités immobilières, etc.)
Quel calendrier ?
- À compter du 1er septembre 2026, quelles que soient leur taille, les entreprises devront être capables de recevoir leurs factures sous format électronique.
- Les plus grandes (au dessus de 250 personnes) devront aussi, à cette date, être capables de les envoyer sous ce format.
- Ce n’est qu’à compter du 1er septembre 2027 que les PME, les TPE, et les micro-entrepreneurs auront l’obligation de savoir les envoyer. (Voir notre article Facture électronique, nouveau report !)
Quelles sont les étapes à franchir ?
Avec les conseils de leur expert-comptable, les entreprises doivent :
—> Vérifier la compatibilité du logiciel de facturation
Elles devront y paramétrer les éléments constitutifs de leurs factures, et les traduire en format électronique standard.
L’émission et la réception des factures électroniques doivent se faire dans l’un des 3 formats retenus par l’administration. Pour de nombreuses entreprises, ce sera Factur-X, un format mixte (fichier de données structuré au format XML et fichier PDF. C’est l’OD, Opérateur de Dématérialisation (le plus souvent l’éditeur du logiciel de facturation, ou la solution de gestion de factures) qui fera ce choix.
—> Choisir une Plateforme (PA)
Les Plateformes Agréées (PA) sont des prestataires privés, immatriculés auprès de l’administration, et agréés. Elles seules sont habilitées à assurer les opérations prévues (e-invoicing et e-reporting). Anciennement appelée Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), la PA doit être “ouverte”, notamment par le moyen d’API [1]. Elle doit aussi garantir l’interopérabilité avec les process et les flux de l’entreprise. (les progiciels de comptabilité et de facturation). La PA, c’est la boite aux lettres et le facteur.
[1] Une API (application programming interface ou « interface de programmation d’application ») est une interface logicielle. Elle permet de « connecter » un logiciel ou un service à un autre, afin d’échanger des données et des fonctionnalités.
Les plateformes vont :
- Émettre, transmettre et réceptionner les factures dans l’un des trois formats. (Factur-X, CII, UBL)
- Gérer les factures,
- Extraire et transmettre les données réglementaires (facturation, TVA, transaction, paiement) au PPF (Portail Public de Facturation, concentrateur de données qui interagira avec l’Administration fiscale),
- Alimenter le calcul de la pré-TVA,
- Envoyer les factures aux clients (via leur PA),
- Renvoyer à l’entreprise un accusé de réception (A/R) de ces opérations, et “définir” les statuts des factures à transmettre à l’administration : Déposée, Rejetée, Refusée, Encaissée,
- Inscrire leur client sur l’annuaire centralisé (tenu par l’Etat) en informant leur choix de portail.
—> Qui aide l’entreprise à faire son choix ?
Pour les aider à faire leur choix, les entreprises peuvent faire appel à leurs experts-comptables, à leurs prestataires informatiques ou à leurs éditeurs de logiciels de facturation et de comptabilité. Ils accompagneront les entreprises, et les conseilleront, en évaluant notamment :
- les éventuels impératifs (technique, spécificité, marché, etc.),
- leur rapport qualité/prix, s’ils sont payants.
(La plupart des éditeurs de logiciels développent leurs propres solutions. Cela devrait faciliter le paramétrage et la cohérence, fluidifier les données, générer les rapprochements, …)
Le Portail Public de Facturation
L’idée d’un portail public de facturation (PPF), initialement prévu pour la transmission gratuite de factures entre assujettis, a été abandonné. Chorus Pro, l’ancienne plateforme B2G mise en place en 2020 pour les factures des marchés publics, est maintenue, mais son rôle se limite dorénavant à n’être que la PA des factures destinées au secteur public : Chorus Pro est la PA des administrations publiques et de l’État.
Cet abandon est une excellente nouvelle. Toutes les entreprises ont encore en mémoire le gigantesque fiasco qu’avait été le passage obligatoire, au 1er Janvier 2023, au« guichet unique »et au “Registre National des Entreprises » (RNE),gérés par l’INPI…. Et tous les blocages que cela avait générés.
Les missions du PPF (renommé « Concentrateur de flux ») sont :
- d’administrer l’annuaire central des assujettis à la TVA établis en France, rôle indispensable à l’interopérabilité entre les plateformes,
- de concentrer les données obligatoires (facturation, transaction, paiement et cycle de vie) transmises par les PA pour les envoyer à la DGFiP.
Quels risques si on ne respecte pas l’obligation ?
Les risques sont de plusieurs ordres :
- Réglementaire : s’agissant d’une obligation légale, ne pas s’y conformer dès septembre 2026, c’est risquer une amende de 15€ par facture non conforme. (Tolérance prévue les premiers mois)
- Organisationnel : si l’entreprise n’a pas mis en place sa facturation électronique, elle risque de perdre un temps précieux, et des données. De plus, sa trésorerie à court terme pourrait en pâtir si elle ne parvient pas à recevoir et/ou faire parvenir ses factures !
- Contrôle interne : l’automatisation ne doit pas supprimer le contrôle, surtout pendant les premiers mois. Attention au risque de fraude ! Prévoir un audit des procédures pour les sociétés où plusieurs acteurs interviennent entre le passage de la commande et le paiement de la facture.
Les opportunités de la facturation électronique
La fiabilisation, grâce au renforcement du contrôle des factures sur les workflows (suites de tâches ou d’opérations à réaliser) à définir pour les sociétés avec plusieurs intervenants (acheteurs, payeurs, etc.).
Financière, avec la réduction des délais de paiement (grâce au suivi du cycle de vie), ce qui améliore la trésorerie. L’automatisation réduit les erreurs de saisie.
Conformité et Sécurité : une meilleure traçabilité des échanges et des actions sécurise les données et garantit la conformité réglementaire (avant transmission).
Pilotage en temps réel : la normalisation des factures et la collecte des données en temps réel permettent un pilotage amélioré de l’activité.
Planification, organisation, préparation, le grand chantier de la facturation électronique ne doit pas vous effrayer ! Valoxy, votre expert-comptable se tient à vos côtés et s’occupera de tout :
- Vous fournir toutes les explications pour comprendre la réforme (e-invoicing, e-reporting, formats structurés, …), et vous former. Rester en veille active (le marché va encore changer). Former vos équipes, et vos collaborateurs.
- Diagnostiquer, structurer, cartographier vos flux (achats, ventes, paiement) et les outils pour identifier les adaptations nécessaires, et vous proposer des accompagnements personnalisés.
- Choisir et déployer les solutions numériques adaptées, et vous aider dans le choix de la PA adaptée à vos besoins.
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