Les grands groupes ont commencé à mettre en place l’entretien d’évaluation. Il s’est ensuite développé dans les PME et les TPE, pour y devenir, là aussi, un véritable outil de management et de motivation des équipes. Mais, souvent pris par le temps et les contraintes du début d’année, le chef d’entreprise organise l’entretien d’évaluation de manière précipitée, au milieu de plannings surchargés.
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, vous invite à suivre quelques règles simples et de bon sens. Elles vous permettront de gagner en efficacité et en productivité, mais aussi de bien recevoir vos collaborateurs.
L’entretien d’évaluation : une pause formalisée pour faire le point
Même lorsqu’un manager se dit proche de ses équipes, il a besoin de s’arrêter pour formaliser une discussion d’ordre professionnel.
Pour être utile, il faut d’abord veiller à ce que l’entretien d’évaluation ne se vive pas comme une obligation, oubliée une fois terminée. Un manager qui souhaite réaliser un entretien d’évaluation efficace doit être attentif à la réalité de l’entreprise, et respecter quelques « basiques » :
- Le support utilisé doit être adapté à l’entreprise en fonction de sa taille, de son activité, de ses contraintes, de ses priorités, … Ainsi, il n’existe pas de support type, qui peut évoluer d’une année sur l’autre en fonction de la situation.
- La préparation est capitale, car elle permet de personnaliser l’entretien, de le rendre efficace et d’orienter les débats dans le sens de la stratégie de l’entreprise.
- Un entretien d’évaluation concerne l’année entière, et il demande donc de reprendre des éléments datant parfois de plusieurs mois.
Un entretien se base sur des faits concrets, réels et connus de tous. Il n’est pas question de « piéger » le collaborateur sur des « on dit », ou avec des chiffres de dernière minute.- Il vaut mieux parfois éviter de faire l’entretien que de le faire en étant mal préparé.
- L’entretien d’évaluation doit être fait auprès de tous les collaborateurs, sans discrimination. Pensez par exemple aux stagiaires, ou aux prestataires de longue date qui sont proches de vos équipes (un entretien commun avec leur responsable peut être souhaitable).
- Faire un compte rendu partagé de l’entretien afin que chacun en ait un écrit (discussions et engagements pris).
La maîtrise du déroulement de l’entretien
L’entretien d’évaluation n’est pas un échange unilatéral, et doit permettre aux deux parties de faire un point complet. Il est souvent plus facile de privilégier la mise en confiance pour permettre les conditions d’un échange constructif. On pourra pour cela prendre quelques minutes de discussion ouverte avant d’aborder le cœur de l’entretien, afin d’éviter une discussion crispée.
Même si on prend le temps nécessaire pour faire un entretien d’évaluation de qualité, il est nécessaire de maîtriser le timing :
- Le manager est maître du timing, il doit gérer le temps pour pouvoir traiter sérieusement l’ensemble des points importants.
- Si aborder les points délicats immédiatement est rarement conseillé, en discuter en fin d’entretien n’est pas mieux. Les sujets importants doivent être traités suffisamment rapidement.
- Lorsqu’un point précis et non prévu cristallise la discussion, il est souvent préférable de prévoir de revenir dessus lors d’un entretien d’évaluation complémentaire afin de pouvoir bien s’y préparer.
- Attention à éviter les interprétations possibles. Il faut pour cela :
- Eviter les non-dits en disant clairement ce qui ne va pas, en restant objectif, respectueux et calme.
- Faire les remarques de manière constructive, en expliquant le contexte et les conséquences éventuelles.
- Eviter la logique de confrontation, et privilégier la dynamique de progression.
- Noter clairement les conclusions des discussions afin qu’elles apparaissent dans le futur compte rendu.
Si la première partie de l’entretien sert souvent à faire le point sur l’année passée, la seconde sert à expliquer rapidement la stratégie de l’entreprise et à déterminer les objectifs collectifs et individuels. À la fin de l’entretien, le collaborateur doit avoir conscience de :
- la manière dont son travail a été apprécié,
- ce qu’on attend de lui en matière d’objectifs mesurables,
- des attentes sur son implication personnelle.
Faut-il aborder la question du salaire pendant l’entretien ?
La revalorisation salariale est souvent un point de tension qui risque de perturber la qualité des échanges de l’entretien d’évaluation. La solution est souvent de distinguer l’entretien d’évaluation de l’entretien de rémunération. Certaines entreprises séparent les deux entretiens de plusieurs mois, faisant l’entretien de rémunération en octobre novembre (ce qui leur permet de maîtriser l’évolution de la masse salariale pour le prévisionnel et pour le plan de trésorerie) et l’entretien d’évaluation en janvier février (ce qui leur permet d’ajuster les objectifs individuels en fonction du budget définitif).
De cette manière l’entretien d’évaluation s’axe plus sur le niveau de compétence individuel, sur les formations, les perspectives d’évolution ainsi que sur l’environnement de travail.
L’entretien de négociation salariale peut, quant à lui, contenir plus d’éléments chiffrés. (réalisation des objectifs, productivité, …). Ces éléments permettent d’étudier de près l’évolution salariale.
Peut-on faire plusieurs entretiens d’évaluation par an ?
Si plusieurs entretiens d’évaluations intermédiaires permettent d’améliorer le suivi et d’améliorer l’accompagnement des employés, il est préférable de se contenter d’un seul entretien d’évaluation par an afin de ne pas le banaliser. Certaines entreprises font cependant des entretiens de suivi trimestriels qui leur permettent d’améliorer le suivi individuel des collaborateurs. Dans une PME, un entretien par trimestre paraît suffisant. Dans une TPE, bien souvent la proximité entre le dirigeant et le collaborateur permet de se limiter à un entretien d’évaluation par an.
L’entretien de suivi répond plus à un objectif d’accompagnement des collaborateurs. Il les aide à atteindre les objectifs fixés, pour évaluer leur travail.
Vous souhaitez en savoir plus sur l’entretien annuel d’évaluation ? Retrouvez nos articles sur le blog Valoxy :
