Vous recrutez un nouveau salarié ? Que ce soit une embauche en CDI, CDD, en contrat d’apprentissage, ou en alternance, vous devrez effectuer différentes démarches indispensables auprès des organismes sociaux. Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, passe en revue les formalités incontournables : déclaration d’embauche, visite médicale, inscription dans le registre unique du personnel, affiliation à la caisse de retraite … et « zoome » sur les cas spéciaux : entreprise de plus de 50 salariés, embauche d’une personne n’ayant jamais travaillé, etc.
8 jours avant l’embauche : la déclaration à l’URSSAF
Vous devez déclarer le recrutement à l’URSSAF en remplissant une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) dans les 8 jours précédant l’embauche. Deux façons de réaliser cette déclaration :
- par internet, sur le site www.net-entreprise.fr
- par courrier recommandé avec accusé de réception au moyen d’un formulaire pré-imprimé.
Avec cette déclaration unique, vous accomplissez 6 démarches en une seule fois :
- votre immatriculation au régime général de la Sécurité sociale s’il s’agit de l’embauche de votre premier salarié (la première DPAE déclenche l’ouverture de votre compte employeur auprès de l’Urssaf)
- l’immatriculation du salarié à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM)
- votre affiliation à un régime d’assurance chômage
- l’adhésion à un service médical du travail.
- la demande d’examen médical d’embauche
- le recensement des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
La DPAE vaut également affiliation des salariés agricoles à la caisse de retraite complémentaire agricole.
En cas de non déclaration, vous pourriez être sanctionné par le paiement d’une amende de 5ème classe. Si l’administration considère qu’il s’agissait de travail dissimulé, l’infraction devient un délit puni d’une peine maximale de 3 ans de prison et dune amende de 45 000 €.
Le jour de l’embauche :
1 – l’inscription dans le registre du personnel
Vous devez tenir à jour un registre du personnel par ordre chronologique d’embauche. Celui-ci doit impérativement indiquer :
- le nom et le prénom du salarié
- le sexe
- la date de naissance
- la nationalité
- l’emploi
- la qualification
- la date d’entrée et de sortie
- et donner des informations sur le type de contrat quand il ne s’agit pas d’un CDI à temps complet.
A défaut de mise à jour, l’employeur sera sanctionné par le paiement d’une amende de 4ème classe autant de fois que de salariés concernés.
2 – l’affiliation aux régimes de retraite complémentaire, à la prévoyance et à une complémentaire Santé (Mutuelle)
Vous êtes tenu d’affilier votre salarié non cadre à une institution relevant de l’ARRCO et votre salarié cadre à une institution relevant de l’AGIRC.
A défaut d’affiliation, le salarié pourra intenter contre vous une action en régularisation ou, s’il a déjà liquidé sa retraite, une action en dommages et intérêts.
Avant la fin de la période d’essai : la visite médicale
La déclaration préalable à l’embauche remplace la demande d’examen médical. La visite médicale doit avoir lieu au plus tard avant la fin de la période d’essai qui suit l’embauche.
Si vous n’y veillez pas, vous pourriez devoir payer une amende de 5ème classe. Votre salarié pourra en outre vous demander des dommages-intérêts.
Et pour les entreprises de plus de 50 salariés, le relevé des contrats dans les 8 premiers jours de chaque mois
Si votre entreprise compte plus de 50 salariés, vous devez adresser une déclaration des mouvements de main d’œuvre (DDMO) à la Direction de l’Animation de la Recherche, des Etudes et des Statistiques (DARES), dans les 8 premiers jours de chaque mois. Cette déclaration mentionne les embauches et résiliations de contrats survenues le mois précédent, à l’exception des CDD d’une durée maximale d’un mois.
Depuis le 1er janvier 2013, les employeurs peuvent remplir cette obligation par Internet au moyen de la déclaration sociale nominative (DSN) destinée à remplacer la déclaration des mouvements de main d’œuvre à compter du 1er janvier 2016.
A défaut de communication de la déclaration des mouvements de main d’œuvre, vous pourriez être sanctionné pour chaque oubli, par le paiement d’une amende de 4ème classe.
Le cas du salarié n’ayant jamais travaillé
Vous avez embauché un salarié dont c’est le premier poste ? Il vous faut alors demander à l’URSSAF son immatriculation.
A défaut, vous pourriez être sanctionné par le paiement d’une amende de 3ème classe.
Bon à savoir
L’embauche de salariés grâce à des contrats aidés comme les « contrats d’accompagnement dans l’emploi » entre bien dans cette démarche.
Attention, les stagiaires, eux, ne sont pas considérés comme des salariés de l’entreprise. Par conséquent, ces formalités ne s’appliquent pas au recrutement d’un stagiaire.
Vous souhaitez plus d’informations sur les formalités à l’embauche ? Retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
