Une fois l’entreprise créée, l’entrepreneur effectue ses premiers pas. Il se pose des questions sur le nombre de partenaires bancaires, l’achat d’un véhicule par l’entreprise, le remboursement de ses frais kilométriques, l’utilité d’un comité de pilotage, …
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts-de-France répond dans cet article aux interrogations quotidiennes des premiers pas, et accompagne ainsi les créateurs d’entreprise dans leurs réflexions.
Acheter son véhicule par la société ou se faire rembourser des indemnités kilométriques ?
Lors de ses premiers pas, vaut-il mieux utiliser son véhicule personnel ou faire passer le véhicule dans la société ?
En général conserver son véhicule personnel est souvent plus intéressant que de passer le véhicule dans l’actif de la société.
En effet, différents éléments renchérissent le coût d’un véhicule de société :
vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur un véhicule de tourisme,- l’amortissement est limité à la valeur de 18 300 €, voire 9 900 € pour les véhicule émettant plus de 200g de CO2/km,
- la TVS est à payer chaque année et n’est pas déductible.
Bien que la TVA sur le gazole soit récupérable à 80%, cela suffit rarement à faire pencher la balance.
Il convient de faire le calcul, sans oublier l’avantage en nature (12% de la valeur du véhicule) et les charges sociales y afférant. (Voir notre article Zoom sur les frais de déplacements professionnels)
Beaucoup de dirigeants choisissent de faire acquérir le véhicule par la société pour des raisons de simplicité plus que pour des raisons financières.
Que puis-je passer en frais pendant mes premiers pas ?
Compte tenu du coût social, il est tentant de passer certaines dépenses en frais. Soyez raisonnable, l’URSSAF et les impôts veillent ! Les frais qui peuvent être pris en charge par l’entreprise sont ceux qui sont relatifs à l’activité. Ne risquez pas un contrôle fiscal et une amende pour vos premiers pas !
Ces frais doivent être justifiés par une facture ou par une note de frais, notamment pour les indemnités kilométriques.
Idées reçues :
- Les costumes ou autres vêtements de représentation pourraient être déduits : non, ils ne peuvent être repris en charge ! Seuls les vêtements de sécurité ou les uniformes sont déductibles.
- Il suffit d’avoir une note de frais kilométriques pour qu’elle soit déductible ? Oui mais attention, les impôts contrôlent la cohérence, et peuvent même contrôler votre compteur, ou appeler le concessionnaire pour vérifier la cohérence de vos déclarations.
Conseil pour la création d’entreprise :
Même si votre projet de création d’entreprise prend plusieurs années, conserver le maximum de justificatifs des dépenses que vous faites dans le cadre de votre projet. Une fois votre création d’entreprise effective, votre expert-comptable pourra les prendre en compte afin de vous les rembourser et de les faire valoriser par un commissaire aux apports pour les comptabiliser comme apports en nature (inclus au capital). Notez que dans les faits, au-delà de 12 mois avant la date de création d’entreprise, il est parfois difficile de faire le lien entre l’activité et la dépense.
Une ou deux banques pour mes premiers pas ?
Le coût de la gestion d’un compte bancaire ne cesse d’augmenter, et il n’est pas rare de dépasser les 500 € annuels uniquement pour disposer d’un compte, alors n’hésitez pas à négocier. Sachez que les projets de création d’entreprise intéressent les banquiers et que tant que vous n’êtes pas client (et que votre projet tiens la route) vous êtes en position de négocier. Bien souvent le rapport de force change quelques mois après la création car (quoi qu’on en dise) il est toujours compliqué de changer de banque.
Si vous avez une activité à risque en matière de trésorerie (achat de matières, embauches, investissements) nous vous recommandons d’avoir deux comptes et cela malgré le surcoût.
En effet en cas de difficultés ponctuelles et de la dénonciation de votre découvert par votre partenaire financier, vous seriez complètement coincé. Vous devrez d’abord rembourser le découvert avant de faire fonctionner à nouveau votre compte.
Le fait d’avoir deux comptes permet donc lors de vos premiers pas, mais aussi ensuite, d’organiser une certaine concurrence et parfois de partager le risque entre deux banques.
N’oubliez jamais que le conseiller n’est pas maître de ses choix, il répond aux orientations stratégiques de sa direction.
Pourquoi ne pas créer un comité de pilotage avec des personnes extérieures dès mes premiers pas ?
Une fois la création d’entreprise réalisée, l’entrepreneur est souvent seul face aux difficultés. Il est donc intéressant de trouver quelques personnes (amis, connaissances, clients…) pour organiser un comité de pilotage qui l’aidera à aller à l’essentiel, à faire un point sur son avancement et ses objectifs.
Choisissez pour vos premiers pas des membres complémentaires, en fonction de vos besoins (spécialiste métier, finance, RH, commercial). Choisissez des personnes compétentes, exigeantes et qui pour certains sont passées par la création d’entreprise. Réunissez-les une fois par trimestre, préparez l’ordre du jour afin d’optimiser la réunion.
La mise en place d’un comité de pilotage extérieur est pour nous un vrai facteur clé de succès.
J’envisage d’acquérir un immeuble, ne faut-il pas créer une SCI ?
La création d’une SCI pour acquérir un immeuble d’exploitation peut être un des premiers pas intéressant et cela pour plusieurs raisons :
Il permet de scinder l’exploitation de l’immobilier (patrimonial). En cas de difficultés de l’entreprise, l’immeuble sera à l’abri, sauf faute de gestion,- La SCI permet de choisir entre l’impôt société et l’impôt sur le revenu,
- Lors de la revente de l’entreprise, le créateur pourra conserver les murs pour sa retraite. Le repreneur ne souhaite d’ailleurs pas toujours reprendre l’immobilier qui renchérit le coût d’acquisition,
- Les loyers de la SCI sont des charges déductibles pour la société d’exploitation. Ils permettent de rembourser l’emprunt souscrit par la SCI. C’est donc bon un moyen de se créer un patrimoine.
Un client ne paye pas, que puis je faire ?
La trésorerie de nombreuses entreprises se trouve pénalisée en raison des délais de paiement de leurs clients. En effet, les retards de règlement jouent un rôle sur la santé des entreprises en affectant leur trésorerie mais aussi en imposant des coûts supplémentaires. (relances clients, frais administratifs et bancaires…). Pour réduire les délais de paiement des clients, plusieurs possibilités s’offrent à vous :
Formaliser la relation contractuelle entre l’entreprise et ses clients en mentionnant les délais de paiement. Pour cela, il faut établir un contrat qui permette une bonne relation entre les deux entreprises : description de la marchandise, modalités de livraison, modalité de règlement ainsi qu’une clause d’attribution de compétence en cas de litige.- Etre précis dans les relances client, en y faisant figurer par exemple la date de paiement attendue, le retard de paiement observé ou encore la pénalité encourue.
- Former les collaborateurs à avoir un discours commercial mais ferme par rapport aux retards de paiement.
- Si les retards de paiement se font de plus en plus persistants, il faut que le dirigeant transmette le dossier à un prestataire amiable qui poursuivra l’action menée en interne. Si cela ne suffit pas il faudra passer par le contentieux et les procédures judiciaires…
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Informer les clients de votre volonté d’avoir des délais de paiement respectés.
- Vérifier que la facture a été reçue et validée avant la date de l’échéance pour pouvoir traiter les éventuels litiges en amont.
- Privilégier certains moyens de paiement comme les prélèvements et les traites, ce qui évite de devoir faire des relances clients puisque le paiement est automatisé.
- Encourager les clients à respecter les délais de paiement en mettant en place une politique d’escompte.
- Passer par une société de recouvrement pour diminuer sensiblement les délais de paiement. Mais attention toutefois au coût financier que cela engendre ainsi qu’au risque commercial.
Conseil création d’entreprise :
Ne sous-estimez jamais le poids des délais de paiements des clients dans vos prévisionnels, ils jouent un rôle important sur votre BFR et votre trésorerie et sont plus coûteux qu’on ne le pense (temps, énergie, intérêts bancaires, déplacements, …). Dès que votre création d’entreprise est effective, faites-vous payer en temps et en heure par vos clients, les mauvaises habitudes sont difficiles et coûteuses à changer.
Pour plus d’informations sur vos premiers pas, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
