La déduction forfaitaire spécifique (“déduction pour frais professionnels”) est un dispositif qui permet de réduire l’assiette des cotisations de Sécurité sociale (hors CSG et CRDS). Cet abattement est réservé à certaines professions. Son montant est plafonné.
Comment fonctionne cette déduction ? Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts-de-France, explique la DFS dans cet article.
Le principe
Certaines catégories de salariés supportent des frais professionnels plus importants que la moyenne. (Voir notre article Frais d’entreprise et frais professionnels). La nature de leur travail, ou le type d’organisation de leur entreprise, les amène à avancer des frais qui leur seront ensuite remboursés. Ils peuvent aussi percevoir une prime de panier, des frais de transport ou de mobilité plus élevés.
La DFS permet aux entreprises et salariés concernés de payer leurs cotisations sociales sur un brut « abattu ». (de 8, 10, 20, 25 ou 30 %, selon les secteurs). L’employeur applique à la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale, et des contributions d’assurance chômage et d’AGS une déduction forfaitaire spécifique (DFS) pour frais professionnels.
Dans ce cas, la base sur laquelle sont assises les cotisations sociales comprend non seulement
- le montant global des rémunérations payées en espèces (salaires, indemnités, primes et gratifications)
- les avantages en nature (repas, logement, véhicule de fonction)
mais aussi, le cas échéant, les indemnités versées à titre de remboursement de frais professionnels.
Cette base est ensuite diminuée de la DFS correspondant à la catégorie professionnelle du salarié. Le montant maximum de l’abattement est cependant plafonné à 7 600 € par année civile et par salarié.
Quels salariés ?
Le bénéfice de cette déduction dépend de l’activité professionnelle du salarié et non de l’activité “générale” de l’entreprise. Ainsi, dans une entreprise de bâtiment par exemple, la DFS ne pourra s’appliquer qu’aux ouvriers travaillant sur chantier, et non aux employés des services administratifs du siège. De même, la DFS ne peut – en principe – bénéficier aux mandataires sociaux.
Qui peut en notamment bénéficier ?
- les ouvriers du bâtiment, à hauteur de 10%,
- les chauffeurs routiers, à hauteur de 20%,
- les journalistes, les VRP, certains artistes, les inspecteurs d’assurance, les négociateurs immobiliers, etc. à hauteur de 30%.
La liste complète des professions éligibles et la déduction dont elles peuvent bénéficier est disponible sur la circulaire de la Sécurité sociale du 4 Août 2005.
Mise en place
La mise en place de la DFS dans une entreprise doit se faire sous réserve d’un accord collectif existant, prévoyant explicitement ce dispositif. Sinon, l’employeur a obligation de consulter – pour accord – le CE ou les délégués du personnel. Et s’il n’y en a pas, l’employeur est alors tenu d’en demander l’accord à chaque salarié. (qui acceptera ou non cette option pour lui-même). La demande peut se faire par LRAR ou par une lettre remise en main propre contre décharge. L’absence de réponse du salarié vaut acceptation.
Conditions d’application
L’application de la déduction forfaitaire spécifique (DFS) doit strictement respecter les conditions suivantes :
- le champ des professions concernées,
- une déduction maximum fixée à 7 600 € par année civile et par salarié,
- la justification de l’absence de refus exprès du salarié (ou de ses représentants),
- le respect de la règle du non-cumul de la DFS avec l’exclusion de l’assiette des cotisations du remboursement des frais professionnels réglés au salarié.
L’application de la DFS ne peut pas non plus faire passer la base de cotisations sous l’assiette minimum de cotisations.
Cas particuliers
Un salarié absent tout un mois ne peut se voir appliquer la DFS. En effet, les montants versés au salarié (au titre du maintien de salaire) ne comprennent pas de remboursement ni de compensation de frais professionnels. Les conditions d’application de l’abattement ne sont alors pas réunies.
Avantages et inconvénients
L’avantage principal de la DFS réside, pour le salarié, dans la diminution de la base qui sert de calcul aux cotisations. Le “net” augmente ainsi mécaniquement.
Les inconvénients ne sont pas forcément immédiats, mais peuvent avoir des conséquences importantes. En effet, l’application de la DFS diminue :
- Les IJSS versées en cas d’arrêt de travail pour maladie,
- Le montant des allocations chômage,
- La pension de retraite.
Les salaires bruts, donc abattus de la DFS, servent de base de calcul à ces versements. La réduction de l’assiette des cotisations au travers de la DSF diminue donc les droits des salariés.
Par ailleurs, la “disparition” de la notion de frais d’entreprise au 1er Avril 2021 entraîne naturellement des conséquences pour les entreprises et les salariés qui appliquent la DFS.
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