La tenue des AGO en temps de COVID-19

La crise du Covid-19 a amené l’administration à assouplir certaines obligations légales des entreprises. Le gouvernement a accordé des dérogations temporaires et exceptionnelles pour la tenue des AGO en temps de COVID-19. (sur les dates de tenue et le mode de fonctionnement des assemblées générales annuelles). Il aide ainsi les entreprises à faire face aux difficultés occasionnées par la crise sanitaire.

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, détaille ces dérogations.

Rappel

Les modifications dans la tenue des AGO en temps de COVID-19 ont également d’autres répercussions :

Report des AG et du dépôt au greffe

L’ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020 permet aux sociétés de reporter de 3 mois supplémentaires le délai de convocation de l’AGO annuelle. De même que “l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations”). Seules les entreprises qui ont clos leur exercice entre le 30 septembre 2019 et le 10 août 2020 sont concernées.

Ainsi, une société qui clôt ses comptes au 31 décembre 2019 pourra tenir son AGO au plus tard le 30 septembre 2020. Elle devra les déposer au greffe au plus tard le 31 Octobre. (Ou le 30 Novembre si le dépôt légal se fait par voie électronique).

Cependant, ce report ne s’applique pas si la société dispose d’un commissaire aux comptes (CAC)  et qu’il avait déjà émis son rapport avant le 12 mars 2020.

Les organes de gestion disposent de 2 mois supplémentaires pour établir les comptes de gestion prévisionnelle. Ce report s’applique aux documents relatifs aux comptes clôturés entre le 30 novembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire. (soit au 10 Août 2020 à minuit)

Quant aux sociétés en liquidation, les administrateurs judiciaires doivent en temps “normal” procéder à l’établissement des comptes annuels et rapports dans le délai de 3 mois suivant l’ouverture de la procédure. Ce délai est prolongé de 2 mois par l’ordonnance du 25 mars 2020. Cette disposition s’applique à toutes les entreprises entrées en procédure de liquidation judiciaire entre décembre 2019 et le 10 Août 2020. (c’est à dire 1 mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire).

Modalités particulières de fonctionnement des AG et des organes dirigeants

Afin d’assurer la continuité de fonctionnement des personnes morales pendant la crise sanitaire, le gouvernement a simplifié les règles de réunion et de délibération des assemblées et des organes dirigeants. L’ordonnance 2020-321 du 25 mars, prorogée par le décret 2020-925 du 29 Juillet, permet aux entreprises de recourir à la conférence audiovisuelle ou téléphonique, à la consultation écrite ou à la consultation écrite avec des conditions assouplies. Bien sûr, il est nécessaire  de mettre en place des moyens techniques. (pour permettre l’identification des associés, leur participation à l’AGO, les modalités de vote, etc.).

Ces nouvelles règles, temporaires, s’appliquent aux assemblées tenues entre le 12 mars 2020 et le 30 novembre 2020. Elles concernent :

• les sociétés commerciales,
• les sociétés civiles,
• les groupements d’intérêts économiques,
• et les associations.

Huis clos pour la tenue des AGO en temps de COVID-19

Les nouvelles règles permettent à ces sociétés et entités de tenir leur AGO d’approbation des comptes de manière dématérialisée. (à huis clos). Il suffit pour cela que les actionnaires et/ou associés soient informés, par tous moyens, de la date et de l’heure de l’assemblée. L’AGO peut alors avoir lieu sans qu’aucun associé ou actionnaires ne soit physiquement présent. Les associés doivent en avoir reçu information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée.

Ainsi, les documents adressés aux associés et actionnaires peuvent être communiqués de façon dématérialisée. (Rapports, informations, comptes annuels, rapport du commissaire aux comptes, etc.). Les intéressés doivent simplement fournir une adresse électronique.

De même, le calcul du quorum et de la majorité peut se faire avec les associés et actionnaires participant à l’AGO via une conférence téléphonique ou audiovisuelle. Si la société le décide, ils sont réputés présents, même si les statuts ne le prévoient pas.

Enfin, la consultation écrite des associés pour participer à l’AGO est autorisée, même si les statuts ne prévoient pas.

Les ordonnances prévoient également la validation rétroactive de toutes les AG tenues de manière dématérialisée depuis le 12 mars 2020. (début de l’état d’urgence sanitaire). Afin d’éviter tout risque de nullité dans le cas où l’assemblée (ou la réunion) tenue avant la parution du texte au JO (Journal officiel) ne serait pas conforme au texte, il est toujours possible de régulariser la situation par décision de la prochaine assemblée (ou de la prochaine réunion) tenue régulièrement.

Bon à savoir : délibération des organes de direction à distance

Comme les AG, les séances des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction peuvent se tenir, y compris pour arrêter les comptes annuels, au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle.