Dirigeant, comment optimiser le temps de travail ?

Toute entreprise a vocation à se développer, c’est son but principal. Même en ces temps de crise, les dirigeants réfléchissent aux différents facteurs susceptibles de développer leurs entreprises et d’améliorer la productivité. De plus en plus d’entre eux s’intéressent à l’optimisation du temps de travail, autant pour eux-mêmes que pour leurs salariés.

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, délivre dans cet article quelques conseils pour améliorer la productivité.

Parce que les maîtres mots d’un dirigeant envers les salariés sont « performance » et « qualité », voyons comment organiser le temps de travail afin de répondre à ces attentes.

Le dirigeant (ou le manager) doit évaluer le temps de travail nécessaire pour la réalisation d’une tâche

Il est difficile pour un dirigeant d’évaluer le temps raisonnable pour la réalisation d’une tâche, surtout lorsque des temps de travail ont déjà été attribués ou qu’il ne maîtrise pas lui-même cette tâche.

En effet, si pour l’exécution d’une même tâche un collaborateur dispose d’une journée ou d’une semaine pour la réaliser, il utilisera dans les 2 cas le temps qui lui est attribué : « Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement. » selon Northcote Parkinson.

Cela ne signifie pas pour autant que la meilleure façon d’optimiser le temps de travail soit de planifier un maximum de tâches sur des délais les plus courts possible ! Vous risqueriez d’entraîner tout simplement la démotivation des salariés…. et les conséquences qui en découlent.

Un projet réalisé en quelques heures ne sera pas aussi bien abouti qu’en une journée, et de moins bonne qualité. Le niveau de performance est lié aux moyens mis en œuvre ainsi qu’au niveau de qualité attendu : on ne produit pas une chemise en prêt-à-porter de la même manière qu’une chemise sur mesure.

Même si le dirigeant doit viser la meilleure productivité possible, il ne doit pas pour autant imposer une cadence infernale à ses salariés.

Comment  évaluer le temps de travail nécessaire pour réaliser une tâche.

S’il n’est pas facile pour un dirigeant d’évaluer le temps de travail optimal pour la réalisation d’une mission ou d’une tâche, il peut s’en approcher en séquençant et en organisant les tâches à réaliser en suivant la démarche suivante :

1. Il faut scinder les tâches

Toute tâche se segmente autour de plusieurs petites actions. Une fois cette segmentation réalisée, il  faudra fixer une durée de mise en œuvre et une séquence à chaque petite action afin d’identifier le temps et l’ordonnancement nécessaire à la réalisation de l’ensemble de la tâche. Scinder les tâches en petites actions permet de clarifier et de mesurer la démarche afin de fournir un travail de meilleure qualité et de gagner du temps.

2. Il faut définir les priorités dans les « choses à faire »

Définir les priorités contribue à classer les tâches, ce qui vous permet d’avoir les idées claires et travailler plus facilement. Il est globalement possible de classer les tâches selon 3 critères :

• L’urgence
• L’importance
• Le reste

Une tâche urgente n’est pas forcément importante. C’est une tâche qui nécessite d’être faite « maintenant », qui ne peut pas être remise à plus tard sous peine de sanction (pénalités de retard suite à une échéance dépassée par exemple).

Une tâche importante n’est pas nécessairement urgente. Elle reste quand même une tâche prioritaire par rapport au reste des tâches. En général une tâche importante correspond à un projet qui s’effectue sur une durée plus ou moins longue et qui est capitale pour l’organisation de l’entreprise, qui permet d’améliorer son poste de travail, qui optimise le budget, etc…

Attention quand même à ne pas trop remettre les choses au lendemain, sinon cela peut se transformer en tâche urgente et importante.

Le reste correspond aux tâches quotidiennes ou aux tâches qui sont réalisées lorsque toutes les autres (urgentes et importantes) sont terminées. Cela peut être par exemple, nettoyer son bureau, ranger sa boîte mail, classer ses dossiers, etc… Il est à noter que ce sont souvent celles qui nous permettent de gagner du temps dans notre travail.

N’hésitez pas entre deux tâches à vous octroyer un moment de « respiration » c’est-à-dire de trouver une action qui modifie votre rythme de travail, vous permet de vous lever ou bien au contraire de vous poser quelques minutes.

Il est important de ne pas conserver un rythme de travail identique toute la journée afin de ne pas finir sous pression, à bout de nerfs et ne supportant plus votre travail. En manque d’idée pour changer d’air ? A titre d’exemple, marcher jusqu’au bureau de votre collègue plutôt que de l’appeler est un excellent moyen de se vider la tête pour des personnes occupant un poste sédentaire. Elle provoque un éveil général du corps, le sang affluant plus vite vers les muscles. De plus, elle fait travailler les intestins ;).

3. Il faut gérer les imprévus

Il faut prévoir l’imprévu ! Comment ? En gardant entre 10 et 15 % de votre temps sur la journée pour faire face à l’imprévu afin d’éviter des retards conséquents par la suite dans son travail. Et même si vous n’avez eu d’imprévu, le temps consacré n’est pas perdu. Il  vous permet d’améliorer un dossier en cours, de commencer un nouveau projet ou de prendre le temps de communiquer avec vos équipes, un basic de tout bon manager.

4. Il faut savoir déléguer

Il est en général difficile pour un manager de déléguer certaines tâches à ses collaborateurs de peur que le travail ne soit pas « aussi bien fait », que le collaborateur n’ait pas « les épaules assez larges », parce qu’il est débordé et n’a pas le temps d’expliquer, etc…. Pourtant déléguer présente bon nombre d’avantages autant pour le manager que pour le collaborateur. Mais attention, il n’y a pas de délégation sans contrôle, auquel cas on se décharge plus qu’on ne délègue !

Le manager pourra se consacrer à d’autres activités qu’il juge importantes. Cela engendrera une meilleure gestion de son temps et la création de nouveaux liens avec les collaborateurs.

Le collaborateur quand à lui aura tendance à considérer cette délégation comme une forme de reconnaissance et sera donc d’autant plus motivé à aider le manager. Il pourra se former à des pratiques nouvelles, gagner en autonomie et donc par la suite évoluer au sein de l’entreprise.

L’évolution et/ou la prise de responsabilité permet souvent de créer des échanges entre les équipes et la direction de l’entreprise, cela montre aussi à l’ensemble des employés qu’il est possible d’évoluer dans l’entreprise.

Pour plus d’informations sur les méthodes pour organiser votre temps de travail, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :

• Qu’est-ce que la méthode POMODORO ?
• Organisation d’entreprise : comment faire un diagramme de Gantt ?
• Une organisation d’entreprise claire pour un fonctionnement efficace
• Organisation du temps de travail : méthode GTD
• Dirigeant, comment optimiser le temps de travail ?
• Comment booster la performance de votre entreprise avec « la méthode des 5 S »